Czy podpis na nocie odsetkowej jest konieczny

Umowy, jakie nasza spółka zawiera z kontrahentami, przewidują, że będziemy obciążać odsetkami odbiorców, którzy nie płacą w terminie za dostarczane towary. ?Ze względu na znaczną liczbę firm, z którymi współpracujemy, wystawiamy wiele not odsetkowych. Czy możemy uprościć sobie pracę i nie umieszczać na notach odręcznego podpisu osoby, która je wystawia

Jeżeli dłużnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego, wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia, chociażby nie poniósł żadnej szkody ?i chociażby opóźnienie było następstwem okoliczności, za które dłużnik nie ponosi odpowiedzialności. ?Zasada ta wynika z art. 481 § 1 kodeksu cywilnego ?(dalej: k.c.). W praktyce gospodarczej takie sytuacje występują często i wymagają odpowiedniego udokumentowania notą odsetkową (obciążeniową notą księgową). Elementy występujące na nocie odsetkowej regulują przepisy k.c. i ustawy o rachunkowości (dalej: uor). Jednak podatnicy nadal mają wątpliwości, czy mają obowiązek składania podpisów pod notą odsetkową.

Praktyka gospodarcza ukształtowana na podstawie art. 21 ust. 1 uor wskazuje, że nota odsetkowa, jako dowód księgowy, powinna zawierać co najmniej:

- ?datę sporządzenia,

- ?dane wierzyciela i dłużnika,

- ?rodzaj i kwoty powstałych zobowiązań,

- ?termin opóźnień w spłacie,

- ?kwotę należnych od niej odsetek,

- ?termin uregulowania powstałego zadłużenia wraz ?z odsetkami,

- ?wskazanie sposobu uregulowania płatności,

- ?podpis osoby upoważnionej do sporządzenia ?noty.

Natomiast zgodnie z art. 21 ust. 1a uor można zaniechać zamieszczania na dowodzie księgowym podpisu wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów. Taka sytuacja dotyczy na przykład wystawionych faktur.  Jednocześnie, zgodnie ?z art. 21 ust. 4  uor, jeżeli dowód nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika aktywów, przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu albo nie jest dowodem zastępczym, to podpisy osób, o których mowa w ust. 1 pkt 5 (czyli wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów), mogą być zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób.

Zatem w opisanej w pytaniu sytuacji trzeba ustalić, czy wystawiona nota odsetkowa:

- ?nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika aktywów, przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu albo

- ?nie jest dowodem zastępczym.

W pierwszym przypadku nie ma wątpliwości, że nota odsetkowa sama w sobie nie jest dokumentem potwierdzającym przekazanie, przejęcie lub przeniesienie własności składników majątku. Nota odsetkowa nie potwierdza bowiem tytułu własności.

Jeżeli chodzi o drugi aspekt, to definicja dowodu zastępczego z art. 20 ust. 3 pkt 3 uor wskazuje, że dokumenty zastępcze wystawiane są do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego. Nie mają więc zastosowania do not obciążeniowych. Są one bowiem kwalifikowane jako dokumenty zewnętrzne własne.

W związku z tym podpisy na nocie odsetkowej mogą być zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie osób podpisujących. W praktyce należy przyjąć, że od strony wystawcy może to być nadrukowane imię i nazwisko osoby wystawiającej notę czy przystemplowana pieczątka imienna oraz faksymile pod warunkiem, że na jej podstawie będzie można ustalić osobę podpisującą.

—Marek Binio, zastępca dyrektora ds. rachunkowości ?w Business Support Solution SA