Kilometrówka znajduje zastosowanie w przypadku rozliczania wykorzystania przez pracownika jego prywatnego samochodu do odbycia podróży służbowej na polecenie pracodawcy.
Przykład
Członkowie zarządu spółki ABC, ?po zapoznaniu się z informacjami ?o rynkowych cenach najmu samochodów osobowych, zapytali księgową spółki, czy nie lepiej by było, gdyby przychód z tytułu użytkowania przez nich samochodów służbowych na cele prywatne rozliczać na podstawie kilometrówki.
Przepisy ustawy o PIT nie zawierają regulacji szczegółowych dla sytuacji odwrotnej, czyli właśnie dla rozliczania przychodu z tytułu nieodpłatnego użytkowania samochodu służbowego dla prywatnych celów pracownika. Pomimo że naturalne wydaje się stosowanie tych samych zasad w obie strony, to jednak brak podstawy prawnej powoduje, że zastosowanie kilometrówki dla określenia nieodpłatnego świadczenia w związku z używaniem auta służbowego dla celów prywatnych nie jest możliwe. W tym przypadku należy stosować przepisy ogólne, dotyczące ustalania nieodpłatnych świadczeń. Istnieje realne ryzyko, że rozliczanie jazd prywatnych według kilometrówki zostałoby zakwestionowane przez organy podatkowe ?w trakcie kontroli. Ryzyko to potwierdza jednolita linia interpretacyjna prezentowana przez organy podatkowe, m.in. w interpretacji Izby Skarbowej w Poznaniu z 12 czerwca 2012 r. (ILPB2/415-225/12-4/TR).
Prowadzenie ewidencji wydaje się najbardziej precyzyjnym sposobem określenia, jaka liczba kilometrów jest przejeżdżana samochodem dla celów służbowych, a jaka prywatnie. Warunkiem, aby dane te były miarodajne, jest jednak bieżące i dokładne prowadzenie zapisów w ewidencji i dbanie o to, aby dane te nie uległy zniszczeniu.
Przykład
Kiedy już spółka ABC poznała zasady ustalania przychodu pracowników i członków zarządu, zaczęła się zastanawiać, jak precyzyjnie określić, jaka część przejeżdżanych tras jest prywatnym użytkowaniem samochodu przez pracownika. Uznała, że najlepszym sposobem będzie zobowiązanie pracowników i członków zarządu ?do prowadzenia ewidencji jazd poprzez zapisywanie liczby kilometrów pokonanych samochodem w celach służbowych oraz w celach prywatnych.
W przypadku aut w leasingu pracodawca powinien na podstawie tych zapisów móc ustalić udział kilometrów przejechanych prywatnie w kilometrach przejechanych łącznie w danym miesiącu i poprzez zastosowanie proporcji wyliczyć przychód pracownika w kosztach ponoszonych w związku z utrzymaniem danego samochodu. Punktem odniesienia może być rzeczywisty miesięczny koszt utrzymania samochodu lub uśredniony koszt, ustalony jako 1/12 rocznych wydatków spółki na ten cel. Pracodawca powinien ustalić koszt przejechania jednego kilometra lub jednej godziny i według tego mnożnika ustalić przychód pracownika.
Przepisy ustawy o PIT nie zawierają regulacji w zakresie rachunkowego sposobu określania przychodu z tego tytułu, w związku z tym podatnik ma prawo samodzielnie zdecydować o tym, w jaki sposób będzie ustalał ten przychód. Istotne jest, aby sposób ustalania przychodu pozwalał na ustalenie go na poziomie najbardziej adekwatnym do otrzymywanych przez pracownika świadczeń.
W przypadku aut należących do spółki ewidencja powinna dostarczyć danych pozwalających na określenie przychodu na podstawie danych posiadanych z rynku. Jeżeli spółka zna cenę wynajmu samochodu osobowego obliczaną na podstawie przejechanych kilometrów, to powinna ustalić przychód członka zarządu na podstawie wpisów o kilometrach przejechanych prywatnie. Jeżeli natomiast spółka posiada dane źródłowe odwołujące się do czasu (np. w godzinach), ?w jakim auto było przez tego członka zarządu użytkowane prywatnie, to należy zadbać ?o to, aby dane z ewidencji odnosiły się do czasu użytkowania. Szczegółowy sposób rozliczenia na podstawie informacji otrzymanych od członka zarządu zależy od danych pozyskanych przez spółkę z rynku. Zależy także od decyzji o tym, czy „wykorzystane godziny" będą traktowane jak najem krótkoterminowy, czy może spółka zdecyduje o stosowaniu cen ?i zasad jak dla najmu długoterminowego.
— Katarzyna Gajda, doradca podatkowy ?w Rödl & Partner w Poznaniu
