W myśl art. 15 ust. 1 ustawy o CIT i odpowiednio art. 22 ust. 1 ustawy o PIT podstawowym warunkiem dla uznania danego wydatku za koszt dla celów podatkowych jest możliwość wykazania przez podatnika, że wydatek ten ma związek z możliwością osiągnięcia przychodów (zachowania lub zabezpieczenia ich źródła) oraz nie jest ujęty ?w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów zawartym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT (i odpowiednio art. 23 ust. 1 ustawy o PIT).

Wydatki na zakup posiłków dla pracowników nie zostały wymienione w katalogu kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, czyli ?w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. ?W związku z tym w zakresie przedmiotowych wydatków trzeba każdorazowo ocenić, czy okoliczności, z jakimi wiąże się dany wydatek, pozwalają na jego zakwalifikowanie do kosztów uzyskania przychodów.

Obowiązek z przepisów BHP

Zgodnie z art. 232 kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych. Zasady postępowania pracodawcy w tym zakresie precyzują przepisy wykonawcze, tj. rozporządzenie Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (DzU nr 60, poz. 279). Zgodnie z tymi przepisami pracodawca ma obowiązek zapewnić posiłek pracownikom wykonującym określone prace.

W kontekście regulacji dotyczących kosztów uzyskania przychodów należy zauważyć, że jeżeli wydatki ponoszone przez pracodawców na zakup posiłków profilaktycznych dla pracowników następują ?w wyniku wypełnienia obowiązków nałożonych przepisami o BHP, to ich celem jest zapewnienie pracownikom właściwych warunków pracy. Wydatki takie ponoszone są ?w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą ?i służą osiągnięciu, zachowaniu i zabezpieczeniu źródeł przychodów, przez co spełniają główny warunek umożliwiający zaliczenie ich do kosztów uzyskania przychodów (art. 15 ust. 1 ustawy o CIT i art. 22 ust. 1 ustawy o PIT).

Wynika z tego, że pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wszelkie wydatki na zakup posiłków profilaktycznych i napojów przeznaczonych dla pracowników w zakresie, w jakim wiąże się to z realizacją obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy.

Fiskus się zgadza

A zatem w sytuacji gdy pracodawca ponosi wydatki na rzecz pracownika, realizując tym samym ciążący na nim ustawowy obowiązek zapewnienia pracownikom posiłków profilaktycznych, wydatki takie są kosztem uzyskania przychodów.

Stanowisko to potwierdzają organy podatkowe. Przykładowo można tu wskazać na interpretację z 5 stycznia 2007 r. (PD/415/I/34/06), w której Urząd Skarbowy w Zakopanem uznał, że „jeżeli obowiązek wydawania posiłków nie będzie wynikał z odrębnych przepisów, to wydatki poniesione przez pracodawcę na ten cel nie będą kosztami uzyskania przychodów. Jeżeli więc pracodawca nie był zobowiązany do zapewnienia pracownikom posiłków profilaktycznych i regeneracyjnych, to wydatki z tym związane nie będą kosztami podatkowymi". Podobne stanowisko znajdziemy w interpretacji z 7 lutego 2013 r., IBPBI/2/423-1481/12/MS, wydanej przez Izbę Skarbową w Katowicach.

Uzasadnione ?przypadki

Zdarza się jednak, że pracodawcy kupują posiłki dla pracowników w innych przypadkach niż wynikające z regulacji prawa pracy. Powstaje wówczas wątpliwość, jak pracodawca powinien rozliczyć takie wydatki.

Co do zasady, pracodawca, poza przypadkami, o których mowa była wyżej, nie jest zobowiązany do finansowania swoim pracownikom posiłków czy artykułów spożywczych, gdyż to pracownicy powinni we własnym zakresie zapewnić sobie posiłek w czasie pracy. Zasadniczo zatem wydatki na posiłki dla pracowników powinny podlegać wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodu. Warto jednak zauważyć, że zdarzają się sytuacje, kiedy poniesienie przez pracodawcę wydatków będzie uzasadnione z punktu widzenia jego interesów. Sytuacje takie mogą dotyczyć np.: okresów wzmożonej intensywności pracy wykonywanej przez pracowników także w godzinach nadliczbowych (np. inwentaryzacja).

W szczególnych warunkach

Zapewnienie posiłku może okazać się uzasadnione ?w szczególności wtedy, gdy pracownicy wykonują swoje obowiązki w ramach nadgodzin wynikających ze szczególnych potrzeb pracodawcy czy też w szczególnych warunkach (np. atmosferycznych) niewynikających z zakresu obowiązków itp. W takim bowiem przypadku pracownik może nie wiedzieć, że będzie musiał zostać w pracy dłużej, niż przewiduje to zakres jego obowiązków, bądź będzie musiał pracować w cięższych niż zwykle warunkach ze zmniejszoną skutecznością. Zapewnienie posiłku w takim przypadku – pomimo braku obowiązku po stronie zakładu pracy – pozostaje w związku ?z możliwością uzyskania przychodu przez pracodawcę i może być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu.

Stanowisko takie znajduje potwierdzenie w niektórych interpretacjach organów podatkowych. Izba Skarbowa ?w Poznaniu w interpretacji z 5 listopada 2010 r. (ILPB1/415-952/10-3/AG) stwierdziła, że „(...) wydatki jeżeli są kosztami funkcjonowania firmy na zwyczajowo przyjętym poziomie i są racjonalnie i gospodarczo uzasadnione, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów w pełnej wysokości.

Pracodawca może uznać rachunki związane z zakupem gotowego posiłku typu catering, jedzenie na wynos, fast-food, pizza czy też produkty spożywcze dla pracowników pracujących w godzinach nadliczbowych jako koszty uzyskania przychodów". Podobnie wypowiedziała się Izba Skarbowa w Warszawie ?w interpretacji z 8 października 2012 r. (IPPB5/423-590/12-2/RS).

Poprawa komfortu ?i nastroju...

W zakresie możliwości uznania za koszty uzyskania przychodów wydatków na posiłki dla pracowników pojawia się również argument poprawy komfortu pracy i nastroju pracowników jako czynników wpływających na efektywne wykorzystanie czasu pracy. Niektóre organy podatkowe uznają taki argument za zasadny.

Jak wynika z interpretacji ?Izby Skarbowej w Warszawie ?z 18 września 2009 r. (IPPB5/?423-468/09-4/JC), „wydatki ponoszone przez spółkę ?w celu zapewnienia pracownikom posiłków i napojów bezalkoholowych będą miały pośredni wpływ na uzyskiwanie przez spółkę przychodów ?z prowadzonej działalności gospodarczej. Poprzez świadczenia na rzecz pracowników pracodawca zapewnia pracownikom lepsze warunki pracy, bardziej efektywne wykorzystanie czasu pracy, komfort pracy, poprawia nastrój, co pozytywnie wpływa na wydajność pracowników, ?a tym samym firmy jako podmiotu generującego przychody. Ponoszone przez pracodawcę wydatki na posiłki ?i napoje nie zostały wyłączone z kosztów uzyskania przychodów w art. 16 ust. 1 ustawy. Organ uznaje więc, że przedmiotowe wydatki na rzecz pracowników stanowią dla spółki koszt uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych".

...nie zawsze będzie uwzględniona

Należy jednak podkreślić, że wniosek taki nie musi być przyjęty przez organ w toku ewentualnej kontroli podatkowej. Jeśli bowiem organ stwierdzi, że w danej sytuacji zapewnienie posiłków pracownikom nie wynika z kodeksu pracy bądź ze szczególnych potrzeb pracodawcy (np. praca w godzinach nadliczbowych), to może uznać, że wydatek taki nie pozostaje ?w bezpośrednim związku ?z możliwością uzyskania bądź zabezpieczenia przychodu przez podatnika. Argument ?o motywacyjnym charakterze wydatku może być uznany za niewystarczający, szczególnie w przypadku nagminnego ponoszenia tego typu wydatków.

— Grzegorz Wachołek, kierownik działu podatku dochodowego w ECDDP Spółka Doradztwa Podatkowego

— Magdalena Szczepańska, konsultantka podatkowa ?w ECDDP Spółka Doradztwa Podatkowego