Z przeprowadzonej kontroli podatkowej organ musi sporządzić raport

• Otrzymaliśmy protokół kontroli z urzędu skarbowego. Zgodnie z pouczeniem mamy prawo wnieść zastrzeżenia, jednak nie wiemy czy jest sens składania zastrzeżeń albo wyjaśnień, skoro organ podatkowy dokładnie wskazał co zrobiliśmy nie tak w kwestii rozliczenia pewnych kosztów jako podatkowe koszty uzyskania przychodu. Wcześniej w tej kwestii zasięgaliśmy rady fachowców podatkowych i oni nie mieli zastrzeżeń do tych kosztów. I kolejne pytanie: czy protokół kontroli może mieć załączniki? – pyta czytelniczka.

Odpowiadając na pytanie czytelniczki należy wpierw zauważyć, że protokół kontroli jest dokumentem, w którym powinno być odzwierciedlone postępowanie kontrolne, a więc przebieg kontroli. W trakcie kontroli podatkowej zebrany materiał musi bowiem zostać w jakiś sposób utrwalony, a udokumentowanie takie powinno zostać dokonane po każdej kontroli. Protokół ma zastosowanie do wszystkich podatników i podatków.

Co w treści

Zgodnie z art. 290 § 2 ordynacji podatkowej protokół powinien zawierać w szczególności następujące elementy:

• wskazanie osoby kontrolowanej: imię i nazwisko/ nazwa firmy, adres, NIP,

• wskazanie osób kontrolujących: imię i nazwisko, stanowisko służbowe, numer legitymacji służbowej,

• określenie przedmiotu i zakresu kontroli (np. w zakresie kontroli rzetelności deklarowanej podstawy opodatkowania oraz prawidłowości obliczania i wpłacania podatku dochodowego od osób prawnych za okres 1 stycznia 2010 r. – 31 grudnia 2010 r.),

• określenie miejsca i czasu przeprowadzenia kontroli (np. Kutno, siedziba firmy ABBA Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Wodnej 12, w terminie 3–17 grudnia 2012 r.),

• opis dokonanych ustaleń faktycznych (np. stwierdzono nieprawidłowości w zaewidencjonowaniu kosztów amortyzacji środka trwałego w postaci maszyny, poprzez zaliczenie w 2010 r. wydatków na zakup tej maszyny jednorazowo w koszty, podczas gdy prawidłowo należało rozliczyć ją w ciągu trzech lat),

• dokumentację dotyczącą przeprowadzonych dowodów (np. faktura z firmy ABS Sp. z o.o. z 2 stycznia 2010 r. nr 11/2010, kwota brutto 250 000,00 zł na zakup maszyny),

• ocenę prawną sprawy będącej przedmiotem kontroli, a więc wskazanie regulacji prawnych, które były przedmiotem kontroli i wskazanie, czy podmiot kontrolowany właściwie stosował te przepisy,

• pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń lub wyjaśnień oraz o prawie złożenia korekty deklaracji w ciągu 14 dni od dnia doręczenia protokołu kontroli,

• pouczenie o obowiązku zawiadomienia organu podatkowego przez kontrolowanego o każdej zmianie swojego adresu dokonanej w ciągu sześciu miesięcy od dnia zakończenia kontroli podatkowej, jeżeli w toku kontroli podatkowej ujawniono nieprawidłowości, oraz zawiadomienie o skutkach niedopełnienia tego obowiązku,

Załącznikami do protokołu są protokoły czynności, tzn. protokoły zeznań świadków, opinie biegłych, czy protokoły oględzin.

Otwarty katalog

Jeśli zatem podczas kontroli podatkowej przesłuchiwano świadków, dokonywano oględzin, czy nawet zasięgano opinii biegłych, to te protokoły przesłuchań, oględzin, czy opinii, powinny stanowić załącznik do protokołu.

Ustawodawca używając w art. 290 § 2 ordynacji podatkowej zwrotu „w szczególności" zaznaczył, że oprócz wymienionych wyżej elementów, kontrolujący może również umieścić w protokole inne elementy. Mamy zatem do czynienia z otwartym katalogiem. Istotne jest, że taki protokół jest sporządzany w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, a jeden z nich otrzymuje kontrolowany po uprzednim przeczytaniu.

Pouczenie jest obowiązkowe

W praktyce możliwość zapoznania się już w protokole kontroli z oceną prawną i stanowiskiem organu podatkowego jest dodatkową szansą, która daje podatnikowi prawo do obrony swojego stanowiska i do wykazania błędnej oceny organu podatkowego. Podatnik – kontrolowany ma bowiem prawo wnieść zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole kontroli (wyrok WSA we Wrocławiu z 19 października 2012 r., I SA/Wr 899/12). Bardzo istotnym elementem każdego protokołu kontroli jest właśnie pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń lub wyjaśnień. Przykładowo takie zastrzeżenie może dotyczyć rzetelności i wiarygodności, czy zgodności z prawem sposobu przeprowadzenia postępowania oraz wybiórczego uznania dowodów.

Z kolei w przypadku niezłożenia zastrzeżeń w tym terminie uważa się, że kontrolowany nie kwestionuje ustaleń kontroli.