Czy noty korygujące mogą być wystawiane przez pełnomocnika? Jakie informacje powinno zawierać pełnomocnictwo? Czy musimy złożyć je w urzędzie skarbowym? Czy pełnomocnictwo powinno być opłacone? Wystawiam noty korygujące, ale często nie otrzymuję zwrotu podpisanej przez kontrahenta kopii. Czy w związku z tym powinnam każdorazowo wysyłać je listem poleconym i zostawiać u siebie trzeci egzemplarz?

Nota korygująca może być wystawiona przez pełnomocnika. Z pełnomocnictwa powinno wynikać przede wszystkim: przez kogo, dla kogo, na jaki okres i w jakim zakresie zostało ono udzielone. W analizowanym przypadku pełnomocnictwa nie należy składać do urzędu skarbowego i nie podlega ono opłacie skarbowej. Dla celów dowodowych wystawca noty powinien mieć jej kopię oraz dowód nadania.

Jak wynika z art. 95 § 1 kodeksu cywilnego, czynności prawne, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w ustawie albo wynikających z właściwości czynności prawnej, mogą być dokonane przez przedstawiciela. Ma to skutki bezpośrednio dla reprezentowanego (art. 95 § 2 k.c.). W przypadku gdy umocowanie do działania w cudzym imieniu opiera się na oświadczeniu reprezentowanego, mamy do czynienia z pełnomocnictwem (art. 96 k.c.). To reprezentowany w swoim oświadczeniu powinien określić zakres pełnomocnictwa. Nie ma żadnych przeszkód, aby ograniczyć pełnomocnictwo np. do wystawiania w imieniu mocodawcy faktur lub not korygujących.

Przepisy ordynacji podatkowej nakładają na podatnika obowiązek złożenia pełnomocnictwa w organie podatkowym jedynie w przypadku pełnomocnictw do podpisywania deklaracji podatkowych (art. 80a § 2 ) oraz do reprezentowania przed tymi organami (art. 137 § 3). Pozostałych pełnomocnictw nie zgłasza się do urzędu skarbowego, ale należy je przechowywać w prowadzonej dokumentacji.

To, że danego pełnomocnictwa nie składa się w organie podatkowym, powoduje, iż nie podlega opłacie skarbowej. Jak bowiem wynika z art. 1 ust. 1 pkt 2 ustawy z 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (DzU nr 225, poz. 1635 ze zm.), nie podlega jej samo udzielenie pełnomocnictwa, a jedynie jego złożenie w sprawie z zakresu administracji publicznej lub w postępowaniu sądowym. W analizowanym przypadku zatem nie ma żadnych przesłanek, aby taką opłatę uiścić.

Zgodnie z § 18 ust. 2 rozporządzenia ministra finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (DzU nr 95, poz. 798 ze zm.), nota korygująca powinna być przesłana wystawcy faktury lub faktury korygującej wraz z kopią. Jeżeli wystawca faktury lub faktury korygującej akceptuje treść noty, potwierdza ją podpisem osoba uprawniona do wystawienia faktury lub faktury korygującej (§ 18 ust. 4 rozporządzenia).

Niewątpliwie więc podatnik powinien wysłać sporządzoną notę korygującą do wystawcy faktury, której ta nota dotyczy. Skoro zdarzają się przypadki nieotrzymania od kontrahenta podpisanej kopii noty, wysłanie przesyłki listem poleconym i pozostawienie w dokumentacji drugiej jej kopii byłoby działaniem zasadnym. Nigdy bowiem nie ma pewności, czy kontrahent dopełni swego obowiązku i odeśle podpisaną kopię noty. Potwierdzenie nadania korespondencji, dołączone do kopii wysłanego dokumentu, będzie dowodem na to, że wszelkie przewidziane prawem czynności zmierzające do usunięcia pomyłek zawartych na fakturze zostały przez podatnika z całą starannością dopełnione.

Autor jest współpracownikiem Vademecum Głównego Księgowego, ABC Wolters Kluwer Polska