Jak udokumentować transakcje między kontrahentami z różnych państw

Obowiązuje w tym wypadku taka sama dokumentacja, jak przy typowej wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów.

Wśród transakcji wewnątrzwspólnotowych ustawodawca wyróżnia specjalny ich rodzaj, tj. wewnątrzwspólnotową transakcję trójstronną (art. 135 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT). Co do zasady ma ona miejsce wówczas, gdy dana transakcja zawierana jest pomiędzy co najmniej trzema podmiotami z różnych państw członkowskich.

Z założenia regulacje dotyczące transakcji trójstronnych pozwalają na uproszczenie dokonywanych dostaw i nabyć towarów, jednakże wiążą się także z dopełnieniem przez strony dodatkowych formalności (art. 136 – 137 ustawy o VAT). Te dodatkowe formalności w zasadzie dotyczą wyłącznie drugiego i ostatniego w kolejności podatnika tej transakcji. Jeżeli więc chodzi o pierwszego podatnika, to z samego faktu, że jest on stroną transakcji trójstronnej, nie wynikają dla niego żadne dodatkowe obowiązki dokumentacyjne. Ma on zatem w tym zakresie takie same obowiązki, jak przy typowej (dwustronnej) wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów (WDT).

Do kwestii związanej z dokumentowaniem WDT odnosi się art. 42 ust. 1 ustawy o VAT, zgodnie z którym transakcja podlega opodatkowaniu według stawki 0 proc., pod warunkiem że:

1) podatnik dokonał dostawy na rzecz nabywcy mającego właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej, i podał ten numer oraz swój numer dla celów transakcji wewnątrzwspólnotowych na fakturze stwierdzającej dostawę towarów;

2) podatnik przed złożeniem deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy ma w swojej dokumentacji dowody, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium innego państwa członkowskiego.

Dowodami, o których mowa w pkt 2, są następujące dokumenty, jeżeli łącznie potwierdzają dostarczenie towarów będących przedmiotem WDT do nabywcy znajdującego się na terytorium innego państwa członkowskiego:

1) dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika (spedytora) odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium kraju, z których jednoznacznie wynika, że towary zostały dostarczone do miejsca ich przeznaczenia na terytorium innego państwa członkowskiego – w przypadku gdy przewóz towarów jest zlecany przewoźnikowi (spedytorowi),

2) kopia faktury,

3) specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku (art. 42 ust. 3 ustawy o VAT).

W przypadku gdy dokumenty te nie potwierdzają jednoznacznie dostarczenia towarów do nabywcy znajdującego się na terytorium innego państwa członkowskiego, dowodami, o których mowa w art. 42 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, mogą być również inne dokumenty wskazujące, że nastąpiła dostawa wewnątrzwspólnotowa, w szczególności: