Zgodnie z art. 42 ust. 1 ustawy o VAT wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów podlega opodatkowaniu według stawki 0 proc. Ustawodawca wskazał jednak, że podatnik musi spełnić kilka wymogów, aby móc skorzystać z preferencji. Warunkiem formalnym zastosowania stawki 0 proc. jest rejestracja podatnika realizującego wewnątrzwspólnotową dostawę towarów jako podatnika VAT UE. Z kolei nabywca musi posiadać właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych. Taki numer jest nadawany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy i zawiera dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej.

Rodzaj wymaganej dokumentacji zależy od tego, która strona transakcji organizuje transport towarów

Dopiero przed złożeniem deklaracji

Podatnik ma również obowiązek, przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, posiadać w swojej dokumentacji dowody, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju. Innymi słowy, podatnik musi posiadać potwierdzenie, że towary objęte wewnątrzwspólnotową dostawą towarów opuściły terytorium Polski i zostały dostarczone unijnemu nabywcy.

Uwaga! Dostarczenie towaru nabywcy nie oznacza, że przedmioty wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów muszą być dostarczone pod adres miejsca siedziby. Dostawa taka może trafić do innego miejsca wskazanego przez nabywcę. Krajem dostawy nie musi zatem być kraj, w którym nabywca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania. Ale musi to być kraj wspólnotowy.

Przedsiębiorca nie musi mieć numeru VAT UE już ?w chwili dostawy. Nie ma też obowiązku podania tego numeru na fakturze. Numer taki musi uzyskać przed złożeniem deklaracji podatkowej, w której ujął transakcję wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.

Numer ma znaczenie

Faktura dokumentująca wewnątrzwspólnotową dostawę towarów nie musi zawierać numeru VAT UE nabywcy. Niemniej jednak dostawca powinien sprawdzić swojego kontrahenta – czy ma taki numer i czy jest on aktualny.

Jak wynika z art. 42 ust. 2 ustawy o VAT, dostawa wewnątrzwspólnotowa towarów jest opodatkowana preferencyjną stawką 0 proc. także ?w sytuacji, gdy jej przedmiotem są:

- ?nowe środki transportu, ?a nabywca jest innym podmiotem działającym w innym państwie członkowskim niż Polska, z kolei dostawca dokonuje takiej dostawy okazjonalnie;

- ?wyroby akcyzowe objęte procedurą zawieszenia poboru akcyzy lub procedurą przemieszczania wyrobów akcyzowych z zapłaconą akcyzą, a nabywca nie ma numeru VAT UE. Warunkiem w tym przypadku jest jednak, aby był on podatnikiem podatku od wartości dodanej lub osobą prawną niebędącą podatnikiem podatku od wartości dodanej, działającą w takim charakterze na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju. Faktury nierzetelne podmiotowo nie dają podstawy do stosowania preferencyjnych zasad opodatkowania. Brak identyfikowalnego podmiotu dostawy uniemożliwia bowiem przyjęcie, że zostały spełnione warunki wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów. Nie można pominąć, że podatek od towarów i usług jest podatkiem opartym na zasadzie terytorialności, która polega na tym, że podatek ten jest pobierany od czynności wykonywanych na terytorium danego kraju. W przypadku stawki 0 proc. oznacza to rezygnację państwa z podatku od czynności dostawy (sprzedaży) z uwagi na domniemanie, że podatek będzie należny w kraju siedziby podmiotu nabywającego (wyrok WSA w Olsztynie z 5 grudnia 2013 r., I SA/Ol 690/13).

Numer VAT UE nie jest wymagany także od sprzedawcy, który jest osobą prawną, jednostką organizacyjną niemającą osobowości prawnej albo osobą fizyczną niebędącą podatnikiem VAT, dokonującą okazjonalnie wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu.

Ważne, kto wiezie

Dostawca ma obowiązek zgromadzić odpowiednie dowody dokumentujące wewnątrzwspólnotową dostawę towarów. Jednak w zależności od tego, kto transportuje towary, rodzaj wymaganej dokumentacji jest różny.

Posiadanie dokumentacji jest jednym z obligatoryjnych wymogów zastosowania stawki 0 proc. Ma ona potwierdzać wywiezienie i dostarczenie towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju (wyrok WSA ?w Opolu z 23 kwietnia 2014 r., ?I SA/Op 183/14).

1.

Jeśli za transport towarów w wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów odpowiada spedytor (przewoźnik) – osoba trzecia, to dostawca musi posiadać łącznie:

- ?dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika (spedytora) odpowiedzialnego za wywóz towarów ?z terytorium kraju, z których jednoznacznie wynika, że towary zostały dostarczone do miejsca przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju,

- ?specyfikację poszczególnych sztuk ładunku, przy czym można te towary wskazać na fakturze.

2.

Jeżeli wywóz towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów jest realizowany bezpośrednio przez sprzedawcę lub kupującego, przy użyciu własnego środka transportu jednej ze stron transakcji, podatnik musi posiadać:

- ?specyfikację poszczególnych sztuk ładunku,

- ?dokument, który zawiera co najmniej:

1) ?imię i nazwisko lub nazwę oraz adres siedziby działalności gospodarczej lub miejsca zamieszkania podatnika dokonującego wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz nabywcy tych towarów;

2) ?adres, pod który są przewożone towary, w przypadku gdy jest inny niż adres siedziby działalności gospodarczej lub miejsca zamieszkania nabywcy;

3) ?określenie towarów i ich ilości;

4) ?potwierdzenie przyjęcia towarów przez nabywcę do miejsca, o którym mowa w pkt 1 lub 2, znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju;

5) ?rodzaj oraz numer rejestracyjny środka transportu, którym są wywożone towary, lub numer lotu – w przypadku gdy towary przewożone są środkami transportu lotniczego.

3.

Jeśli zaś nabywca samodzielnie wywozi nowe środki transportu bez użycia innego środka transportu (przewozowego), to dostawca (sprzedawca) musi posiadać następującą dokumentację:

- ?specyfikację poszczególnych sztuk ładunku,

- ?dokument wywozu zawierający dane umożliwiające prawidłową identyfikację sprzedawcy i nabywcy oraz nowego środka transportu, w szczególności:

1) ?dane dotyczące podatnika i nabywcy,

2) ?dane pozwalające jednoznacznie zidentyfikować przedmiot dostawy jako nowy środek transportu,

3) datę dostawy,

4) ?podpisy podatnika i nabywcy,

5) ?oświadczenie nabywcy ?o wywozie nowego środka transportu poza terytorium kraju w terminie 14 dni od dnia dostawy,

6) ?pouczenie nabywcy ?o skutkach niewywiązania się z obowiązku, ?o którym mowa w pkt 5.

Taki wzór dokumentu wywozu – VAT 22 – został określony przez ustawodawcę ?w rozporządzeniu ministra finansów z 26 czerwca 2012 r. ?w sprawie określenia wzoru dokumentu potwierdzającego wywóz przez nabywcę nowego środka transportu z terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na terytorium innego państwa członkowskiego ?(DzU z 2012 r., poz. 767).

Przykład

Przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów są maszyny wymagające specjalnego transportu. ?Dostawca zlecił ten transport spedytorowi. Spedytor, odpowiedzialny za właściwy ?i bezpieczny przewóz maszyn ?w wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów, wystawił dokumenty przewozowe:

- ?zlecenie przewozu od Alfa sp. ?z o.o. z siedzibą w Warszawie ?z 10 września 2014 roku,

- ?potwierdzenie odbioru towaru ?w firmie BauMar GmbH ?z siedzibą w Wiesbaden ?z 13 września 2014 roku,

- ?przy czym potwierdzenie zostało wystawione przez magazyniera i potwierdzone przez dyrektora do spraw produkcji.

Dodatkowo spedytor dostarczył dostawcy (sprzedawcy) również specyfikację zamówienia, która zawiera informację o dwóch sztukach maszyn ALFA – C500, nieuszkodzonych, nowych fabrycznie, o numerach PL-1255 ?i PL-1256, których data produkcji to 4 kwietnia 2014 roku.

Uzupełniająca, ?czyli jaka

Jeśli dokumenty wskazane w trzech podstawowych wymienionych powyżej przypadkach nie potwierdzają w sposób jednoznaczny wywozu towarów z Polski i ich dostarczenia do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, to można się posiłkować innymi dokumentami. Mogą być nimi w szczególności: korespondencja handlowa z nabywcą, w tym jego zamówienie, dokumenty dotyczące ubezpieczenia lub kosztów frachtu, dokument potwierdzający zapłatę za towar; gdy dostawa ma charakter nieodpłatny lub zobowiązanie jest realizowane w innej formie – dokument stwierdzający wygaśnięcie zobowiązania, dowód potwierdzający przyjęcie przez nabywcę towaru na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju.

Posiadanie odpowiedniej dokumentacji ma fundamentalne znaczenie dla przedsiębiorcy. Nie może on stosować zerowej stawki VAT, jeśli nie ma dokumentów przewozowych. A zaufanie do zagranicznego kontrahenta – nabywcy, który potwierdził odbiór towarów, nie wystarczy, by skorzystać z preferencji, jaką umożliwił ustawodawca (wyrok NSA w Warszawie z 19 listopada 2013 r., I FSK 1610/12).