Jak ustalić wartość licencji na zintegrowany system komputerowy

- W celu poprawy funkcjonowania organizacyjnego spółka z o.o. ABC wdrożyła zintegrowany system informatyczny (programy komputerowe). System został kupiony w czerwcu 2016 r. od firmy informatycznej. Przedmiotem zakupu był zakup: licencji, prac wdrożeniowych i szkoleniowych oraz migracja danych z wcześniej używanego przez spółkę programu do nowo zakupionego. Prace wdrożeniowe dotyczyły: analizy wstępnej, instalacji wersji testowej oprogramowania na serwerze, konwersji danych i parametryzacji systemu, przygotowania prototypu i odbioru scenariuszy testowych systemu oraz szkolenia użytkowników. Dodatkowo, po ostatecznym uruchomieniu systemu, czyli po przejściu z wersji testowej na rzeczywistą, odbyły się asysty, a więc pomoc konsultantów firmy informatycznej dla pracowników spółki w ich bieżącej pracy na oddanym do użytkowania programie komputerowym. Dodatkowo, spółka poniosła koszty zakupu dodatkowych licencji niezbędnych dla prawidłowego funkcjonowania aplikacji systemu informatycznego. Zakup ten był warunkiem koniecznym działania systemu informatycznego. W maju 2017 r. została wystawiona faktura na ww. licencje. 31 maja podpisano protokół odbioru prac systemu we wszystkich obszarach na środowisku testowym wraz z zaprezentowaniem użytkownikom funkcjonalności systemu. Strony ustaliły i wpisały do protokołu, że system jest gotowy do uruchomienia produkcyjnego i w związku z tym 31 maja br. nastąpiło przeniesienie systemu z „konta testowego" na „konto produkcyjne". Zawarta umowa przewiduje następujące warunki płatności: 65 proc. płatności po wykonaniu prototypu i odbiorze prac wdrożeniowych na środowisku testowym, natomiast 35 proc. wartości prac będzie płatne po uruchomieniu produkcyjnym i podpisaniu protokołu zakończenia wdrożenia. W związku z podpisaniem protokołu odbioru prac firma informatyczna wystawiła fakturę na 65 proc. wartości prac wdrożeniowo-szkoleniowych oraz fakturę końcową na zakup licencji. 31 maja br. system zgodnie z podpisanym protokołem, jako kompletny został przekazany do używania i wprowadzony do ksiąg rachunkowych i ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Do jego wartości początkowej spółka zaliczyła: fakturę dotyczącą nabycia licencji systemu informatycznego, koszty szkoleń pracowników i asyst, koszty wdrożenia programu komputerowego (w 100 proc., czyli całkowitą wartość wynikającą z zawartej umowy, a nie tylko w części wynikającej z wystawionej faktury opiewającej na 65 proc. wartości prac wdrożeniowych). Dodatkowo, wartość początkowa systemu komputerowego została powiększona o koszty dodatkowych licencji dla użytkowników, bez których system nie mógłby funkcjonować. Czy spółka prawidłowo ustaliła wartość początkową nabytej wartości niematerialnej i prawnej i prawnej (wnip) – licencji na zintegrowany system komputerowy? – pyta czytelnik.