Podatnicy, którzy chcieliby odnaleźć w przepisach zasady anulowania faktur, będą zawiedzeni. Ani ustawa o VAT, ani rozporządzenia wykonawcze nie przewidują takiej możliwości. Nie znaczy to jednak, że jest to niemożliwe. W tym zakresie wykształciła się bowiem praktyka, która jest akceptowana przez organy podatkowe. Potwierdziło ją także orzecznictwo.

[srodtytul]Sądy akceptują[/srodtytul]

Przykładem jest [b]wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 7 czerwca 2004 r. (II SA 238/03)[/b]. Co prawda dotyczy on starej ustawy o VAT, ale pozostaje wciąż aktualny. Sąd uznał w nim, że należy zaaprobować możliwość anulowania faktur, mimo że nie jest dopuszczona wyraźnie przez ustawę o VAT. Jest to bowiem praktyczna i realna droga wycofania się podatnika z błędnego wystawienia dokumentu rozliczeniowego. Jest to możliwe pod warunkiem, że faktury te nie zostały wprowadzone przez podatnika do obrotu prawnego (np. przez doręczenie ich kontrahentom). Natomiast po wprowadzeniu takich dokumentów do obrotu prawnego pozostaje jedynie możliwość dokonania korekt.

WSA podkreślił, że konieczne jest zaakceptowanie prawa podatnika do wycofania z obrotu omyłkowo wystawionego dokumentu sprzedaży bez ponoszenia negatywnych konsekwencji. Może to nastąpić przez anulowanie tego dokumentu lub wystawienie dokumentu korygującego. Sąd zauważył, że w każdej działalności zdarzają się pomyłki, które nie wynikają z wyrachowania mającego na celu obejście przepisów prawa, lecz są skutkiem ludzkich błędów. Konieczność ich naprawienia wynika z poczucia obowiązku i uczciwości w stosunku do kontrahentów i organów administracji publicznej. Dlatego w sytuacji omyłkowego wystawienia faktury trzeba uznać, że podatnik ma prawo do wycofania dokumentu z obrotu gospodarczego przez jego anulowanie.

Zasady anulowania faktur są przedmiotem wielu interpretacji. Nie mogąc powołać się na przepisy, podatnicy chcą w ten sposób uzyskać potwierdzenie, że ich postępowanie jest prawidłowe.

[srodtytul]Jakie błędy można naprawić[/srodtytul]

Problemem tym zajmowała się m.in. [b]Izba Skarbowa w Warszawie w piśmie z 5 stycznia 2009 r. (IPPP1/443-1894/08-4/PR)[/b]. Firma, która zwróciła się z pytaniem, jest producentem i sprzedawcą podzespołów elektronicznych. Sprzedaż wielu kontrahentom wymaga jej automatyzacji. Na podstawie zamówienia sprzedaży, po wydaniu towaru z magazynu, faktura VAT jest automatycznie generowana i księgowana w systemie finansowo-księgowym. Mimo istniejących zasad i procedur przygotowania towarów handlowych do wysyłki zdarzają się błędy. Izba skarbowa potwierdziła, że podatnik ma prawo anulować fakturę w następujących sytuacjach.

Po pierwsze, gdy na fakturze podano błędne dane klienta (nazwa, adres, NIP). Chodzi o sytuację, gdy zamówienie na zakup składa firma A, w wyniku błędu zaś faktura jest wystawiana na firmę B. W takiej sytuacji, ponieważ towar zamówiła i odebrała firma A, sprzedawca ma prawo anulować dokument sprzedaży wystawiony na firmę B. Nie jest ona bowiem stroną transakcji. Oczywiście jednocześnie należy wystawić prawidłową fakturę na firmę A.

Po drugie firma może anulować fakturę, jeśli po wystawieniu, ale przed dostarczeniem jej klientowi, sprzedawca zauważa, że zastosowano nieprawidłowe ceny. Izba uznała, że w takim wypadku sprzedawca może anulować fakturę i wystawić ją przy zastosowaniu prawidłowego cennika.

Ostatnia sytuacja, o którą zapytała spółka, to rezygnacja z zakupu przez klienta po zdjęciu towarów ze stanów magazynowych i wystawieniu faktury. Oczywiście klient nie odbiera wtedy towaru. Izba potwierdziła, że nie dochodzi do sprzedaży i faktura może być anulowana.

[srodtytul]Trzeba posiadać oryginał i kopię[/srodtytul]

Spółka wyjaśniła, że po zauważeniu tych błędów pozostawia w dokumentacji oryginał i kopie błędnych faktur VAT przekreślonych oraz z dokonaną adnotacją „anulowano”. To uniemożliwia wprowadzenie ich do obrotu.

Izba skarbowa potwierdziła, że takie postępowanie jest prawidłowe. Jej zdaniem istotny jest fakt, że zarówno oryginały faktur, jak i kopie są w posiadaniu sprzedawcy, a więc firma nie wprowadziła ich do obrotu prawnego. W interpretacji podkreślono, że dokumenty tej operacji księgowej opatrzone odpowiednią adnotacją powinny być zachowane przez spółkę. Izba zwróciła uwagę, że anulowanie faktury VAT powinno być traktowane w sposób wyjątkowy i wykorzystywane tylko w razie zaistnienia takiej konieczności.

[srodtytul]Kontrahent odmawia przyjęcia towaru[/srodtytul]

Warto zwrócić uwagę na jeszcze jedną interpretację: [b]odpowiedź Izby Skarbowej w Warszawie z 19 września 2008 r. (IPPP1/443-1222/08-3/AP)[/b]. Dotyczy ona bowiem często występującego w praktyce problemu. Firma, która zwróciła się z pytaniem, dostarcza towar swoim odbiorcom w całej Polsce za pośrednictwem firm spedycyjnych. Zdarza się, że klient zamawia towar, a następnie, gdy dociera on do adresata, ten odmawia przyjęcia. Wtedy transport wraca do sprzedawcy razem z fakturą.

Izba skarbowa zgodziła się, że w takim wypadku nie dochodzi do sprzedaży. Możliwe jest więc anulowanie faktury. Podatnik powinien zatem wykonać jedynie czynności o charakterze księgowym i ewidencyjnym. Nie wywołają one jednak skutków podatkowych.

[ramka][b]Gdy kontrahent odsyła towar

Odpowiada Tomasz Bełdyga - radca prawny z firmy KPMG[/b]

[b]Rz: Kiedy firma może anulować fakturę i w jaki sposób to zrobić?[/b]

[b]Tomasz Bołdyga:[/b] Podatnik ma do tego prawo, jeśli są spełnione dwa warunki. Po pierwsze nie doszło do zawarcia transakcji, po drugie faktura nie została wprowadzona do obrotu. Sprzedawca musi więc posiadać oryginał i kopię faktury. Nie ma żadnych wątpliwości, że może anulować fakturę przedsiębiorca, który ją wystawił, ale nie przekazał jej kontrahentowi, ponieważ zamówienie zostało odwołane przed jego realizacją. W praktyce polega to najczęściej na zamieszczeniu na fakturze adnotacji „anulowano” i dołączeniu krótkiego uzasadnienia.

[b]Jak należy postąpić, gdy kupujący odesłał sprzedającemu towar wraz z fakturą np. dlatego, że jego jakość budziła wątpliwości lub okazało się, że podczas pakowania pomylono artykuły?[/b]

Na wstępie warto podkreślić, że zasady anulowania faktur wynikają tylko z praktyki zaakceptowanej przez organy podatkowe i orzecznictwo. Przepisy nawet nie wspominają bowiem o takim pojęciu. Przyjęło się więc, że zamawiający towar może go odesłać wraz z fakturą, gdy dostawa nie spełnia jego wymagań. Co prawda, można się spierać, czy przepisy o VAT na to pozwalają. Nawet jeśli uznamy, że nie, to i tak nie przewidują żadnych sankcji za takie zachowanie. Z tego powodu uznaje się, że sprzedający, do którego trafi taki zwrot, może anulować fakturę, gdyż w istocie nie doszło do transakcji i faktura nie została wprowadzona do obrotu. Inaczej zresztą miałby poważny problem: skoro odbiorca nie przyjął faktury, to przecież z pewnością nie potwierdzi odbioru korekty. Niewprowadzenie faktury do obrotu oznacza więc sytuację, gdy nie została ona odebrana przez kontrahenta. Za taką interpretacją przemawia również podstawowa cecha VAT: zasada neutralności.

[b]W praktyce zdarzają się także sytuacje, gdy odbiorca odsyła fakturę za wykonaną usługę lub dostarczone towary, ponieważ uznaje, że np. zawiera ona zbyt wysokie ceny lub błędną stawkę VAT. Czy to prawidłowe postępowanie i czy w takim wypadku sprzedawca może anulować fakturę?[/b]

Co do zasady fakturę można anulować, tylko jeśli nie doszło do transakcji. W takiej sytuacji doszło natomiast do sprzedaży towarów lub wykonania usługi. Postępowanie kupującego polegające na odmowie przyjęcia faktury nie upoważnia sprzedawcy do jej anulowania. Jeśli kontrola podatkowa wykryje niezasadne anulowanie faktury, to może nakazać odprowadzenie VAT na podstawie art. 108 ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem podmiot, który wystawi fakturę z wykazaną kwotą podatku, jest obowiązany do jego zapłaty.

[/ramka]

[ramka][b]Dokumenty trzeba przechowywać[/b]

W razie anulowania faktury sprzedawca powinien posiadać zarówno kopię, jak i oryginał tego dokumentu. Anulowanie może być na przykład dokonane przez trwałe przekreślenie oryginału i kopii faktury z adnotacją „anulowano”. Anulowane dokumenty należy jednak przechowywać w dokumentacji. [/ramka]

[ramka][b]Gdy kontrahent odebrał fakturę, konieczna jest korekta[/b]

Możliwość anulowania faktur, mimo że nie jest dopuszczona wyraźnie przez ustawę o VAT, należy zaaprobować jako praktyczną i realną drogę wycofania się podatnika z błędnego wystawienia dokumentu rozliczeniowego. Jednak powinna ona dotyczyć wyłącznie tych dokumentów rozliczeniowych (faktur), które nie zostały wprowadzone przez podatnika do obrotu prawnego (np. przez doręczenie ich kontrahentom). Natomiast po wprowadzeniu takich dokumentów do obrotu prawnego pozostaje jedynie możliwość dokonania korekt faktur na zasadach określonych w przepisach.

[b]Wyrok NSA z 19 grudnia 2000 r. (III SA 1715/99).[/b] [/ramka]