- Zawarłem z urzędem pocztowym umowę, na podstawie której Poczta Polska przekazuje przesyłki z wszelkich urzędów, w tym organów podatkowych, na nowy adres, pod którym prowadzę działalność gospodarczą. Czy muszę o zmianie adresu informować urząd skarbowy? Może nie ma takiej potrzeby, skoro  korespondencję  i tak powinienem dostać na nowy adres? Co jeśli doręczyciel nie dostarczy mi takiego pisma? Czy w tym przypadku ma znaczenie, że urząd skarbowy prowadzi w stosunku do mojej firmy postępowanie podatkowe dotyczące VAT za luty 2013 r.? – pyta czytelnik.

W toku postępowania strona oraz jej przedstawiciel lub pełnomocnik mają obowiązek zawiadomić organ podatkowy o zmianie swojego adresu. Chodzi tu również o sytuację zmiany adresu elektronicznego, jeżeli wniesiono o zastosowanie takiego sposobu doręczania pism albo wyrażono na to zgodę. W przypadku zaniedbania takiego obowiązku, zgodnie z art. 146 § 2 ordynacji podatkowej, organ podatkowy uzna pismo za doręczone pod dotychczasowym adresem i pozostawi je w aktach sprawy.

W przypadku zmiany adresu należy podać adres aktualny, który pozwoli na dokonanie czynności doręczenia pism zgodnego z przepisami (wyrok WSA w Warszawie z 19 maja 2004 r., V SA 3767/03).

Obowiązek ten dotyczy okresu od wszczęcia postępowania podatkowego aż do czasu doręczenia podatnikowi ostatecznej decyzji.

Skuteczność doręczenia

W razie zaniedbania obowiązku zawiadomienia organu podatkowego o zmianie adresu (w tym również adresu elektronicznego) pismo uznaje się za doręczone pod dotychczasowym adresem. Aby jednak uznać skuteczność doręczenia pisma, należy ustalić, że strona (przedstawiciel, pełnomocnik) zmieniła w toku postępowania adres bez stosownego powiadomienia organu podatkowego. Ponadto należy dokonać doręczenia pod dotychczasowym adresem. Jeśli podatnik zawiadomił o zmianie adresu, a pismo zostaje skierowane na niewłaściwy – bo stary – adres, następuje nieskuteczne doręczenie.

Bezpośrednio do urzędu

W sytuacji opisanej przez  czytelnika trzeba podkreślić, że zawarcie umowy z urzędem pocztowym o przekierowanie korespondencji podatnika nie spełnia wymogów wskazanych w przepisach prawa podatkowego, które określają obowiązki powiadamiania organów podatkowych o zmianie adresu zamieszkania – adresu do doręczeń. Strona ma obowiązek zawiadomić organ podatkowy o zmianie swojego adresu.

Trzeba znać przepisy

Nieznajomość przepisów prawa podatkowego nie chroni podatnika przed niekorzystnymi skutkami. Tym bardziej podatnik nie może twierdzić, że nie został poinformowany przez organ podatkowy o obowiązku zmiany adresu. Przepisy prawa podatkowego (art. 121 § 1 ordynacji podatkowej) nakładają na organy podatkowe obowiązek udzielania niezbędnych informacji i wyjaśnień o przepisach prawa, ale nie zwalniają podatników prowadzących działalność gospodarczą od dołożenia należytych starań, aby zapoznać się z przepisami regulującymi ich uprawnienia i obowiązki, wynikające z prowadzenia tej działalności.

Obowiązek powiadomienia o zmianie adresu ma charakter bezwzględny. Jeśli podatnik złożył dyspozycję przekierowywania korespondencji, to powinien również powiadomić organ podatkowy o zmianie adresu. Tym bardziej że toczy się przeciwko niemu postępowanie podatkowe. Jeśli podatnik nie wykona tego obowiązku, musi się liczyć z negatywnymi skutkami tego zaniechania (wyrok WSA w Krakowie z 5 czerwca 2013 r., I SA/Kr 371/13).

Ustawodawca nie nałożył na organy podatkowe obowiązku informowania podatników o skutkach zaniechania zawiadomienia tych organów o zmianie adresu (wyrok NSA z 8 października 2010 r., II FSK 926/09).

Z chwilą powzięcia przez organ podatkowy informacji o nowym adresie podatnika, organy mają obowiązek dokonywać doręczeń pism pod zmienionym adresem (postanowienie WSA  w Olsztynie z 28 maja 2013 r., I SA/Ol 33/13). Od tego bowiem momentu, w którym organ otrzyma informację o zmianie adresu podatnika, ma on obowiązek wysyłania wszelkich pism na nowy adres (wyrok NSA z 19 kwietnia 2013 r., II FSK 1657/11).