Nowa księgowa w mojej firmie chce, abym wyznaczył ją i poinformował nasz urząd skarbowy o tym, że teraz ona odpowiada w naszej spółce (z o.o.) za rozliczenia podatkowe. Czy jest taki obowiązek, skoro jako prezes to ja ponoszę odpowiedzialność? – pyta czytelnik.
Przepisy podatkowe regulują kwestie związane z wyznaczeniem osoby, która odpowiada w firmie za pobór podatków. Przewidują również zgłoszenie takiej osoby w urzędzie skarbowym. Zgodnie z art. 31 ordynacji podatkowej osoby prawne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, będące płatnikami lub inkasentami, są obowiązane wyznaczyć osoby, do których obowiązków należy obliczanie i pobieranie podatków oraz terminowe wpłacanie organowi podatkowemu pobranych kwot. Podmioty te są również zobowiązane do zgłoszenia właściwemu miejscowo organowi podatkowemu danych tych osób (imion, nazwisk i adresów).
Uwaga! Osoba wyznaczona do wykonywania czynności związanych z poborem podatków nie jest płatnikiem ani inkasentem (wyrok NSA z 5 października 1994 r., SA/Gd 1726/94).
W wyznaczonym terminie
Na takie zgłoszenie jest ściśle określony termin. W przypadku pierwszej wpłaty z tytułu obliczenia i pobrania podatków – należy to zrobić do dnia pierwszej wpłaty. Jeśli natomiast zmienia się wyznaczona wcześniej osoba odpowiedzialna za obliczanie i pobieranie podatków oraz terminowe wpłacanie organowi podatkowemu pobranych kwot, to tego zgłoszenia trzeba dokonać w terminie 14 dni od dnia, w którym wyznaczono tę inną osobę.
Przykład
16 stycznia spółka A rozwiązała w trybie natychmiastowym umowę o pracę z pracownicą działu płac spółki panią Katarzyną Kwiatkowską, która była osobą wyznaczoną przez prezesa zarządu do rozliczania podatków oraz terminowego ich wpłacania do organu podatkowego. Z uwagi na tryb rozwiązania umowy o pracę 19 stycznia prezes spółki powierzył jej obowiązki pani Grażynie Nowackiej. Dotychczasowe obowiązki pani Katarzyny przejęła pani Grażyna, więc została ona jednocześnie wyznaczona do obliczania i pobierania podatków oraz terminowego ich wpłacania do organu podatkowego. 21 stycznia zgłoszono ją organowi podatkowemu jako osobę odpowiedzialną za rozliczenia podatkowe. 14-dniowy termin został więc dochowany.
Osoba zobowiązana do obliczania i pobrania podatków oraz terminowego ich wpłacenia na rzecz organu podatkowego musi być wyznaczona przez osobę uprawnioną – kierownika danej jednostki organizacyjnej. Przepisy podatkowe nie podają, czy powinna to być jedna osoba, czy może to być kilka osób. Jeśli zatem podmiot wyznaczy kilka osób zobowiązanych, to musi je wszystkie wskazać fiskusowi. Zarząd spółki prowadzi sprawy tej spółki. Pracami zarządu kieruje jego prezes. Jeśli nie powierzono spraw spółki jako płatnika podatku od wynagrodzeń osób fizycznych (zaliczek na ten podatek) innej osobie, innemu z członków zarządu czy kierownikowi komórki finansowej tej firmy, to prezes zarządu spółki jest tą osobą, która zajmuje się jej sprawami gospodarczymi w powyższym zakresie (wyrok Sądu Najwyższego z 2 lipca 2002 r., IV KK 164/02).
Obowiązkiem kierownika jednostki jest wyznaczenie i zgłoszenie osoby wyznaczonej właściwemu miejscowo organowi podatkowemu wraz z podaniem danych personalnych i adresowych. Osobą taką może być osoba wskazana przez prezesa, ale też sam prezes, który decyduje o płatnościach, w tym o terminie zapłaty pobranych podatków.
Grozi kara grzywny
Jeśli obowiązek ustanowienia osoby odpowiedzialnej nie został spełniony, to na podstawie przepisów kodeksu karnego skarbowego osoba odpowiedzialna za całokształt spraw finansowych płatnika może ponieść odpowiedzialność (postanowienie Sądu Najwyższego z 24 lutego 1999 r., I KZP 26/98). Jest to wykroczenie skarbowe. Zgodnie z art. 79 k.k.s. płatnik lub inkasent, który nie wyznacza w wymaganym terminie osoby, do której obowiązków należy obliczanie i pobieranie podatków oraz terminowe wpłacanie organowi podatkowemu pobranych kwot, lub nie zgłasza właściwemu miejscowo organowi podatkowemu wymaganych danych tych osób, podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.
