Rz: Wielu przedsiębiorców ma problem z rozliczeniem wyżywienia pracowników w trakcie podróży służbowej. Na czym on polega?
Grzegorz Grochowina: Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT, diety za czas podróży służbowej pracownika są zwolnione z podatku do określonego limitu. Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. określa, że dieta w czasie podróży krajowej wynosi 30 zł za dobę podróży (§ 7 ust. 1 rozporządzenia). Problem w tym, że kwota 30 zł nie przystaje do obecnych realiów gospodarczych. Jest to w wielu przypadkach zbyt mało, aby zapewnić pracownikowi całodzienne wyżywienie. Organy podatkowe uważają, że świadczenia przekraczające wysokość diety są przychodem pracownika. Spór toczy się więc o świadczenia ponad 30 zł dziennie.
Czy ma znaczenie, w jakiej formie pracodawca pokrywa koszty wyżywienia zatrudnionych?
Według stanowiska organów podatkowych nie ma znaczenia czy pracodawca wypłaca pieniądze, czy pokrywa te koszty w sposób bezgotówkowy. Niestety orzecznictwo sądów administracyjnych jest w tym zakresie niejednolite. Przykładowo WSA w Poznaniu uznał w najnowszym wyroku (I SA/Po 430/16), że jeśli pracodawca rezygnuje z diety na rzecz pokrycia kosztów wyżywienia, to po stronie pracownika powstaje przychód zwolniony do wysokości diety. Natomiast nadwyżka ponad kwotę diety jest opodatkowana. Inne stanowisko przedstawił wcześniej WSA w Warszawie (III SA/Wa 3985/14). Uznał on bowiem, że wydatków ponoszonych przez firmę na wyżywienie pracownika w czasie podróży służbowej nie można uznać za jego przychód. Pracownik realizuje bowiem zadania pracodawcy, a nie własne. Wydatki te zostały więc poniesione w interesie firmy.
Co więc można doradzić przedsiębiorcom?
Warto niewątpliwie wystąpić o interpretację indywidualną, aby uzyskać potwierdzenie, że prowadzona przez firmę polityka w tym zakresie jest prawidłowa. Należy jednak przy tym pamiętać o niejednolitej, w wielu przypadkach niekorzystnej, choć w mojej opinii nieprawidłowej, linii orzeczniczej. Uważam, że w przypadku prowadzenia polityki bezgotówkowej, kiedy firma opłaca pracownikowi całodzienne koszty wyżywienia lub w sytuacji gdy wydatki poniesione przez pracowników w trakcie podróży służbowej zwracane były na podstawie faktur wystawionych na pracodawcę, pracownik nie powinien co do zasady uzyskać przychodu podlegającego opodatkowaniu. Przypomnijmy, że zgodnie z wyrokiem Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. (K 7/13), aby świadczenia uzyskiwane od pracodawcy podlegały opodatkowaniu, muszą prowadzić do pojawienia się po stronie pracownika korzyści majątkowej. Ponadto, świadczenie musi zostać spełnione za zgodą pracownika (w pełni dobrowolnie), w jego interesie (a nie pracodawcy) i korzyść majątkowa powinna być wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie może być dostępna dla wszystkich).
Jakie wynikają z tego wnioski?
Spór toczy się o to, w czyim interesie ponoszone są koszty wyżywienia. W mojej opinii z wyroku TK można wywnioskować, że pracownik korzysta z tych świadczeń w celach służbowych, a nie w celach uzyskania osobistej korzyści majątkowej. Firma opłaca jego wyżywanie w podróży we własnym interesie. Inaczej byłoby, gdyby zatrudniony otrzymywał gotówkę w kwocie przekraczającej 30 zł dziennie, którą mógłby wykorzystać w innym celu, niekoniecznie na wyżywienie.
—rozmawiała Monika Pogroszewska
