Zdarza się, że przedsiębiorca odnajduje fakturę już po złożeniu deklaracji VAT i zapłacie podatku – czasami nawet kilka lat później. Nadal może jednak odliczyć VAT, choć w niektórych przypadkach konieczne jest złożenie korekty deklaracji. Jeśli faktura się nie znajdzie, to można odliczyć VAT z duplikatu.
Trzy okresy do wyboru
Ogólna zasada dotycząca odliczania VAT mówi, że odliczenia z faktury zakupu można dokonać w miesiącu (kwartale) jej otrzymania lub w jednym z dwóch następnych okresów rozliczeniowych (art. 86 ust. 10 i 11 ustawy o VAT). Daje to czas maksymalnie trzech miesięcy lub trzech kwartałów na dokonanie odliczenia. Innymi słowy, jeśli w tym czasie przedsiębiorca odnajdzie zagubioną fakturę, to może bez przeszkód odliczyć z niej VAT, tak jak z każdej innej faktury.
Ta ogólna zasada rozliczania VAT wygląda nieco inaczej w przypadku faktur za media, dla których istotny jest termin zapłaty. Takie dokumenty potwierdzające zakup dają prawo do odliczenia podatku w okresie rozliczeniowym, w którym przypada termin płatności (a nie otrzymania faktury) lub w dwóch kolejnych okresach rozliczeniowych.
Czasem konieczna korekta
Często przedsiębiorcy odnajdują stare faktury za zakupy sprzed wielu miesięcy, a nawet lat. W takim przypadku nie ma możliwości dokonania odliczenia VAT na ogólnych zasadach. Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorca zupełnie traci możliwość odliczenia podatku. Nie może tego jednak zrobić w bieżącej ani w przyszłej deklaracji VAT. W celu dokonania odliczenia musi złożyć korektę deklaracji (art. 86 ust. 13 ustawy o VAT).
Korektę deklaracji VAT przedsiębiorca musi złożyć za miesiąc (kwartał), w którym nabył prawo do odliczenia VAT.
Przykład
Przedsiębiorca Jan Kowalski w grudniu 2012 r. odnalazł fakturę otrzymaną w sierpniu 2011 r. Powinien zatem złożyć korektę deklaracji VAT za sierpień 2011 r. (przy rozliczeniu miesięcznym) lub za III kwartał 2011 r. (przy rozliczeniu kwartalnym).
Należy wyjaśnić powód
Do korekty deklaracji należy obowiązkowo dołączyć osobną, pisemną informację z wyjaśnieniem powodu złożenia korekty. Wystarczy w piśmie wyjaśnić, że korekta wynika ze znalezienia zagubionej faktury oraz podać jej dane ze szczególnym uwzględnieniem wartości oraz wysokości VAT.
Dokonując korekt deklaracji VAT należy jednak pamiętać, że nie można odzyskać podatku, jeśli upłynął pięcioletni okres przedawnienia zobowiązań podatkowych. Ten okres liczy się od początku roku, w którym podatnik otrzymał fakturę.
Podczas kontroli prawo jest zawieszone
Możliwość złożenia korekty deklaracji ulega zawieszeniu na czas trwania kontroli podatkowej dotyczącej danego okresu. Co to oznacza? Jeśli urząd skarbowy wszczął kontrolę w zakresie rozliczania VAT w 2011 roku, to przedsiębiorca traci prawo do złożenia korekty deklaracji za miesiące (kwartały) wypadające w tym roku.
Nadal jednak zachowuje prawo do składania korekt deklaracji za inne miesiące lub okresy, np. w 2012 roku lub przed 2011 r. Możliwość złożenia korekty deklaracji wraca po zakończeniu kontroli podatkowej, przy czym w zakresie nieobjętym decyzją określającą wysokość zobowiązania podatkowego.
Złożenie deklaracji korygującej w momencie, gdy prawo do jej złożenia uległo zawieszeniu, jest nieważne i nie powoduje żadnych skutków.
Kolejne rozwiązanie to duplikat
Jeżeli przedsiębiorca uświadomił sobie, że zgubił fakturę VAT przed jej zaksięgowaniem i nie udało mu się jej znaleźć, to może zwrócić się do kontrahenta o wystawienie duplikatu faktury. Kontrahent jest zobowiązany do wystawienia duplikatu na żądanie przedsiębiorcy, przy czym przepisy nie regulują, w jakim terminie powinien to zrobić. Przyjmuje się, że powinno to nastąpić bez zbędnej zwłoki.
Po otrzymaniu duplikatu faktury można z niego odliczyć VAT tak, jak ze zwykłej faktury. Odliczenia dokonuje się w miesiącu (kwartale) otrzymania duplikatu faktury lub w jednym z dwóch następnych okresów rozliczeniowych. Ważne jest to, że warunkiem dokonania takiego odliczenia w miesiącu (kwartale) otrzymania duplikatu przez odbiorcę jest brak posiadania potwierdzenia odbioru faktury pierwotnej przez wystawcę.
W przeciwnym razie duplikat nie uprawnia do odliczenia VAT w dacie otrzymania duplikatu, lecz wymaga złożenia korekty deklaracji za okres, w którym pierwotna faktura została dostarczona.
Przykład
Jan Nowak prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług naprawy i utrzymania systemów komputerowych dla kilku klientów. Do kosztów uzyskania przychodu zalicza m.in. wydatek związany z zakupem paliwa do samochodu dostawczego (ciężarowego), którym dojeżdża do klientów w celu świadczenia usług. Pan Jan Nowak kupił 4 lutego 2012 r. paliwo za 250 zł brutto i otrzymał fakturę na papierze zaraz po zakupie.
Niestety, dokument ten zagubił się wśród narzędzi trzymanych w samochodzie i nie został ujęty w rejestrze VAT zakupów oraz VAT-7 za luty 2012 r. ani w kolejnych dwóch okresach rozliczeniowych.
Pan Jan Nowak sprzątając samochód 17 grudnia 2012 r. odnalazł starą, zagubioną fakturę za paliwo, która nadal jest czytelna. Może ją przekazać do biura rachunkowego z prośbą o sporządzenie korekty deklaracji VAT-7 za luty 2012 r., aby dzięki temu odzyskać VAT związany z zakupem paliwa.
Sebastian Bobrowski dyrektor finansowy w ogólnopolskim biurze rachunkowym INFAKT
Komentuje Sebastian Bobrowski, dyrektor finansowy w ogólnopolskim biurze rachunkowym INFAKT
Polscy przedsiębiorcy są zobowiązani do wielu czynności administracyjnych, które wiążą się z nieustannym obrotem rozmaitymi dokumentami. W praktyce więc naprawdę nietrudno o zagubienie faktury VAT za jakiś zakup.
Warto więc pamiętać o tym, że nawet faktura odnaleziona po czterech latach wciąż może uprawniać do odliczenia VAT – oczywiście pod warunkiem, że wciąż da się przeczytać zapisane na niej dane.
Jeśli zaś jest nieczytelna, to i tak można poprosić sprzedawcę o duplikat, który także pozwoli odzyskać VAT. Korekta deklaracji VAT-7 lub VAT-7K nie należy do trudnych i każda księgowa powinna się jej podjąć, choć może się to wiązać z dodatkową opłatą. Wówczas trzeba także dokonać kalkulacji opłacalności lub po prostu dokonać korekty samodzielnie.
