Aplikacja kosztem podatkowym dla kancelarii

Izba Skarbowa w Katowicach rozstrzygnęła w interpretacji z 22 kwietnia 2015 r. (IBPBI/1/4511-87/ 15/WRz), na jakich zasadach wydatki na aplikację notarialną mogą stanowić koszty uzyskania przychodów.

Z pytaniem zwróciła się kobieta, która prowadzi działalność gospodarczą w zakresie usług notarialnych. W swojej kancelarii zatrudnia pracownika na podstawie umowy o pracę. Do jego obowiązków należy m.in. wykonywanie kopii dokumentów, wydawanie wypisów bądź odpisów umów, przygotowywanie wstępnych wzorów różnego rodzaju umów – aktów notarialnych, pełnomocnictw, oświadczeń – oraz udzielanie informacji klientom w kwestiach czynności notarialnych. Od 1 stycznia 2014 r. pracownik, po zdaniu egzaminu wstępnego, jest aplikantem notarialnym. Wnioskodawczyni zamierza podpisać z nim umowę, na mocy której zobowiąże się od 2015 r. pokrywać koszty aplikacji, natomiast pracownik zostanie zobowiązany do pracy w kancelarii przez trzy lata po zakończeniu aplikacji.

Kobieta zapytała, czy kwota zapłacona na pokrycie kosztów aplikacji notarialnej pracownika może być kosztem uzyskania przychodów dla kancelarii notarialnej. Uzasadniała, że odbywanie przez niego aplikacji jest związane bezpośrednio z jego obowiązkami pracowniczymi, a także przyczynia się do usprawnienia działania i obsługi klientów oraz poprawy efektywności pracy samego pracownika oraz kancelarii.

Organ zgodził się z wnioskodawczynią

Izba uznała, że kwoty te mogą być ujęte w kosztach. Przypomniała, że aby dany wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, muszą zaistnieć łącznie trzy warunki:

- celem poniesienia wydatku (bezpośrednim lub pośrednim) powinno być osiągnięcie przychodu lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów,

- wydatek ten nie może być wymieniony w zawartym w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT katalogu wydatków i odpisów, które nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów,

- wydatek musi być prawidłowo udokumentowany.

Tylko racjonalne i gospodarczo uzasadnione

Według izby kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów. Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to takie, które zostały poniesione, aby można było uzyskiwać w dalszym ciągu przychody z danego źródła oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast za koszty służące zabezpieczeniu źródła przychodów należy uznać koszty poniesione na ochronę istniejącego źródła przychodów w sposób gwarantujący bezpieczne funkcjonowanie tego źródła. Istotą tego rodzaju kosztów jest więc ich obligatoryjne poniesienie w celu niedopuszczenia do utraty źródła przychodu w przyszłości. Organ podkreślił jednocześnie, że obowiązek jednoznacznego wykazania związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesionym wydatkiem a przychodem każdorazowo spoczywa na podatniku.

Izba zwróciła też uwagę, że wydatki związane z aplikacją notarialną pracownika nie są ujęte w katalogu zawartym w art. 23 ustawy o PIT. Nie jest to jednak wystarczająca przesłanka ich odliczenia. Przedsiębiorca powinien dodatkowo udowodnić, że wydatek mógł się przyczynić do osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów oraz że był prawidłowo udokumentowany.

Jeżeli zdobyta przez pracownika – aplikanta notarialnego – wiedza będzie miała odzwierciedlenie w powstaniu lub wzroście przychodu kancelarii (np. przez wpływ na zakres oraz jakość świadczonych przez kancelarię usług), ewentualnie na zachowanie lub zabezpieczenia tego źródła przychodu, to – zdaniem organu – wydatki związane z aplikacją notarialną pracownika mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej. Warunkiem jest ich należyte udokumentowanie.

Wcześniejsze wydatki z wyłączeniem

Fiskus nie zgadza się natomiast na odliczenie wydatków na aplikację, które zostały poniesione przed rozpoczęciem działalności gospodarczej. Mówi o tym m.in. interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 10 lutego 2015 r. (IBPBI/1/415-1402/14/WRz).