- Spółka zawarła umowę najmu lokalu, który będzie wykorzystywany w prowadzonej działalności gospodarczej. W umowie jest zapis, że czynsz za pół roku zostanie uregulowany z góry. Czy możemy jednorazowo całą kwotę czynszu za sześć miesięcy ująć w kosztach podatkowych? Jaki wpływ na odliczenie VAT ma taki zapis w umowie? Jak zaewidencjonować takie zdarzenie w księgach (koszty tylko w zespole 4)? –
pyta czytelnik.
Wynajmujący będzie miał obowiązek wystawić fakturę w momencie otrzymania całości lub części zapłaty, nie później jednak niż z upływem terminu płatności, określonego w umowie lub na fakturze (art. 19 ust. 13 pkt 4 ustawy o VAT).
Spółka może odliczyć VAT od nabytych usług w deklaracji za okres, w którym otrzymała fakturę lub w jednym z dwóch następnych okresów rozliczeniowych. W przypadku usług najmu możliwość odliczenia VAT nie jest uzależniona od tego, czy usługa została wykonana, czy nie (art. 86 ust. 12a pkt 1, art. 19 ust. 13 pkt 4 ustawy o VAT). Jest to jeden z przypadków, określonych w przepisach o VAT, kiedy podatnik może odliczyć VAT z faktury, która dokumentuje niewykonaną jeszcze usługę.
Zaliczenie opłaconego z góry czynszu do kosztów podatkowych będzie wynikało z charakteru tego wydatku. Czynsz najmu, jako koszt pośrednio związany z przychodami, w rachunku podatkowym należy ująć w dacie poniesienia. Zgodnie z art. 15 ust. 4d–4e ustawy o CIT dniem poniesienia kosztu jest dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), a w razie ich braku – na podstawie innego dowodu, z wyjątkiem rezerw i biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Zaliczenie czynszu do kosztów podatkowych będzie zatem uzależnione od bilansowego ujęcia tego kosztu.
Sposób ujęcia zapłaconego z góry czynszu w księgach rachunkowych wynika z art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z nim czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów dokonuje się wtedy, gdy dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych. Ponieważ czynsz ma być opłacony za pół roku, przez taki okres należy rozliczać go w czasie, w miesięcznych okresach, z zastosowaniem konta „Rozliczenia międzyokresowe czynne".
Gdyby kwota czynszu nie była – zgodnie z polityką rachunkowości przyjętą w spółce – istotna, spółka mogłaby ją zaliczyć do kosztów jednorazowo (z wyjątkiem sytuacji, gdyby czynsz opłacony z góry dotyczył różnych lat podatkowych). Ewidencja w księgach będzie wyglądać następująco:
1. Zapłata czynszu z góry
2. Ujęcie faktury
3. Rozliczenie zakupu
4. Przeniesienie kwoty czynszu do rozliczenia w czasie
5. Czynsz dotyczący bieżącego okresu
