Konieczne są dodatkowe ewidencje

- Prowadzę działalność gospodarczą, rozliczam się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zamierzam zatrudnić pracowników, nie tylko na podstawie umów o pracę, ale także na podstawie umów cywilnoprawnych, głównie umów-zleceń. Co powinna zawierać karta przychodów pracowników? Jakie dane są obligatoryjne? Czy taką kartę będę musiała prowadzić także dla zleceniobiorców?

– pyta czytelniczka.

Zgodnie z § 5 pkt 1 rozporządzenia ministra finansów ?z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: rozporządzenie) podatnicy, którzy wypłacają pracownikom należności ze stosunku pracy (wynagrodzenie), mają obowiązek prowadzić indywidualne (imienne) karty przychodów pracowników.

Wszelkie należności

Użycie sformułowania „należności ze stosunku pracy" wskazuje, że chodzi tu nie tylko o wynagrodzenie podstawowe, ale również wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, np. wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, dodatki, nagrody, ekwiwalenty, a także świadczenia ponoszone za pracownika i wartość nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. W karcie przychodów pracowników należy zatem uwzględnić wszelkie świadczenia (w tym nieodpłatne), które mają związek ze stosunkiem pracy.

Karty przychodów pracowników nie prowadzi się w przypadku wypłacania wynagrodzeń osobom fizycznym, które wykonują obowiązki na podstawie umów-zleceń i umów ?o dzieło.

Przykład

PPHU Agrafka zatrudnia pracowników. W lutym 2014 r., ?z uwagi na konieczność wykonania planu i wysłania większej ilości towarów, firma musiała zawrzeć umowy-zlecenia z dwoma osobami. Ponieważ zatrudnienie nastąpiło na podstawie umowy cywilnoprawnej, firma nie prowadzi dla tych dwóch zleceniobiorców kart przychodów pracowniczych.

Niezbędne dane

Przepisy podatkowe nie określają wzoru karty przychodów pracowników, niemniej § 5 pkt 2 rozporządzenia określa minimum danych, które taka karta powinna zawierać. Są to:

- ?imię i nazwisko pracownika,

- ?identyfikator podatkowy, czyli numer identyfikacji podatkowej (NIP) albo numer Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (PESEL),

- ?miesiąc, w którym nastąpiła wypłata,

- ?suma osiągniętych w danym miesiącu przychodów brutto (w gotówce i w naturze),

- ?koszty uzyskania przychodu,

- ?składka na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe),

- ?podstawa obliczenia zaliczki w danym miesiącu,

- ?razem dochód narastająco od początku roku,

- ?kwota należnej zaliczki na podatek dochodowy obliczona zgodnie z przepisami ustawy o PIT,

- ?składka na powszechne ubezpieczenie zdrowotne,

- ?należna zaliczka na podatek dochodowy,

- ?data przekazania zaliczki na rachunek urzędu skarbowego.

W jakim terminie

Stosownie do § 18 pkt 3 rozporządzenia podatnik jest obowiązany wypełnić karty przychodów pracowników najpóźniej w terminie przewidzianym dla przekazania zaliczki na podatek dochodowy od tych przychodów na rachunek urzędu skarbowego. Generalnie, płatnicy podatku mają obowiązek przekazać kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, ?w którym pobrano zaliczki. ?W takim też terminie powinny być dokonywane wpisy w karcie przychodów pracowników.

W kolumnie 12

Zgodnie z punktem 12 objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów w kolumnie 12 wpisuje się wynagrodzenia brutto wypłacane pracownikom (w gotówce i w naturze). Przy czym wynagrodzenia w naturze, jeżeli przedmiotem świadczeń w naturze są rzeczy lub usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej pracodawcy, wpisuje się według przeciętnych cen stosowanych wobec innych odbiorców, ?a w pozostałych przypadkach ?– na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju ?i gatunku, z uwzględnieniem ?w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia.

Stosownych wpisów dokonuje się: