Wiele firm, które dopłacają swoim pracownikom do ferii czy kolonii ich dzieci, ma problem z rozliczeniem takich świadczeń. Ma to również znaczenie dla zatrudnionych, którzy nie wiedzą, kiedy będą musieli zapłacić podatek.
Przedsiębiorcy mylą czasami zwolnienie z daniny na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT z preferencją określoną w art. 21 ust. 1 pkt 78 tej samej ustawy. To dlatego, że oba te przepisy odnoszą się do dopłat z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. W pierwszym przypadku chodzi jednak o dofinansowanie dla zatrudnionych, które jest wolne od PIT do kwoty 380 zł rocznie. Drugi przepis przewiduje zwolnienie bez limitu, ale tylko do wypoczynku dzieci i młodzieży do 18. roku życia, jeśli spełnione zostaną określone warunki.
Ważny organizator
Wskazówkę, jak rozliczyć dopłatę do ferii, zawiera interpretacja Izby Skarbowej w Bydgoszczy (nr ITPB2/ 415-799/12/IL) z 20 listopada 2012 r. Sprawa dotyczyła firmy, która ze środków zfśs dopłaca pracownikom do wypoczynku ich dzieci. Bonus przysługuje za pociechy, które mają mniej niż 14 lat i wyjeżdżają na kolonie, obozy i zimowiska zorganizowane przez wyspecjalizowane w tym podmioty. Firma chciała się upewnić, że wypłacane przez nią pieniądze są zwolnione z podatku i nie musi odprowadzać od nich zaliczek.
Dyrektor IS potwierdził, że w tej sytuacji można skorzystać ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o PIT. Dotyczy ono dopłat z zfśs do zorganizowanego wypoczynku, niezależnie od ich wysokości. Kluczowe jest jednak, by organizatorem wyjazdu był podmiot działający na podstawie § 2 rozporządzenia ministra edukacji narodowej z 21 stycznia 1997 r. w sprawie warunków, jakie muszą spełniać organizatorzy wypoczynku dla dzieci i młodzieży szkolnej. Może nim być np. szkoła, osoba prawna lub fizyczna, a także jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej.
Oznacza to, że zwolnienie nie obejmuje dopłat do niezorganizowanych form wypoczynku, takich np. jak wczasy pod gruszą. Istotne jest też, że rodzice mogą wyjechać razem z dziećmi, ale tylko dopłaty do wypoczynku najmłodszych będą wolne od PIT.
Osoba zainteresowana dofinansowaniem musi przedstawić pracodawcy dokument, z którego jednoznacznie wynika m.in., kto zorganizował wypoczynek, jaki był koszt oraz kto i kiedy z niego skorzystał. Przepisy nie regulują, jak rodzice powinni udokumentować wydatek. Mogą przedstawić pracodawcy np. rachunki i faktury VAT wystawione przez organizatora, przelew bankowy, przekaz pocztowy, a także dowód wpłaty w kasie organizatora.
Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi potwierdził w interpretacji z 22 października 2012 r. (nr IPTPB1/415-459/12-2/DS), że zwolnienie obejmuje też zagraniczne wyjazdy dla dzieci, w tym przypadku do Włoch i Chorwacji, organizowane przez biuro turystyczne, wpisane do Rejestru Organizatorów Turystyki i Pośredników Turystycznych.
Hotel bez preferencji
W innej interpretacji z 3 stycznia 2013 r. (nr IPTPB1/ 415-657/12-2/KO) dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi określił, jak prawidłowo rozliczyć wyjazd rodzinny. Z pytaniem zwróciła się firma, której regulamin przewiduje dopłatę do wczasów dla pracowników i ich bliskich, wynoszącą 200 zł na osobę.
Pracodawca zastanawiał się, jak rozliczyć wyjazd pracownika, który z żoną i pięcioletnim dzieckiem spędził urlop w hotelu. Firma wyliczyła, że rodzicom przysługuje łącznie 400 zł dopłaty (200 zł x 2), z czego 380 zł będzie wolne od PIT na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT. Uznała też, że kwota 200 zł dopłaty do pobytu dziecka będzie zwolniona z daniny na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 78.
Dyrektor IS stwierdził jednak, że prawidłowe jest tylko zwolnienie dla rodziców, do wysokości 380 zł. Dofinansowanie do pobytu dziecka jest opodatkowane, gdyż hotel nie spełnia kryterium organizatora wypoczynku określonym w rozporządzeniu ministra edukacji narodowej.
Z tego samego powodu dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi zakwestionował w interpretacji z 24 września 2012 r. (nr IPTPB2/415-413/12-6/AK) dopłatę do pobytu dziecka w hotelu Legoland w Danii, uznając, że matka zorganizowała go we własnym zakresie.
Opinia
Grzegorz Grochowina, ekspert z firmy doradczej KPMG
Ustawa o PIT pozwala na całkowite zwolnienie z podatku dopłat do ferii zimowych dla dzieci pracowników, niezależnie od ich wysokości. W praktyce wiele firm błędnie stosuje jednak art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy. Zdarza się, że pracodawcy we własnym zakresie organizują wyjazdy dla rodzin zatrudnionych i są przekonani, że mogą je dofinansować bez podatku. Tymczasem preferencja przysługuje tylko wówczas, gdy organizatorem wypoczynku jest podmiot działający na podstawie rozporządzenia ministra edukacji. W konsekwencji firma musi korygować rozliczenie, gdyż w takiej sytuacji pracownik zapłaci podatek od kwoty dofinansowania przekraczającej 380 zł rocznie. Wartość świadczeń, które nie są objęte zwolnieniem, firma musi doliczyć do wynagrodzenia wypłaconego w danym miesiącu i od łącznej kwoty odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy.
