Obciążenie kontrahenta kosztami nie w każdym przypadku powoduje konieczność ich opodatkowania i udokumentowania fakturą. Jak wyjaśniają organy podatkowe ?w udzielanych na ten temat interpretacjach, czynność podlega opodatkowaniu jedynie wtedy, gdy jest wykonywana w ramach umowy zobowiązaniowej, ?a jedna ze stron transakcji może zostać uznana za bezpośredniego beneficjenta tej czynności. Związek pomiędzy otrzymywaną płatnością a świadczeniem na rzecz realizującego płatność musi mieć przy tym charakter bezpośredni i na tyle wyraźny, aby można było powiedzieć, że płatność ta następuje w zamian za to świadczenie.

Pomiędzy wierzycielem ?a jego dłużnikiem, który zwraca koszty przesyłki pocztowej zawierającej wezwanie do zapłaty, nie istnieje świadczenie wzajemne. Wierzyciel w zamian za wpłaconą kwotę nie wykonuje bowiem na rzecz dłużnika żadnego świadczenia. Tym samym wysłanie wezwania do zapłaty ?i obciążenie dłużnika kosztami tej przesyłki nie jest świadczeniem usług. W takim przypadku wierzyciel (podatnik VAT) nie świadczy usługi na rzecz dłużnika, a otrzymany zwrot wydatków nie jest obrotem podlegającym opodatkowaniu.

Odzyskanie pieniędzy

Jeśli w takim przypadku wierzyciel obciąży dłużnika opłatą pocztową za nadanie listu poleconego, który zawierał wezwanie do zapłaty, to wówczas obciążenie tymi rzeczywistymi kosztami opłaty pocztowej nie podlega VAT. Zobowiązanie do uiszczenia kosztów przesyłki poleconej, ponoszonych przez wierzyciela w związku z wysłaniem wezwania do uregulowania należności, jest świadczeniem pieniężnym mającym postać zwrotu kosztów. W uproszczeniu sprowadza się ono jedynie do odzyskania pieniędzy za nadanie przesyłki pocztowej. Takie świadczenie pieniężne, które nie jest wynagrodzeniem za wykonaną usługę, pozostaje poza zakresem VAT, co wyklucza jego udokumentowanie fakturą. W tych okolicznościach obciążenie dłużnika kosztami przesyłki pocztowej powinno zostać potwierdzone dokumentem innym niż faktura, np. notą księgową.

Fiskus potwierdza

Tak samo uznała Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacji z 7 maja 2013 r. (ITPP1/443-143/13/AP). W piśmie tym czytamy, że: „(...) obciążanie kosztami ryczałtowymi za wysłanie listem poleconym wezwania do zapłaty – w przypadku, gdy klient spóźnia się z płatnością – nie stanowi ani dostawy towarów, w rozumieniu art. 7 ?ust. 1 ustawy, ani świadczenia usług, w rozumieniu art. 8 ust. 1 ustawy. A zatem zwrot kosztów nie stanowi czynności podlegającej opodatkowaniu, określonej w art. 5 ust. 1 ustawy, którą należałoby udokumentować fakturą VAT. W związku z tym spółka może wystawić w przedmiotowej sprawie notę obciążeniową".

Podobnego wyjaśnienia udzieliła też Izba Skarbowa ?w Łodzi w piśmie z 21 stycznia 2013 r. (IPTPP1/443-900/12-2/MH). Wskazała w nim, że: „(...) zobowiązanie do zwrotu kosztów ponoszonych przez wnioskodawcę w związku z wezwaniami do uregulowania zaległości w opłatach oraz za do-?ręczenie korespondencji nie dotyczy świadczenia mającego charakter usługi, lecz jest świadczeniem pieniężnym mającym postać zwrotu kosztów.(...) Reasumując, kwoty które wnioskodawca otrzyma z tytułu zwrotu kosztów wezwań do zapłaty oraz opłaty za doręczenie korespondencji nie stanowią odpłatności za czynność określoną w art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług, a zatem nie podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług."

Udokumentowane notą

Obciążenie dłużnika kosztami opłaty pocztowej za nadanie listem poleconym wezwania do zapłaty – w przypadku, gdy klient spóźnia się z płatnością – nie jest ani odpłatną dostawą towarów, ani odpłatnym świadczeniem usług ?w rozumieniu art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT. A skoro nie jest czynnością podlegającą opodatkowaniu VAT, to obciążenia tego nie można potwierdzić fakturą. W tym przypadku wierzyciel może udokumentować obciążenie dłużnika kosztami opłaty pocztowej poprzez wystawienie np. noty obciążeniowej wskazującej na wysokość tego obciążenia oraz jego tytuł.