Wydajność systemu kontrolnego fiskusa rośnie. Od 1 lipca br. do przedsiębiorstw dużych i średnich dołączą w obowiązku raportowania jednolitych plików kontrolnych na żądanie Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) wszyscy, nawet najmniejsi przedsiębiorcy. Warunek żądania: przedsiębiorstwo musi używać komputerów do prowadzenia ksiąg podatkowych, czyli ewidencji dla potrzeb rozliczeń podatkowych.

Czytaj także: Elektroniczne dane na wezwanie urzędu

JPK to narzędzie masowego sprawdzania poprawności zapisu gospodarczego w biznesie, który to zapis prowadzi do wyliczenia należnego podatku (e-kontrole podatkowe) – a więc źródła przychodu administracji kraju. KAS, weryfikując wszystkie obowiązkowo wysłane do Ministerstwa Finansów JPK_VAT oraz inne dokumenty, wychwytuje nieprawidłowości, nietypowe sytuacje i błędy. Gdy je wychwyci, zwraca się do podmiotów gospodarczych z prośbą o wyjaśnienie. To nie muszą być błędy przedsiębiorcy, do którego zwraca się KAS: badane mogą być transakcje z partnerami i podatnik jest kontrolowany dla potwierdzenia raportów innych podmiotów.

Podczas kontroli podatkowej „miękkiej", wynikającej z ordynacji podatkowej lub celno-skarbowej czy „twardej" na podstawie przepisów o KAS, także mogą nastąpić prośby o przekazanie struktur JPK. Logiczna struktura w elektronicznej formie daje się łatwo zestawiać i porównywać z podobnymi dokumentami – plikami, co przyśpiesza kontrole.

Ważność i poprawność danych

Bardzo ważne jest to, jakiej jakości dane przekazujemy: dokument – dowód skarbowy musi być poprawny, w przeciwnym razie firma będzie narażona na upomnienia, a nawet kary finansowe. O ile administracja centralna dostarczyła nam rozwiązanie do generowania wysyłki JPK, o tyle, niestety, w tej aplikacji nie uzyskamy sprawdzenia ich poprawności. Pliki JPK są to zestawienia skonstruowane do obróbki Big Data, a nie ludzkiego oka: nie będą miały dla nas sensu. Warto zatroszczyć się o możliwość wizualizacji danych ze struktur JPK tak, aby dobrze je zinterpretować, np. poprzez aplikację zamieniającą dane na zrozumiałe tabele oraz wykresy. JPK stał się dla służb skarbowych i biznesu materiałem dowodowym – tak jest traktowany w przepisach, dlatego musi być zgodny z prawdą, bezbłędny.

Najczęściej spotykane mity

Naturalnie, urzędnik nie może uzyskać od przedsiębiorcy struktury kontrolnej JPK_Magazyn,  jeśli przedsiębiorca nie prowadzi magazynu lub gdy go prowadzi, ale dokumentacja magazynu znajduje się wyłącznie w „zeszycie w kratkę". Mylne bywa też przekonanie, że JPK dotyczy tylko VAT-owców. Żeby prowadzić księgi podatkowe lub magazyn nie trzeba być podatnikiem podatku od towarów i usług. To urzędnik, a nie podatnik decyduje o okresie raportowania oraz sposobie dostarczenia JPK na żądanie. Ze względu na charakter dokumentu, dane struktur JPK przekazujemy jedynie w postaci elektronicznej.

Czyj to obowiązek

W przygotowanie JPK zaangażowane mogą być w firmie różne osoby: obsługa IT czasem generuje pliki, księgowość podaje dane, czasem je wysyła. Niemniej, jedyną odpowiedzialną osobą jest podatnik – osoba, która jest odpowiedzialna za odprowadzenie podatków. Nawet w przypadku zlecenia prowadzenia księgowości do biura rachunkowego, odpowiedzialność za prawdziwość danych – zawartość merytoryczną – spoczywa na podatniku. Istnieje możliwość nałożenia kar (z tytułu sankcji) na osobę prowadzącą JPK w firmie. Od strony technicznej, dowolny JPK musi gwarantować zgodność z wymogami, tzw. schemat XML. Schemat jest udostępniony przez MF podatnikom tak, aby móc go obrabiać i zestawiać z innymi plikami, niezależnie od tego, z programu którego producenta pochodzi. Można przygotować pliki również za pomocą oprogramowania Klient JPK 2.0, udostępnionego na platformie MF (przygotowuje tylko JPK_VAT).

Przetestuj, zanim zrobi to fiskus

W e-kontrolach fiskusa ważny jest nie tylko jeden rodzaj pliku JPK, ale powiązanie między poszczególnymi strukturami.

Przykład

W przypadku zestawienia JPK_Wyciąg Bankowy z JPK_Faktura sprawdzane jest to, jak sprzedaż ma się do opodatkowania oraz do przepływów pieniężnych. Jeśli dodamy do wspomnianych struktur jeszcze JPK_Księgi Rachunkowe, to wyniknie z tego, jak wyglądały księgowania, jaka operacja została wykonana i czy ostatecznie jest to transakcja poprawna pod względem podatkowym. Dlatego oceniając jakość merytoryczną danych w JPK nie możemy poprzestać na analizie jednego konkretnego pliku.

Warto przeprowadzać własne testy JPK na danych, które potencjalnie byłyby wpisane do odpowiedniej logicznej struktury. Służby skarbowe są nastawione na wychwytywanie nieprawidłowości – warto więc skupić się przy porównywaniu dokumentów na wychwytywaniu wątpliwych, nieczytelnych, o niezgodnych wartościach, tak aby je wyeliminować. Takie testy powinny być dopasowane do rodzaju działalności, rodzaju ksiąg rachunkowych, wielkości przedsiębiorstwa, dlatego warto rozważyć dostępne na rynku usługi czy aplikacje.

Uzupełnienie systemu uszczelniającego podatki

Dzięki JPK_VAT KAS wie, kto z  kim i na jaką wartość zawarł transakcje. Mamy też STIR (System Teleinformatyczny Izby Rozliczeniowej – banki i skoki codziennie przekazują tą drogą dane o operacjach na rachunkach bankowych, które korespondują z transakcjami wykazanymi w JPK_VAT do fiskusa). Mamy system SENT – śledzenie transportu towarów szczególnie lubianych przez oszustów VAT. JPK na żądanie to dokumenty, które poprawiają jakość danych poprzez weryfikację tych uzyskiwanych przez KAS z różnych źródeł i systemów. JPK zostanie w naszej rzeczywistości i będzie, jako narzędzie e-kontroli, dynamicznie się rozwijać. Z początkiem października będziemy już korzystać z JPK_Sprawozdania finansowe, a z nowym rokiem z JPK_Paragony fiskalne. Te ostatnie będą automatycznie przekazywane przez nowe kasy fiskalne.

Autor jest ekspertem biznesowym Sage