Tak uznał dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji z 29 sierpnia 2008 r. (nr ITPP3/443-158/08/ZG).
Podatnik (spółka zajmująca się hurtową i detaliczną sprzedażą paliw) chciał wiedzieć, czy wystawiając faktury sprzedaży, może drukować jedynie oryginały dokumentów, a ich kopie przechowywać w formie elektronicznej. Miesięcznie wystawia ich około 12 tys., dlatego myśli o obniżeniu kosztów związanych z archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Spółka chciałaby więc drukować jedynie oryginały faktur, a ich kopie przechowywać w formie elektronicznej (w formacie PDF) w taki sposób, aby nie było możliwe ich modyfikowanie. Faktury byłyby wystawiane w systemie finansowo-księgowym spółki, księgowane, drukowane i przekazywane kontrahentowi (oryginał). Kopia każdej faktury byłaby natomiast stale przechowywana w niezmienionej postaci, co umożliwia wydrukowanie jej w dowolnym czasie.
Spółka twierdziła, że § 21 ust. 1 i 2 rozporządzenia z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (DzU nr 95, poz. 798 ze zm.), wymaga wystawiania faktur i faktur korygujących co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.
Z kolei § 23 ust. 1 i 3 nakazuje przechowywanie oryginałów i kopii faktur oraz faktur korygujących, a także duplikatów tych dokumentów do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.
Spółka była zdania, że ma prawo do drukowania jedynie oryginałów dokumentów i przechowywania ich kopii w formie elektronicznej, bo przepisy nie wymagają, aby faktury miały formę pisemną, i nie nakazują jednoczesnego drukowania oryginału i kopii dokumentu. Uważała więc, że zaproponowane przez nią rozwiązanie jest dopuszczalne.
Organ podatkowy był jednak innego zdania. Uznał, że z przepisu tego wynika, iż faktury powinny być wystawiane w formie materialnej. Przepisy nie przewidują, aby podatnicy mogli przechowywać kopie faktur sprzedaży wystawianych w formie papierowej w postaci elektronicznej z możliwością ich wydruku dopiero w razie potrzeby. Przeciwnie, każą przechowywać kopie faktur sprzedaży i faktur korygujących w oryginalnej postaci powstałej w momencie wystawienia oryginałów tych dokumentów.
Nie istnieje też podstawa prawna do zastosowania trybu mieszanego, w którym z jednej strony faktury byłyby wystawione w formie papierowej, natomiast kopie faktur – przechowywane na zasadach właściwych dla faktur elektronicznych.
Wszystko to dlatego, że dla dwóch form obiegu dokumentów przewidziano odrębne uregulowania prawne.
Normy regulujące wystawianie oraz przechowywanie faktur w formie zarówno elektronicznej, jak i papierowej, określono z uwzględnieniem specyfiki medium, za pośrednictwem którego faktury są w obrocie.
