Podatnik prowadzi działalność gospodarczą (działalność biurowa) w mieszkaniu (mieszkanie jest współwłasnością majątkową małżeńską). Mieszkanie ma 80 m2. Przedsiębiorca zgłosił w urzędzie gminy wykonywanie działalności w mieszkaniu i zadeklarował, że dla celów działalności będzie wykorzystywać 15 m2. Dlatego co miesiąc wlicza do kosztów 15/80 kwoty czynszu za to mieszkanie. Czy w taki sam sposób ma rozliczać koszty energii elektrycznej, tzn. też w wysokości 15/80? Faktury za energię dotyczą zawsze okresów dwumiesięcznych, więc jak te kwoty ujmować w kosztach i wpisywać do pkpir – raz na dwa miesiące? Czy ma jakieś znaczenie, że na fakturze za energię jako nabywcy są wpisani oboje małżonkowie? – pyta czytelnik.

Przedsiębiorcy (osoby fizyczne) prowadzący działalność gospodarczą w mieszkaniu (domu), którzy chcą zaliczyć wydatki związane z eksploatacją takiej nieruchomości jako koszt podatkowy prowadzonej firmy, muszą pamiętać o wykazaniu związku tych wydatków z prowadzoną działalnością. Nie mogą to być wydatki o charakterze osobistym. Organy podatkowe podkreślają, że wydatki związane z utrzymaniem mieszkania (domu) mogą być kosztem uzyskania przychodów takiego przedsiębiorcy tylko i wyłącznie w sytuacji, gdy pomieszczenie na prowadzenie działalności gospodarczej (np. gabinet lekarski, biuro itd.) nie służy potrzebom osobistym podatnika. Jeśli natomiast pomieszczenie służące działalności gospodarczej jest wykorzystywane także albo wręcz głównie na potrzeby osobiste, to wydatków tych przedsiębiorca nie może zaliczyć do kosztów podatkowych. Z tego względu powinno zostać wyodrębnione pomieszczenie, np. pokój w mieszkaniu, parter w domu dwukondygnacyjnym, służące wyłącznie prowadzeniu działalności gospodarczej (zob. interpretację Izby Skarbowej w Katowicach z 25 czerwca 2012 r., IBPBI/1/415-379/12/ZK).

W dacie wystawienia faktury

Odnośnie do daty potrącenia kosztu rozumiem, że czytelnik prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą kasową. Zatem wydatek zostanie poniesiony w dacie wystawienia faktury przez zakład energetyczny dokumentującej sprzedaż energii elektrycznej do tego mieszkania. Nie ma znaczenia, że okres rozliczeniowy faktury to dwa miesiące.

Koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione (zob. art. 22 ust. 4 ustawy o PIT). Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu (art. 22 ust. 6b ustawy o PIT).

Musi być związek z przychodem

Dla dalszej analizy zakładam, że spełnione są warunki do zaliczenia części wydatków na opłaty związane z mieszkaniem, w tym opłatę za energię elektryczną, do kosztów podatkowych.

Ustawa o PIT nie określa sposobu rozdzielania kosztów na związane z działalnością i osobiste w przypadku prowadzenia firmy w mieszkaniu (domu), w który przedsiębiorca także mieszka. Z tego względu może być to źródłem wielu kontrowersji i wątpliwości. Najczęściej stosowaną metodą jest współczynnik obliczany na podstawie udziału powierzchni mieszkania (domu) wykorzystywanej na potrzeby działalności gospodarczej w ogólnej powierzchni mieszkania – tak jak podatnik uczynił w przypadku czynszu. Kosztem uzyskania przychodów z tytułu opłat za energię będzie zatem kwota odpowiadająca procentowemu udziałowi powierzchni mieszkania zajętej na prowadzenie działalności gospodarczej w ogólnej powierzchni mieszkania, tj. w rozpatrywanym przypadku 15/80. Oznaczałoby to, że jeżeli wydatek za energię wynosi np. 160 zł, to kosztem będzie kwota 30 zł (dla uproszczenia nie uwzględniam tutaj aspektu VAT jako kosztu).

Przyda się pisemna informacja

Niestety, jest to metoda ułomna, gdyż może być przez organy podatkowe podniesiony argument, że energia elektryczna potrzebna do funkcjonowania firmy, tj. oświetlenia pomieszczenia wykorzystywanego do działalności i do sprzętu firmowego (np. komputer, drukarka – sprzęty najczęściej wykorzystywane w przypadku prowadzenia firmy w domu), jest zużywana w znacznie mniejszym zakresie niż ta, która jest zużywana na potrzeby osobiste, tj. na oświetlenie pozostałej części mieszkania i na działanie sprzętów domowych, np. telewizora, pralki, lodówki, kuchenki itd. Oczywiście w zależności od rodzaju firmy i posiadanych sprzętów firmowych mogą tu wystąpić różnice u poszczególnych przedsiębiorców. W celu uwiarygodnienia przyjętego współczynnika warto sporządzić informację wyjaśniającą w logiczny sposób przyjętą metodę rozliczania tego kosztu. Rozwiązaniem mogłaby być instalacja dodatkowego licznika, który umożliwiłby w sposób jednoznaczny odczyt wykorzystania prądu na cele osobiste i na potrzeby firmy. Z funkcjonalnych względów nie jest to jednak rozwiązanie zbyt dobre w przypadku mieszkania, natomiast warto je rozważyć w sytuacji, gdy np. parter w domu o dwóch kondygnacjach lub więcej jest wykorzystywany wyłącznie na potrzeby działalności gospodarczej.

Schemat księgowania

Na potrzeby schematu księgowania w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (>patrz wzór) zakładam, że podatnik ma prawo do uznania za koszt 15/80 wydatków za prąd. Zatem jeżeli wydatki za luty i marzec 2016 r. udokumentowane fakturą 10045/ /2016 z 3 lutego 2016 r. wyniosły łącznie 160 zł, to kosztem jest kwota 30 zł i ta podlega zaewidencjonowaniu w podatkowej księdze przychodów w lutym 2016 r. Wydatek uznawany za koszt to 30 zł (160 zł x 15/80).

Przedmiotowy wydatek z tytułu opłat za zużytą energię elektryczną podatnik powinien zaewidencjonować w kolumnie 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Jak wynika z objaśnień do podatkowej księgi: kolumna 13 jest przeznaczona do wpisywania pozostałych kosztów (poza wymienionymi w kolumnach 10–12), z wyjątkiem kosztów, których zgodnie z art. 23 ustawy o podatku dochodowym nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów. W kolumnie tej wpisuje się w szczególności takie wydatki, jak: czynsz za lokal, opłatę za energię elektryczną, gaz, wodę, c.o., opłatę za telefon, zakup paliw, wydatki dotyczące remontów, amortyzację środków trwałych, składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe pracowników w części finansowanej przez pracodawcę, składki na ubezpieczenie wypadkowe pracowników, wartość zakupionego wyposażenia.

Lepiej przepisać umowę

Moim zdaniem okoliczność, że faktura za prąd jest wystawiona na oboje małżonków, nie stanowi przeszkody, aby przedsiębiorca zaliczył część tych wydatków do kosztów podatkowych. Zakładam, że małżonka podatnika nie prowadzi działalności gospodarczej w tym mieszkaniu. Aby jednak nie było w tym zakresie żadnych wątpliwości, zalecałbym przepisanie umowy z zakładem energetycznym tylko na przedsiębiorcę.

Autor jest doradcą podatkowym