- Pełnię funkcję dyrektora do spraw ekonomiczno-finanso- wych w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością. Zostałem wezwany na przesłuchanie jako świadek w postępowaniu podatkowym w sprawie dotyczącej kontrahenta naszej spółki. Co powinien taki protokół zawierać? Czy muszę go podpisywać? – pyta czytelnik.

Zgodnie z art. 172 § 1 ordynacji podatkowej (dalej o.p.) organ podatkowy ma obowiązek sporządzić protokół z każdej czynności postępowania, która ma istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy, chyba że czynność została w inny sposób utrwalona na piśmie. Dotyczy to w szczególności przesłuchania świadka czy biegłego.

Niezbędne elementy i czynności

Według art. 173 o.p., protokół należy sporządzić w taki sposób, aby z jego treści wynikało, kto, kiedy, gdzie i jakich czynności dokonał, kto i w jakim charakterze był przy nich obecny, co i w jaki sposób w wyniku tych czynności ustalono i jakie uwagi zgłosiły obecne osoby.

Kolejnym obowiązkiem organu podatkowego jest odczytanie treści protokołu wszystkim osobom obecnym, które biorą udział w czynności urzędowej. Efektem końcowym zaś jest podpisanie tego protokołu, co można uznać za potwierdzenie zgodności treści protokołu z przebiegiem czynności przesłuchania. Jeśli z treści protokołu wynika, że zawiera on załącznik np. w postaci mapki z oznaczeniem terenu, to należy stwierdzić, że podpisując taki protokół akceptuje się również treść załącznika (wyrok WSA w Łodzi z 11 października 2012 r., III SA/Łd 371/12).

Potwierdzenie obecności i przebiegu

Podpisanie protokołu jest istotną czynnością, gdyż oznacza nie tylko potwierdzenie obecności poprzez złożenie podpisu na protokole (wyrok WSA w Gdańsku z 4 października 2012 r., III SA/Gd 468/12), ale również potwierdzenie przebiegu zgodnie z treścią protokołu.

W przypadku protokołu przesłuchania świadka chodzi o wypowiedź określonej osoby. Protokołowanie powinno odbywać się w taki sposób, aby jego treść dosłownie odzwierciedlała wypowiedź/zeznania tej osoby (wyrok NSA z 26 kwietnia 2000 r., V SA 2162/99).

Skreśleń i poprawek w pro- tokole należy dokonywać tak, aby wyrazy skreślone i po- prawione były czytelne. Dokonanie skreśleń i poprawek powinno być potwierdzone w protokole przed jego podpisaniem.

Z jakiego powodu

Wszyscy uczestnicy czynności powinni złożyć swoje podpisy na protokole.

Składając podpis należałoby również wpisać datę, mimo, że jest ona wpisana na pierwszej stronie protokołu.

Jeśli któraś z osób uczestniczących w przesłuchaniu odmówi podpisania protokołu, to stosowną adnotację w tym zakresie należy umieścić w protokole. Adnotacja powinna oznaczać omówienie przyczyny braku podpisu, a więc powinna wskazywać powód odmowy złożenia przez świadka podpisu pod sporządzonym protokołem.

Uczestnik czynności może po prostu nie chcieć podpisać protokołu. Niekoniecznie musi mieć ważny powód.

Oznaka akceptacji

W razie braku takiej adnotacji, brak podpisu którejś z osób uczestniczących w przesłuchaniu nasuwa podejrzenie, że osoba taka w ogóle nie uczestniczyła w czynności, albo że osoba ta nie zgadza się z treścią protokołu z uwagi na odmienny rzeczywisty przebieg przesłuchania.

Należy więc stwierdzić, że podpis pod protokołem, o którym mowa w art. 173 o.p., osoby uczestniczącej w czynności urzędowej jest potwierdzeniem przez tę osobę rzetelnego odzwierciedlenia w tym protokole przebiegu protokołowanej czynności i braku do niego zastrzeżeń.

Jednocześnie takie potwierdzenie podpisem jest wzięciem odpowiedzialności za treść tego protokołu co do jego zgodności z rzeczywistością, skoro stanowi akceptację podpisującego dla tej treści. Brak tej akceptacji musiałby się bowiem spotkać z odmową złożenia podpisu (wyrok NSA z 22 listopada 2012 r., I FSK 52/12).

Jeśli zatem czytelnik nie złoży swojego podpisu na protokole przesłuchania go w charakterze świadka w postępowaniu podatkowym, to stosowną adnotację z podaniem przyczyny takiej odmowy zamieści pracownik organu podatkowego prowadzący czynność. Nie oznacza to, że taki protokół jest nieważny.