Obowiązuje w tym wypadku taka sama dokumentacja, jak przy typowej wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów.

Wśród transakcji wewnątrzwspólnotowych ustawodawca wyróżnia specjalny ich rodzaj, tj. wewnątrzwspólnotową transakcję trójstronną (art. 135 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT). Co do zasady ma ona miejsce wówczas, gdy dana transakcja zawierana jest pomiędzy co najmniej trzema podmiotami z różnych państw członkowskich.

Z założenia regulacje dotyczące transakcji trójstronnych pozwalają na uproszczenie dokonywanych dostaw i nabyć towarów, jednakże wiążą się także z dopełnieniem przez strony dodatkowych formalności (art. 136 – 137 ustawy o VAT). Te dodatkowe formalności w zasadzie dotyczą wyłącznie drugiego i ostatniego w kolejności podatnika tej transakcji. Jeżeli więc chodzi o pierwszego podatnika, to z samego faktu, że jest on stroną transakcji trójstronnej, nie wynikają dla niego żadne dodatkowe obowiązki dokumentacyjne. Ma on zatem w tym zakresie takie same obowiązki, jak przy typowej (dwustronnej) wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów (WDT).

Do kwestii związanej z dokumentowaniem WDT odnosi się art. 42 ust. 1 ustawy o VAT, zgodnie z którym transakcja podlega opodatkowaniu według stawki 0 proc., pod warunkiem że:

1) podatnik dokonał dostawy na rzecz nabywcy mającego właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej, i podał ten numer oraz swój numer dla celów transakcji wewnątrzwspólnotowych na fakturze stwierdzającej dostawę towarów;

2) podatnik przed złożeniem deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy ma w swojej dokumentacji dowody, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium innego państwa członkowskiego.

Dowodami, o których mowa w pkt 2, są następujące dokumenty, jeżeli łącznie potwierdzają dostarczenie towarów będących przedmiotem WDT do nabywcy znajdującego się na terytorium innego państwa członkowskiego:

1) dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika (spedytora) odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium kraju, z których jednoznacznie wynika, że towary zostały dostarczone do miejsca ich przeznaczenia na terytorium innego państwa członkowskiego – w przypadku gdy przewóz towarów jest zlecany przewoźnikowi (spedytorowi),

2) kopia faktury,

3) specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku (art. 42 ust. 3 ustawy o VAT).

W przypadku gdy dokumenty te nie potwierdzają jednoznacznie dostarczenia towarów do nabywcy znajdującego się na terytorium innego państwa członkowskiego, dowodami, o których mowa w art. 42 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, mogą być również inne dokumenty wskazujące, że nastąpiła dostawa wewnątrzwspólnotowa, w szczególności:

1) korespondencja handlowa z nabywcą, w tym jego zamówienie;

2) dokumenty dotyczące ubezpieczenia lub kosztów frachtu;

3) dokument potwierdzający zapłatę za towar, z wyjątkiem przypadków gdy dostawa ma charakter nieodpłatny lub zobowiązanie jest realizowane w innej formie, wówczas inny dokument stwierdzający wygaśnięcie zobowiązania;

4) dowód potwierdzający przyjęcie przez nabywcę towaru na terytorium innego państwa członkowskiego (art. 42 ust. 11 ustawy o VAT).Zawarty w art. 42 ust. 11 ustawy o VAT zwrot „w szczególności” oznacza, że katalog dokumentów, które powinien mieć dostawca przy WDT, jest katalogiem otwartym. Zatem jeżeli podatnik nie ma dowodów określonych w przytoczonych przepisach, może się posługiwać w tym zakresie jakimikolwiek dokumentami. Istotne jest jedynie, aby dokumenty te łącznie potwierdzały dostarczenie towarów będących przedmiotem WDT do nabywcy znajdującego się na terytorium innego państwa członkowskiego niż terytorium kraju.

Autor jest współpracownikiem Vademecum Głównego Księgowego, ABC Wolters Kluwer Polska