W przedsiębiorstwach, które dysponują nieruchomościami takimi jak np. magazyny, wiaty, czy budynki, pracownicy działów technicznych, którzy mają najlepszą wiedzę z zakresu prawa budowlanego, zajmują się m.in. pomiarem powierzchni oraz przygotowaniem listy obiektów, które według ich oceny podlegają opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości. Wnioski ze swoich prac w dalszej kolejności przekazują do działu księgowości. Tu następuje wyliczenie wysokości podatku i ... najczęściej popełniany jest błąd. A mianowicie pracownicy księgowości przyjmują wyliczenia od techników, sprawdzają wysokość stawki podatku i wyliczają należność, która powinna trafić do organu podatkowego. Problem w tym, że pracownicy techniczni zazwyczaj nie śledzą zmian w prawie podatkowym, a także linii interpretacyjnej czy orzeczniczej, bo nie mają przecież takich obowiązków. Znajomość tych zagadnień często natomiast decyduje o tym, że od dotychczas opodatkowanych powierzchni czy nawet całych obiektów, uwzględnianych w wyliczeniach, można nie płacić podatku.
Technicy, nie mając tej wiedzy, uwzględniają np. przy wyliczeniach powierzchni, również te elementy, które nie podlegają opodatkowaniu. Dział księgowości zazwyczaj o tym nie wie (dział techniczny raczej nie informuje szczegółowo, co uwzględnia w wyliczeniach) i nalicza podatek. Często w takich przypadkach dochodzi do powstania nadpłaty podatku. Czy taką praktykę można zmienić? Można, a nawet trzeba, zwłaszcza dla dobra finansów firmy. Po co nadpłacać podatek, jeśli można te środki wykorzystać w inny sposób, np. inwestycje.
Najlepszym rozwiązaniem jest wdrożenie procedur, które pozwolą na bieżąco współpracować obu działom, zwłaszcza w obszarze wymiany informacji w zakresie rozliczania podatkowych należności od nieruchomości. W takiej procedurze warto określić, jak oba działy powinny wymieniać się posiadanymi informacjami i wiedzą, kto jest za to odpowiedzialny, kiedy i w jakich terminach wymiana informacji powinna następować. Cenną wartością będzie też organizacja szkoleń wspólnych dla obu komórek. W ten sposób można mieć pewnośc, że specjaliści z działu technicznego będą wiedzieć jak przekazane przez nich informacje wpływają na finanse firmy, a osoby z działu księgowego – o co dopytać dział techniczny, aby podatek od nieruchomości rozliczać optymalnie dla przedsiębiorstwa.
Gdy taka współpraca zostanie wdrożona i będzie przez pracowników respektowana, jest ogromna szansa na usprawnienie rozliczeń w podatku od nieruchomości.
Michał Nielepkowicz
Autor jest partnerem w Kancelarii Nielepkowicz & Partnerzy
