Czy dowód księgowy powinien być w języku polskim

- Jestem osobą zagraniczną prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą w Polsce. Czy prowadząc kpir mam prawo wystawiać faktury w języku obcym i później na ich podstawie dokonywać zapisów w kpir? – pyta czytelnik.

Niektóre osoby zagraniczne, m.in. z krajów UE, mogą podejmować i wykonywać działalność gospodarczą w Polsce na takich samych zasadach, jak obywatele polscy (pisaliśmy o tym w DF z 24 września).

Zapisy w księdze

Tacy przedsiębiorcy mają zatem prawo do ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Obowiązują ich także przepisy regulujące sposób dokumentowania transakcji.

W myśl rozporządzenia ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zapisy w księdze dokonywane są w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny i trwały na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów (§ 12 ust. 1). Rozporządzenie wskazuje także, że dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim, a jego treść musi być pełna i zrozumiała. Dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych. Jeżeli jednak w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, to podatnik posiadający ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, po obowiązującym w dniu dokonania operacji kursie, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym.

Fiskus się wypowiedział

Odpowiadając na pytanie czytelnika nie wystarczy jednak odwołać się do przepisów rozporządzenia w sprawie pkpir. Problemem wystawiania faktur w języku obcym zajął się minister finansów w interpretacji (PT8/033/ 203/688/WCX/12/PT-694 )z 5 września 2012 r. Uznał, że rozporządzenie fakturowe (obowiązujące w czasie dotyczącym stanu faktycznego przedstawionego we wniosku) nie zabrania wystawiania faktur w języku obcym, pod warunkiem spełnienia wszystkich warunków wskazanych w jego przepisach. W obowiązującym rozporządzeniu ministra finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, są wskazane obowiązkowe elementy faktury, ale nie ma wskazówek dotyczących języka wystawienia tego dokumentu. Można więc przyjąć, że stanowisko fiskusa jest aktualne w tym zakresie.

W przywołanej interpretacji MF powołał się także na ustawę o języku polskim. W interpretacji czytamy: „ na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w obrocie z udziałem konsumentów oraz przy wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy używa się języka polskiego, jeżeli konsument lub osoba świadcząca pracę ma miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w chwili zawarcia umowy oraz umowa ma być wykonana lub wykonywana na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Przepisy ustawy stosuje się do dokumentów i informacji, których obowiązek sporządzenia lub podania wynika z odrębnych przepisów." Analizując kolejne przepisy ustawy o języku polskim organ uznał, że „(...) przepisy nakładają na wystawcę faktury wyraźny obowiązek sporządzenia jej w języku polskim w przypadku dokumentowania czynności z polskim konsumentem, a także w przypadku czynności dokonywanych przez jednostki prawa publicznego. Natomiast faktury wystawiane na rzecz polskich podmiotów gospodarczych oraz podmiotów gospodarczych lub konsumentów mających miejsce zamieszkania czy siedzibę poza terytorium kraju nie muszą spełniać tego wymogu." Podsumowując, zdaniem fiskusa „nie ma przeszkód prawnych do wystawienia faktur VAT w języku obcym, jednakże pod warunkiem spełnienia wskazanych w powyższych przepisach wymogów (...)."

Obowiązek tłumaczenia dokumentacji sporządzonej w języku obcym może się pojawić w momencie kontroli podatkowej.

Tłumaczenie na okoliczność kontroli

Wynika to z ordynacji podatkowej – na żądanie kontrolującego kontrolowany jest zobowiązany przedstawić tłumaczenie dokumentów dotyczących spraw będących przedmiotem kontroli (art. 287 § 1 pkt 2 o.p.).

Przykład

Pan Paolo Garavani, obywatel Włoch, prowadzi działalność gospodarczą w Polsce. Dla swojego kontrahenta – firmy wystawił fakturę w języku włoskim ostatniego dnia miesiąca. Co do zasady dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Jednak  jeśli faktura spełnia warunki określone w innych przepisach, to będzie u znana za dowód księgowy i nie ma konieczności sporządzania jej w języku polskim.

—Kamil Sikora, partner zarządzający Biuro Rachunkowe Norwegian Finance