Gdy pracodawca zwraca za rachunek z restauracji, nie nalicza podatku

Choć organy podatkowe odpowiadają twierdząco na to pytanie, moim zdaniem nie mają racji.

Pracodawcy często zapewniają pracownikom całodzienne wyżywienie w podróży służbowej. Takie wydatki rozliczane są w ramach kosztów delegacji, na podstawie faktur wystawionych imiennie na pracownika bądź bezpośrednio na pracodawcę.

[srodtytul]Wydatki wyższe od diety[/srodtytul]

Zazwyczaj kwota wydatków za całodzienne wyżywienie pracownika jest wyższa od kwoty diety, która by mu przysługiwała na podstawie przepisów o krajowej podróży służbowej. Pracodawcy mają więc wątpliwości, [b]czy różnica między rzeczywistymi kosztami wyżywienia zwróconymi pracownikowi a kwotą ewentualnie przysługującej mu diety, określonej w odrębnych przepisach, jest zwolniona z PIT.[/b]

Według organów podatkowych ta nadwyżka powinna być opodatkowana. Takie stanowisko zajęły np.[b] Izba Skarbowa w Gdańsku w interpretacji z 27 stycznia 2005 r. (BI/005-0905/04) a także Pierwszy Urząd Skarbowy w Kaliszu w interpretacji z 31 stycznia 2005 r. (PD-I/415-104/13/04)[/b]. W tym ostatnim piśmie czytamy: „koszty noclegów w hotelu udokumentowane fakturą zwolnione są od opodatkowania w pełnej wysokości, [b]natomiast kwota nadwyżki ponad dietę za wyżywienie jest dla pracownika przychodem ze stosunku pracy i podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych[/b]”.

[srodtytul]Zwolnienie bez względu na kwotę[/srodtytul]

Moim zdaniem takie stanowisko nie ma uzasadnienia prawnego. Zwrot pracownikowi rzeczywistych kosztów wyżywienia za czas podróży służbowej korzysta w całości ze zwolnienia podatkowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej ustawa o PIT). Takie wnioski nasuwają się choćby po analizie przepisów [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=167998]rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (DzU z 2002 r. nr 236, poz. 1990 ze zm.)[/link].

[srodtytul]Dieta albo bezpłatne wyżywienie[/srodtytul]

Na podstawie § 3 tego rozporządzenia z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety, zwrot kosztów: przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej oraz innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Przy czym ta ostatnia kategoria wydatków (zwrot innych udokumentowanych wydatków) nie jest ograniczona ani co do rodzaju wydatku, ani też co do jego wysokości.

Jak mówi § 4 ust. 1 rozporządzenia, dieta przeznaczona jest na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży i wynosi 23 zł za dobę. Jednak, zgodnie z § 4 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia, dieta nie przysługuje, jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

Wynika z tego, że pracodawca ma dowolność w ustaleniu zasad rekompensaty podwyższonych kosztów wyżywienia w krajowej podróży służbowej pracownika. Może wypłacić pracownikowi dietę albo też zapewnić mu bezpłatne całodzienne wyżywienie, bez względu na wysokość tego rodzaju wydatków.

[srodtytul]Nie ma limitu[/srodtytul]

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT wolne od podatku dochodowego są diety oraz inne należności za czas podróży służbowej pracownika – do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Zapewnienie pracownikowi całodziennego wyżywienia podczas podróży służbowej mieści się, moim zdaniem, w ramach „należności przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami”, które są objęte wskazanym zwolnieniem. Przy czym, jeśli wysokość diety jest wyraźnie w przepisach określona, to w odniesieniu do zwrotu kosztów wyżywienia nie ma żadnego limitu ich wysokości.

[srodtytul]Nie ma znaczenia sposób udokumentowania konsumpcji[/srodtytul]

Tym samym [b]zwrot wydatków na całodzienne wyżywienie w podróży służbowej, nawet w kwotach przekraczających wartość ewentualnie przysługujących pracownikowi diet, nie łączy się z obowiązkiem potrącania zaliczki na PIT. Sposób udokumentowania kosztów wyżywienia jest tu w mojej ocenie bez znaczenia.[/b] Nie ma obowiązku poboru podatku zarówno w sytuacji, gdy koszty wyżywienia zostaną udokumentowane fakturą wystawioną bezpośrednio na pracodawcę, jak i w sytuacji, gdy pracodawca zwraca pracownikowi koszty wyżywienia na podstawie faktury wystawionej imiennie na pracownika.

[i]Autorka jest doradcą podatkowym w Zespole Doradców Finansowo-Księgowych, Doradca sp. z o.o. w Lublinie[/i]

[ramka][b]Zwolniona tylko dieta, zwrot kosztów trzeba opodatkować[/b]

Na temat opodatkowania zwrotu pracownikowi kosztów wyżywienia wypowiedziała się niedawno[b] Izba Skarbowa w Warszawie. Jej interpretacja (z 29 stycznia 2009 r., IPPB2/415-1508/08-2/MK) [/b]dotyczyła kosztów podróży zagranicznej.

Po powrocie z tej podróży do rozliczenia delegacji pracownik przedstawił paragony i inne bezimienne potwierdzenia płatności z restauracji, dokumentujące poniesienie wydatków na wyżywienie w kwocie wyższej niż dieta. Otrzymał na nie zgodę pracodawcy. Ten powziął wątpliwość, czy zwrot tych wydatków pracownikowi jest zwolniony z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT. Chciał je rozliczyć jako ekwiwalent bądź zapewnienie bezpłatnego wyżywienia albo jako inne koszty związane z podróżą służbową pracownika (nie wypłacał diet). Izba uznała, że nie wchodzi to w grę. Powołała się na przepisy [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=167999]rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r., regulujące zasady zwrotu należności z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (DzU nr 236, poz. 1991 ze zm.).[/link]

Wynika z nich, że dieta jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki, a jej wysokość określa załącznik do rozporządzenia. Pracownikowi, który otrzymuje za granicą:

- bezpłatne całodzienne wyżywienie – przysługuje 25 proc. diety,