Dla jakich wydatków wystarczy kwit sporządzony przez podatnika

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej skupuję od ludności drewniane palety, które nie odpowiadają normom jakościowym (zużyte). Po naprawie palety jako towary handlowe będą sprzedawane innym firmom. Czy wydatki poniesione na zakup uszkodzonych palet mogą być udokumentowane dowodem wewnętrznym i na tej podstawie wpisane do podatkowej księgi przychodów i rozchodów jako koszt uzyskania przychodów? – pyta czytelnik.

Jednym z warunków zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu jest m.in. właściwe jego udokumentowanie. Chodzi o udokumentowanie w sposób pozwalający na zaewidencjonowanie w urządzeniach księgowych – w przypadku czytelnika w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

W złotych i po polsku

Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała, przy czym dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych. Jeżeli w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, to podatnik musi przeliczyć walutę obcą na złote, po obowiązującym w dniu operacji kursie, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do niego (§ 12 ust. 4 rozporządzenia ministra finansów sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów; dalej: rozporządzenie).

Zapisy w księdze trzeba wykazywać w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów (§ 12 ust. 1 rozporządzenia).

Skup surowców wtórnych od ludności

Na udokumentowanie zapisów w księdze dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio wydatkowały pieniądze (dowody wewnętrzne), określające:

- przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość,

- w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku) (§ 14 ust. 1 rozporządzenia).

Dowody te mogą dotyczyć wyłącznie zakupu od ludności odpadów poużytkowych ( surowców wtórnych), z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych (zob. § 14 ust. 2 pkt 6 rozporządzenia).

Ludność oznacza tu osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej. Osoby te nie mają możliwości wystawienia faktury, dlatego zakupy od nich podatnik dokumentuje dowodem wewnętrznym.

Zakup (skup) od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej zużytych palet drewnianych, które po naprawie będą towarami handlowymi w prowadzonej przez czytelnika działalności gospodarczej, będą mogły zostać udokumentowane dowodem wewnętrznym zawierającym dane wymienione w § 14 ust. 1 rozporządzenia, tj.:

- nazwę towaru,

- jego ilość,

- cenę jednostkową i

- wartość.

Wydatki poniesione na zakup (skup) palet, udokumentowane dowodem wewnętrznym, jako ściśle związane z uzyskaniem przychodu z działalności gospodarczej, będą mogły stanowić koszty tej działalności (interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 18 lutego 2014 r., IBPBI/1/415-1154/13/JS).

W kolumnie 10

Zgodnie z definicją legalną towary to towary handlowe, materiały podstawowe i pomocnicze, półwyroby (półfabrykaty), wyroby gotowe, braki i odpady oraz materiały przyjęte od zamawiających do przerobu lub obróbki (zob. § 3 pkt 1 rozporządzenia), z tym że:

- towarami handlowymi są wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym; towarami handlowymi są również produkty uboczne uzyskiwane przy prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej (zob. § 3 pkt 1 lit. a rozporządzenia)

- materiałami (surowcami) podstawowymi są materiały, które w procesie produkcji lub przy świadczeniu usług stają się główną substancją gotowego wyrobu; do materiałów podstawowych zalicza się również materiały stanowiące część składową (montażową) wyrobu lub ściśle z wyrobem złączone (np. opakowania – puszki, butelki) oraz opakowania wysyłkowe wielokrotnego użytku (np. transportery, palety), jeżeli opakowania te nie są środkami trwałymi (zob. § 3 pkt 1 lit. a rozporządzenia).

Z objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów wynika, że kolumna 10 jest przeznaczona do wpisywania zakupu materiałów oraz towarów handlowych według cen zakupu. W tej kolumnie czytelnik – na podstawie dowodu wewnętrznego – powinien zaewidencjonować zakup palet.

Autor jest doradcą podatkowym

Co wolno księgować

Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, do których zalicza się:

- faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej „fakturami", wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub

- dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów (zwiększenie przychodów) na podstawie art. 24d ustawy o PIT (dowody zmniejszenia kosztów/zwiększenia przychodów)

- dokumenty określające zwiększenie kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 24d ustawy o podatku dochodowym (dowody zwiększenia kosztów),

- inne dowody, wymienione w § 13 i 14 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

– wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

– datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres zrealizowania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, to wystarcza podanie jednej daty,