Fiskus rygorystycznie podchodzi do zasad rozliczania samochodów osobowych. Potwierdza to interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie dotycząca sposobu dokumentowania ich przebiegu.
Z pytaniem do skarbówki wystąpiła spółka, która ma około 500 samochodów. Założyła dla każdego z nich ewidencję przebiegu. Prowadzą je pracownicy korzystający z pojazdów. Ponieważ samochodów jest dużo, a każdy z nich może być użytkowany przez kilka osób, jest ryzyko, że w zapisach pojawią się błędy, np. brak właściwego opisu trasy czy nieprawidłowa liczba przejechanych kilometrów.
Czy powodują one, że auto nie może być uznane za wykorzystywane wyłącznie na potrzeby działalności gospodarczej i nie można od niego odliczać 100 proc. VAT? Spółka twierdzi, że byłaby to zbyt surowa sankcja. Podkreśliła, że jej wewnętrzne regulaminy nakładają obowiązek uzyskania indywidualnego zezwolenia na wykorzystywanie pojazdów do czynności innych niż związane z biznesem. Został także wdrożony system weryfikacji w zakresie spełniania przez poszczególne ewidencje warunków wskazanych w przepisach.
Poza ewidencją przebiegu prowadzony jest alternatywny system raportowania tras wykonanych przez pojazdy. Spółka może więc wiarygodnie stwierdzić, czy dany samochód jest wykorzystywany w celach prywatnych. Pojedynczy błąd w samej ewidencji nie powinien wobec tego dyskwalifikować całego rozliczenia.
Fiskus miał jednak inne zdanie. Podkreślił, że zapisy w ewidencji nie powinny budzić wątpliwości. Jeśli ma bowiem wady (np. niepełne zapisy, luki w poszczególnych pozycjach, niezgodność licznika ze stanem rzeczywistym), nie będzie spełniona jedna z przesłanek warunkujących uznanie pojazdu za wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej.
Spółce nie pomogły zapewnienia, że jest w stanie wykryć błędy po pewnym czasie (np. podczas wewnętrznej kontroli prawidłowości prowadzenia ewidencji). Zdaniem fiskusa nie oznacza to, że wyeliminowała skutecznie możliwość wykorzystania pojazdów również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą. Pomimo posiadania alternatywnego systemu raportowania tras nie jest w stanie wykluczyć ewentualnych błędów w ewidencji. Ewentualne ich wykrycie może nastąpić dopiero po pewnym czasie, a nie w momencie zdania pojazdu przez osobę uprawnioną, np. w wyniku kontroli innej osoby do tych celów wyznaczonej. Spółka nie stworzyła szczelnego systemu kontroli i stosownych procedur użytkowania pojazdów, które wykluczają ich potencjalne użycie do celów prywatnych.
Reasumując, wskazane we wniosku o interpretację błędy w ewidencji przebiegu pojazdu powodują uznanie go za używany także poza działalnością gospodarczą. Skutkuje to utratą prawa do odliczenia 100 proc. VAT.
Numer interpretacji: IPPP3/443-618/14-2/ISZ
