Krajowy System Ewidencji e-Faktur (KSeF) ma obowiązywać od lipca 2024 r. Będzie oznaczał nie tylko obowiązkową elektronizację wystawiania faktur, ale też zasadniczą zmianę w obiegu tych dokumentów. Wystawiona faktura trafi bowiem najpierw do administracji skarbowej, a dopiero potem do kontrahenta. Cała operacja ma się odbywać – według zapewnień resortu finansów – w czasie rzeczywistym, czyli w ciągu kilku minut, najdalej kilku godzin.

Korzyści z przyspieszenia

KSeF przyczyni się do zwiększenia bezpieczeństwa obrotu. Da firmom pewność, że faktura dotarła do kontrahenta – zapowiadał Paweł Selera, dyrektor departamentu VAT w Ministerstwie Finansów na ubiegłotygodniowej konferencji prasowej.

Właśnie szybkie dotarcie faktury do nabywcy, a więc wcześniejszy początek liczenia terminu płatności wykazanego na fakturze, może przynieść przedsiębiorcom znaczące oszczędności. Kontrahent nie będzie mógł przy tym manipulować terminem jej otrzymania.

Jeśli np. między wystawieniem faktury przez sprzedawcę a jej odbiorem mija dziś pięć dni roboczych, to okres oczekiwania skróci się o cztery dni. Załóżmy, że jest to fabryka wytwarzająca towary dla wielu odbiorców i wystawia dziennie około 200 faktur na ok. 2 tys. zł każda. Przyspieszenie tych płatności o cztery dni (nawet bez skracania terminu płatności) może dać oszczędności związane z wartością pieniądza w czasie. Szybszy napływ gotówki do firmy poprawi bowiem jej płynność finansową i spowoduje, że nie trzeba się będzie uciekać do finansowania jej działalności kredytami obrotowymi. Roczne oprocentowanie tych ostatnich wynosi dziś około 10 proc.

Zakładając zatem, że taka firma wystawia rocznie 75 tys. faktur i z każdej powstaje wierzytelność na 2 tys. zł, a stopa kredytu to 10 proc. rocznie, koszt finansowania kapitału firmowego kredytem obrotowym przez cztery dni (o tyle skróci się okres płatności faktur) wyglądałby następująco:

75000 x 2000 x 10 proc. x 4/365 = ok. 164,4 tys. zł

Kwota oszczędności 164 tys. zł jest oczywiście hipotetyczna i w każdej firmie może być inna, ale może być większa niż wydatki na dostosowanie firmowych systemów do KSeF. Te wiele firm szacuje nawet na kilkadziesiąt tysięcy złotych.

Ministerstwo Finansów w oficjalnym komunikacie przypomina, że nowy system zapewnia przechowywanie i archiwizację e-faktur przez dziesięć lat. Ma to dać dodatkowe oszczędności, bo nie będzie obowiązku przechowywania tych dokumentów.

Wydatki w kosztach

Jak potraktować tak poważne wydatki? W trakcie prac nad nowelą do ustawy wprowadzającej KSeF pojawiały się propozycje, m.in. Krajowej Izby Doradców Podatkowych, by takie koszty potraktować w specjalny sposób. Proponowano, by była to jakaś forma istniejącej już ulgi na badania i rozwój. Wdrożenie e-faktur jest bowiem niewątpliwym unowocześnieniem przedsiębiorstwa. Gdyby tak się stało, mogłoby to oznaczać zaliczenie w koszty podwójnej kwoty wydatków na wdrożenie nowego systemu. Ta propozycja jednak nie została uwzględniona w ustawie.

Fiskus oficjalnie potwierdza jednak, że można zaliczać w zwykły sposób do firmowych kosztów wydatki na wdrożenie KSeF. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wyraził to w interpretacji wydanej 8 czerwca 2022 r. (nr 0111-KDIB2-1.4010.227. 2022.1.MKU). Przypomniał, że zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT do kosztów uzyskania przychodów mogą zostać zaliczone wszystkie koszty, których poniesienie pozostaje w związku z osiąganymi przez podatnika przychodami lub które służą utrzymaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów. W tym przypadku koszty takie są tylko pośrednio związane z przychodami, ale w interpretacji potwierdzono, że są kosztami dla celów podatku dochodowego.

Jednym z podstawowych wydatków na KSeF może być zakup lub aktualizacja licencji na używanie oprogramowania do faktur w nowym systemie. Taka licencja jest wartością niematerialną, która podlega amortyzacji, a nie ujmowaniu w bieżących kosztach.

Ostateczny kształt ustawy wprowadzającej KSeF poznamy zapewne w najbliższych tygodniach. Zajmie się nią Senat na posiedzeniu 12 lipca.

Etap legislacyjny: skierowana do Senatu

Zdaniem autora

Norbert Wasilewski doradca podatkowy, partner associate w Deloitte

KSeF może wpłynąć pozytywnie na płynność finansową firmy. Wystawiona faktura niemal natychmiast trafi do kontrahenta, a przy założeniu braku opóźnień przesyłek KSeF w praktyce już od dnia jej wystawienia będą mogły się liczyć terminy płatności. Dziś bywa z tym różnie. W wielu przypadkach termin płatności liczy się od dnia otrzymania faktury. Nowy system zminimalizuje możliwości opóźniania płatności np. z powodu późnego dostarczenia faktury przez zwykłą pocztę albo rzekomego zagubienia faktur w przesyłkach. W dużych firmach, wystawiających codziennie wiele faktur na znaczne kwoty, takie przyspieszenie płatności może oznaczać spore korzyści z przepływów pieniężnych. Krótsze terminy zaspokajania wierzycieli mogą wiązać się z niższymi kosztami finansowania (np. przy projektach budowlanych), co jest szczególnie ważne przy aktualnym, wysokim koszcie pieniądza.