Okolicznościowe podarunki dla załogi to już coroczny zwyczaj. Firma nie funduje jednak paczki z wiktuałami bezinteresownie. Prezent ma zmotywować pracowników i poprawić relacje z przełożonymi. To forma nagrody za dobrą pracę, stanowi więc składnik wynagrodzenia zatrudnionego. Takie świadczenia to koszt funkcjonowania firmy. Wydatki można więc odliczyć od przychodu.

Z rozliczeniem nie powinno być kłopotów, gdy wszyscy dostają po równo, a całą akcję finansujemy z bieżących środków. Gdy paczki otrzymują tylko niektórzy pracownicy, a decyduje o tym ich życiowa, materialna bądź rodzinna sytuacja, pieniądze powinny iść z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Wtedy kosztem będą same odpisy (art. 23 ust. 1 pkt 7 lit. b updof oraz art. 16 ust. 1 pkt 9 lit. b updop).

Problemy mogą się pojawić, jeżeli świąteczne prezenty przyznamy według kryterium socjalnego, ale nie sfinansowaliśmy ich środkami funduszu. Nawet wtedy, gdy pracodawca w ogóle takiego funduszu nie utworzył. Zgodnie bowiem z art. 23 ust. 1 pkt 42 updof oraz art. 16 ust. 1 pkt 45 updop nie są kosztem wydatki pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Przypomnijmy, że zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy o zfśs przyznawanie ulgowych usług i świadczeń uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej uprawnionej osoby. Pracodawca powinien uwzględnić to kryterium także przy rozdziale świątecznych paczek. Jak czytamy w wyroku Sądu Najwyższego z 20 sierpnia 2001 r. (I PKN 579/00): „Pracodawca administrujący środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie może ich wydatkować niezgodnie z regulaminem zakładowej działalności socjalnej, którego postanowienia nie mogą być sprzeczne z zasadą przyznawania świadczeń według kryterium socjalnego, to jest uzależniającego przyznawanie ulgowych usług i świadczeń wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu (...) Jest to tzw. kryterium socjalne, którego przyjęcie przez ustawodawcę prowadzi do wniosku, że jest wykluczone przyznawanie ulgowych usług i świadczeń z funduszu ogółowi zatrudnionych w tej samej wysokości, według zasady każdemu po równo. Doświadczenie życiowe pokazuje zarazem, że jest mało prawdopodobne, by dwie osoby uprawnione pozostawały w jednakowej sytuacji materialnej, życiowej i rodzinnej, a tylko taka (lub bardzo zbliżona) pozwalałaby na przyznanie świadczeń w tej samej wysokości. Tym bardziej więc możliwość taką należy wyłączyć, gdy uprawnionymi jest kilka, kilkanaście czy kilkadziesiąt osób”.

Jeśli więc chcemy przekazać prezenty, nie zwracając uwagi na sytuację materialną pracowników, lepiej je sfinansować z bieżących środków. Jak stwierdziło Ministerstwo Finansów w piśmie z 16 grudnia 1997 r. (PO 3-7802/BO-722-836/97): „Rozdanie zakupionych paczek lub bonów z okazji różnego rodzaju świąt wszystkim uprawnionym pracownikom nie wiąże się z zakresem i charakterem działalności socjalnej (...). Zatem wypłacone przez pracodawcę na rzecz pracownika świadczenia okolicznościowe w postaci bonów towarowych stanowią koszty uzyskania przychodów, gdyż nie obciążają zakładowego funduszu świadczeń socjalnych pracodawcy i nie są objęte działalnością socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych”.

Także Drugi Urząd Skarbowy w Katowicach w interpretacji z 19 października 2006 r. (PDPD /423-22/06) podkreślił: „koszty zakupu bonów towarowych dla pracowników będą stanowiły koszty uzyskania przychodów pod warunkiem, że wydanie bonów nie jest oparte o kryteria socjalne, tzn. bony są wydawane wszystkim pracownikom i wartość bonów nie jest uzależniona od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika”.

[ramka][b]Przykład 1[/b]

Pan Kowalski prowadzi firmę handlową. Przed świętami przekazał niektórym swoim pracownikom paczki ze smakołykami. Wybór obdarowanych uzależnił od sytuacji materialnej. Pan Kowalski nie utworzył w firmie zfśs, paczki sfinansował więc z bieżących środków. Niestety, nie może zaliczyć wydatków do kosztów podatkowych. [/ramka]

[ramka][b]Przykład 2[/b]

Pan Nowak prowadzący firmę usługową zdecydował się na utworzenie zfśs i przekazanie niektórym pracownikom świątecznych paczek. Przyznał je, kierując się sytuacją materialną zatrudnionych. Inwestycję sfinansował z zfśs. Samych zakupów pan Nowak nie może więc odliczyć, gdyż wcześniej zaliczył do kosztów odpisy wpłacone na rachunek funduszu. [/ramka]

[ramka][b]Przykład 3[/b]

Pan Dąbrowski, właściciel firmy handlowej, obdarował niektórych pracowników świątecznymi paczkami. W jego firmie nie ma zfśs. Pan Dąbrowski wartość paczek uzależnił od stażu pracy i zajmowanego stanowiska. Nie jest to tzw. kryterium socjalne, o którym mówi ustawa o zfśs. Zakupy mogą więc być zaliczone do kosztów, nie jest to bowiem działalność socjalna. [/ramka]

[ramka][b]Leszek Porowski - doradca podatkowy, współwłaściciel Biura Rachunkowego Porowski Consulting[/b]

Wydatki na świąteczne upominki dla pracowników są kosztem pracodawcy. Niezależnie od tego, czy świadczenia doliczamy do przychodów zatrudnionego, czy nie. Są tu bowiem trzy możliwości. Jeśli firma przekazuje opodatkowany prezent, np. bon do supermarketu, to dolicza jego wartość do pensji pracownika i potrąca podatek. Składnikiem wynagrodzenia jest też upominek zwolniony z podatku, np. paczka z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych za 300 zł. Pracownik może także dostać coś droższego, wtedy pracodawca opodatkuje nadwyżkę ponad 380 zł (limit zwolnienia). Moim zdaniem we wszystkich tych przypadkach koszt uzyskania przychodów wykażemy dopiero w momencie wydania prezentu. Jako świadczenie na rzecz pracowników wydatek powinien być wpisany w kolumnie 12 księgi przychodów i rozchodów (u tych, którzy prowadzą księgę według starego wzoru, w kolumnie 13). Może też zdarzyć się, że pracodawca przygotuje paczkę z produktów, które kupił w celach handlowych. Wtedy trzeba je przeksięgować z kolumny „zakup towarów handlowych” do kolumny „wynagrodzenia w gotówce i w naturze”. I oczywiście opisać to w dowodzie wewnętrznym.[/ramka]