Kłopot z transakcjami dokonanymi na papierze

Pomyłki w fakturowaniu zdarzają się niemal w każdym przedsiębiorstwie. Dokument sprzedaży trafia do niewłaściwego klienta albo dokumentuje transakcję, do której po prostu nie doszło.

– To nie zdarza się codziennie, ale w firmach współpracujących z tysiącami klientów takie sytuacje są nieuniknione. Dlatego czasem trzeba anulować fakturę, ale od 1 stycznia 2014 r. nie ma ani wyraźnych przepisów, ani interpretacji, jak sobie z tym radzić – zauważa Bogdan Zatorski, kierownik konsultingu biznesowego w firmie Sage, dostawcy oprogramowania dla przedsiębiorstw.

Stara praktyka ?i nowe regulacje

Takie obawy rzeczywiście mogą trapić firmy wystawiające faktury dla wielu klientów. Od 1 stycznia zmienił się bowiem charakter prawny faktury VAT. Zasadniczo jej wystawienie nie jest związane z momentem powstania obowiązku podatkowego – o tym ostatnim decyduje data dostawy towaru lub wykonania usługi. Jednakże nowe przepisy rzeczywiście nic nie mówią o skutecznym prawnie anulowaniu faktur.

Wprawdzie do końca 2013 r. jasnych przepisów też nie było, ale w tych sprawach wykształciła się praktyka organów skarbowych i orzecznictwo sądów.

Co było, a nie jest

Zwykle fiskus dopuszczał anulowanie faktury, gdy ta „nie trafiła do obrotu prawnego". W praktyce były to sytuacje, gdy zarówno dostawca, jak i odbiorca doszli do zgodnego wniosku, że faktura jest nieprawidłowa, i nie wprowadzili jej do swoich ewidencji. Organy skarbowe zgadzały się, by anulowanie faktury następowało przez przekreślenie oryginału i kopii faktury oraz dokonanie na nich adnotacji uniemożliwiających ich powtórne wykorzystanie.

Jeśli jednak np. odbiorca nie zauważył nieprawidłowości i wciągnął ją do buchalterii – trzeba było wystawić fakturę korygującą. Dalej wystarczyło postępować jak w wypadku innych korekt.

Ten sposób traktowania nieprawidłowych faktur potwierdzała np. interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 5 listopada 2012 r. (nr IBPP2/443-817/12/IK) Naczelny Sąd Administracyjny też zgadzał się z takimi scenariuszami, aczkolwiek w wyroku z  7 marca 2012 r. (sygn. I FSK 796/11) wskazał, że anulowanie faktur powinno być traktowane jako wyjątkowe zdarzenie.

Teoretycznie anulowanie nieprawidłowych faktur w 2014 r. powinno być łatwiejsze, skoro wystawienie faktury „oderwano" od obowiązku podatkowego. Jednak nowe przepisy pozwalają na fakturowanie na 30 dni przed dostawą towarów czy usług. Może się zatem okazać, że odbiorca wciągnie do swojej ewidencji fakturę dokumentującą nieistniejącą transakcję i nienależnie odliczy VAT naliczony z tej faktury.

Obowiązek kontroli

Jak zatem sobie radzić, skoro są wątpliwości, czy „starą" praktykę anulowania faktur można nadal stosować?

– Warto we własnym zakresie dokonywać kontroli biznesowych wiążących czynności opodatkowane z wystawianiem faktur – sugeruje Bogdan Zatorski.

Wskazuje przy tym, że obowiązek takich kontroli wynika z art. 106m ustawy o VAT, a niedopełnienie tego obowiązku, także w razie anulowania faktur, może zostać uznane przez fiskusa za wykroczenie skarbowe.