Unia Europejska już od kilku lat kładzie duży nacisk na popularyzację e-faktur. Jej intencją jest, żeby do 2020 r. e-faktura stała się dominującą formą fakturowania w państwach członkowskich. W części z nich ten cel już udało się osiągnąć. W Wlk. Brytanii aż 90 proc. faktur ma postać elektroniczną. W Niemczech wskaźnik sięga 60 proc. W Polsce jest to jednak, według danych Krajowej Izby Rozliczeniowej, ledwie 10 proc. Zazwyczaj jest to prosty PDF, który i tak wymaga ręcznego wprowadzania danych do systemów księgowych.
Dlaczego polskie przedsiębiorstwa nie chcą korzystać z e-faktur? Jak wynika z badania Millward Brown na zlecenie firmy BillBird, przeprowadzonego wśród osób odpowiedzialnych za fakturowanie (w tym głównych księgowych), największą barierą jest obawa, że urząd skarbowy zakwestionuje dokumenty w postaci elektronicznej. Dlatego ankietowane osoby przyznawały, że nie szukały informacji o e-fakturach i nie interesowały się tematem. Nie rozmawiały też o tym temacie ze swoimi służbami księgowymi. Posiadana wiedza o e-fakturach była szczątkowa i bardzo często błędna, m.in., że tego typu dokument musi zawierać podpis elektroniczny. Respondenci przyznawali równocześnie, że mają kontakt z e-fakturami w życiu prywatnym, np. jako klienci operatorów komórkowych. Elektroniczne faktury były w tym kontekście oceniane jako bardzo wygodne. Doświadczenia te nie przenosiły się jednak w żadnym stopniu na życie zawodowe.
Krajowe firmy nie palą się do przejścia na elektroniczne faktury, bo zupełnie nie zwracają uwagi, jak wysokie koszty związane są z obsługą papierowej dokumentacji. Całkowicie pomijane są też kwestie związane z ekologią. W badanych firmach nikt nie zadawał sobie trudu, żeby kiedykolwiek policzyć, jak drogie są tradycyjne faktury. – Podejmowane próby kończyły się na zsumowaniu wydatków na znaczki. Nikt nie brał pod uwagę wydatków na koperty, tonery do druku, a przede wszystkim koszty ludzkie – mówią przedstawiciele Millward Brown.
1,5 miliarda faktur wystawianych jest co roku w naszym kraju. Koszt dostarczenia każdej z nich wynosi średnio 4 zł
Szacuje się, że koszt przygotowania i wysłania papierowej faktury to ok. 4 zł. „Wyprodukowanie" podobnego dokumentu w wersji elektronicznej jest o ok. 80 proc. tańsze. Dla małej firmy, która miesięcznie wystawia 10 rachunków (czyli 120 rocznie), wydatki z tym związane nie są duże, nie przekraczają 500 zł. Jednak dla średniej czy dużej, która wystawia setki albo tysiące faktur, koszty liczone są już w setkach tysięcy lub nawet milionach złotych.
Mimo obaw, jakie budzą, elektroniczne faktury będą jednak zyskiwały na popularności w Polsce. Od początku 2013 r. weszło w życie rozporządzenie ministra finansów liberalizujące kwestię stosowania e-faktury. Została wprowadzona tzw. zgoda domniemana na otrzymanie faktury elektronicznej. Z kolei Ministerstwo Gospodarki pracuje nad ustawą, której przyjęcie zrewolucjonizuje obieg faktur w Polsce.
Do implementacji nowych przepisów obliguje nasz kraj dyrektywa w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych (2014/55/EU), która została przyjęta przez Parlament Europejski. Weszła w życie 27 maja br. Zgodnie z wytycznymi dyrektywy, we wszystkich państwach unijnych rozliczani e zamówień publicznych będzie realizowane wyłącznie w postaci elektronicznych faktur w standardzie umożliwiającym ich automatyczne przetwarzanie.
W Polsce nowe przepisy powinny wejść w życie w 2017 r. W pierwszej kolejności zostanie nimi objęta administracja centralna, a następnie też samorządowa.
