Firmy mają nowy sposób na podatkową optymalizację. Wypłacają pracownikom ekwiwalenty za wykorzystywane w pracy telefony, tablety, laptopy. I stosują zwolnienie z PIT.

– Ekwiwalent za prywatny sprzęt to dobry patent na przekazanie pracownikowi nieopodatkowanego wynagrodzenia – mówi Marcin Sobieszek, doradca podatkowy, partner w kancelarii ATA Finance. – Przez lata rzadko był stosowany, bo fiskus nie zawsze zgadzał się na zwolnienie z daniny. Ostatnie interpretacje są jednak korzystne dla podatników.

Oto przykład. Spółka z o.o. działająca w branży elektronicznej wypłaca pracownikom ekwiwalenty za wykorzystywanie do celów służbowych różnych urządzeń, np. telefonów i tabletów. Robi to z góry za dwa lata.

Spółka twierdzi, że pieniądze są zwolnione z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT.

Warunki zwolnienia

Skarbówka się z tym zgodziła. Podkreśliła, że zwolnienie możemy zastosować wtedy, gdy są spełnione cztery warunki:

– ekwiwalent jest wypłacony w pieniądzu,

– sprzęt (narzędzia lub materiały) stanowi własność pracownika,

– urządzenie jest wykorzystywane przy wykonywaniu pracy,

– ekwiwalent ma związek z wartością sprzętu i stopniem jego zużycia w trakcie używania.

Fiskus przyznał też, że jako kwotę ekwiwalentu można przyjąć z góry określoną sumę (interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie, nr IPPB2/4511-401/16-3/MK1).

Na co trzeba uważać przy stosowaniu tego rozwiązania?

– Na pewno na wysokość ekwiwalentu – mówi Marcin Sobieszek. – Nie może być tak, że firma zwraca np. przez rok po 500 zł miesięcznie za używanie tabletu wartego 2 tys. zł. Trzeba też być przygotowanym na to, że fiskus może sprawdzić, czy dany sprzęt jest faktycznie używany na potrzeby firmy. Dobrze mieć dowody, które to potwierdzają, np. służbowe e-maile.

Zwrot kosztów połączeń

Przemysław Bogusz, doradca podatkowy w kancelarii TuboTax, dodaje, że oprócz wypłaty ekwiwalentu pracodawca może też osobno zwracać pracownikom wydatki na połączenie z internetem albo rozmowy telefoniczne. Takie kwoty nie są zwolnione z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT. Nie jest to bowiem ekwiwalent za używanie sprzętu.

– Zwracane kwoty nie powinny być jednak doliczane do przychodów pracownika – mówi Przemysław Bogusz. – Są to bowiem wydatki ponoszone w interesie pracodawcy. Oczywiście jeśli sprzęt jest też wykorzystywany prywatnie, firma powinna zwracać tylko część kosztów abonamentu telefonicznego czy internetowego łącza. Jeśli odda całość, część tej kwoty będzie stanowić przychód pracownika – podsumowuje Przemysław Bogusz.

Opinia:

Tomasz Napierała, doradca podatkowy, partner w kancelarii ABC TAX

Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi warunki wykonywania pracy. Jeśli tego nie zrobi, powinien zrekompensować mu poniesione wydatki. Właśnie temu służy ekwiwalent za używanie w pracy własnego sprzętu. Powinien odpowiadać wartości wykorzystywanej na cele służbowe rzeczy. Najbezpieczniej odnieść się do ceny brutto (razem z VAT). Oczywiście jeśli sprzęt jest też wykorzystywany prywatnie, ekwiwalent powinien być odpowiednio zmniejszony. Warto też pamiętać, że fiskus nie zgadza się na zwolnienie z PIT ekwiwalentu za samochód. Twierdzi, że auto nie jest sprzętem, narzędziem ani materiałem (o których mówi art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT). Moim zdaniem bezpodstawnie, gdyż powinno być ono tak samo traktowane jak telefon czy tablet.