Trudno w obrocie gospodarczym znaleźć drugi tak powszechnie występujący dokument jak faktura. Stwierdza dokonanie niemal każdej sprzedaży realizowanej pomiędzy przedsiębiorcami. Jednocześnie uprawnia do odliczenia podatku naliczonego. Nic więc dziwnego, że obowiązujące przepisy przewidują precyzyjne zasady wystawiania samych faktur jak i ich korygowania bądź prostowania ujawnionych w ich treści pomyłek. Temu ostatniemu celowi służy m.in. nota korygująca. Chociaż jest powszechnie stosowana do prostowania ujawnionych drobnych pomyłek, często  w praktyce jest wystawiana przez stronę nieuprawnioną do jej sporządzenia. Zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie m.in. zasad wystawiania faktur nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się zwłaszcza ze sprzedawcą lub nabywcą lub oznaczeniem towaru lub usługi, z wyjątkiem pomyłek w pozycjach faktury wskazanych w § 5 ust. 1 pkt 8–15 tego rozporządzenia (pomyłki wartościowe), może wystawić fakturę zwaną notą korygującą. Tym samym w sposób jednoznaczny określono, że stroną uprawnioną do wystawienia noty korygującej jest wyłącznie nabywca towaru lub usługi, który stwierdził w treści otrzymanej faktury pomyłkę możliwą do sprostowania w drodze wystawienia noty korygującej. Zatem  nie ma jakichkolwiek podstaw do wystawiania noty korygującej przez wystawcę faktury zawierającej błędy (sprzedawcę towaru lub usługi). Wystawca faktury nie może wystawić noty korygującej nawet w przypadku, gdy stwierdzone pomyłki mieszczą się w zakresie błędów możliwych do prostowania w formie noty.

Nota korygująca musi spełniać wiele wymogów formalnych. Mianowicie, podatnik VAT, będący nabywcą towaru lub usługi, wystawiając ten szczególny rodzaj faktury, powinien pamiętać o konieczności zachowania jej ustalonej treści, która musi zawierać co najmniej:

Te elementy noty korygującej stanowią konieczne minimum.  Oznacza to, że w treści takiego dokumentu podatnik – nabywca towaru lub usługi może zamieścić również elementy dodatkowe. Nota korygująca wymaga akceptacji wystawcy faktury prostowanej. W obecnym stanie prawnym obowiązek ten został jednak znacznie uproszczony. Uchylony został bowiem wymóg potwierdzania treści noty korygującej podpisem złożonym przez osobę uprawnioną do wystawienia korygowanej faktury. Zatem  akceptacja taka może zostać dokonana w każdej formie, która jednoznacznie potwierdza, że wystawiona przez nabywcę towaru lub usługi nota korygująca została zaakceptowana przez wystawcę korygowanej faktury.

Powstaje jeszcze jedno pytanie: jak poprawiać  błędy, które z uwagi na przedmiot zaistniałej pomyłki mogą być korygowane w drodze wystawienia noty korygującej, a zostały stwierdzone  przez wystawcę błędnej faktury? Otóż w takiej sytuacji właściwe jest wystawienie faktury korygującej, odnoszącej się do błędnej treści faktury pierwotnej. To faktura korygująca jest bowiem narzędziem właściwym do poprawek, w razie stwierdzenia przez wystawcę błędnej faktury pomyłki w jakiejkolwiek jej pozycji. W razie stwierdzenia przez podatnika – wystawcę faktury pomyłki np. w oznaczeniu nazwy nabywcy towaru, wystawia on fakturę korygującą odnoszącą się do błędnej treści wystawionej faktury.

Autor jest prawnikiem, doradcą podatkowym prowadzącym własną kancelarię w Krakowie