Jesienią, próbując zapobiec masowym absencjom w pracy, firmy przeprowadzają akcję szczepień przeciwko wirusowi grypy. Zazwyczaj jednak taki zastrzyk stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy obciążony PIT. Jedynie wyjątkowo taka iniekcja może być wolna od obciążeń.

Będzie tak, jeśli inne regulacje nakazują szefowi przeprowadzenie tej profilaktycznej akcji zdrowotnej. Tutaj w sukurs płatnikowi przychodzą przepisy bhp dotyczące świadczeń ochronnych. Jeśli wynikają one z tych regulacji, nie są ani opodatkowane, ani oskładkowane. Bonus ten jednak nie obejmie całej załogi.

BHP pozwoli zaoszczędzić

Na liście zwolnień podatkowych są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, wynikające z zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. Chodzi tu o zatrudnionych w szczególnych warunkach lub o charakter pełnionej służby.

Świadczenia te przyznają osobom pozostającym w stosunku służbowym odrębne ustawy lub przepisy wykonawcze wydane na podstawie tych ustaw (art. 21 ust. 1 pkt 11a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 361).

Zgodnie z interpretacją dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu (pismo z 23 grudnia 2009 r., ILPB1/415-1055/09-2/TW) wartość szczepień ochronnych jest zwolniona z podatku dochodowego od osób fizycznych, jeżeli zostały spełnione wszystkie przesłanki wskazane w tym przepisie, tj.:

- świadczenia te wynikają z zasad bezpieczeństwa i higieny pracy (w tym ze względu na szczególne warunki i charakter pełnionej służby),

- ich beneficjentami są osoby pozostające w stosunku służbowym,

- świadczenia te zostały przyznane na podstawie odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.

To oznacza, że aby prawidłowo ustalić uprawnionych do preferencji podatkowych, należy posiłkować się rozporządzeniem ministra zdrowia z 22 kwietnia 2005 r. w sprawie szkodliwych czynników biologicznych dla zdrowia w środowisku pracy oraz ochrony zdrowia pracowników zawodowo narażonych na te czynniki (DzU nr 81, poz. 716 ze zm.).

Jego § 4 ust. 1 stanowi, że w celu ochrony pracowników przed zagrożeniami spowodowanymi przez szkodliwy czynnik biologiczny pracodawca musi stosować, na warunkach określonych w rozporządzeniu, wszelkie dostępne środki eliminujące narażenie lub ograniczające stopień tego narażenia.

To tzw. środki zapobiegawcze, których wybór i wdrożenie w firmowych warunkach obciążają pracodawcę. Jednak przed taką decyzją szef musi ocenić ryzyko zawodowe, na jakie może być narażony podwładny.

Załącznik nr 2 do tego rozporządzenia podaje wykaz prac narażających pracowników na działanie czynników biologicznych. Są to prace w zakładach produkujących żywność, w rolnictwie, w jednostkach ochrony zdrowia, laboratoriach, przy oczyszczaniu ścieków, przy pracy ze zwierzętami czy przy pracy w innych okolicznościach niż wymienione, podczas której jest potwierdzone narażenie na działanie czynników biologicznych. Z kolei załącznik nr 1 do rozporządzenia zawiera klasyfikację szkodliwych czynników biologicznych, wśród których znalazł się m.in. wirus grypy.

Zatem jeżeli szczepienie przeciwko grypie zorganizowano na podstawie przepisów z zakresu bhp, to jego wartość będzie zwolniona zarówno z podatku dochodowego, jak i ze składek do ZUS. Co jednak istotne, zwolnieniu podlega wartość samej szczepionki, a nie usługa jej wykonania, jeżeli pracodawca funduje też iniekcję przez wyspecjalizowany podmiot (interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 4 września 2008 r., IPPB2/415-832/08-4/MK).

Przykład

Zakład piekarniczo-ciastkarski, zgodnie z układem zbiorowym pracy, kupił szczepionki dla całej załogi. Cena jednostkowa iniekcji to 35 zł. Koszty te są współfinansowane – pracodawca płaci 30 zł, zaś chętny podwładny 5 zł.

To oznacza, że zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego wartość firmowego dofinansowania (30 zł) nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, bo prawo do świadczenia wynika z wewnątrzzakładowych przepisów. Jednak dopłatę pracodawcy dla każdego pracownika trzeba dodać do przychodu dla celów podatkowych.

ROZLICZAMY ABONAMENT MEDYCZNY

Załóżmy, że wynikające z umowy wynagrodzenie pracownicy wynosi 4200 zł. Ma ona prawo do podstawowych kosztów uzyskania przychodów (111,25 zł) i złożyła w firmie PIT-2 uprawniający do stosowania kwoty zmniejszającej podatek (46,33 zł).

Oprócz wynagrodzenia przysługuje jej, na podstawie regulaminu wynagradzania, pakiet medyczny, finansowany także w czasie urlopów rodzicielskich i choroby.

Miesięczna opłata abonamentowa wynosi 100 zł na osobę. W okresie ciąży pracownica chorowała od 11 do 30 września, za co przysługiwał jej 100-proc. zasiłek chorobowy wypłacany przez zakład pracy. Od 1 października ma prawo do zasiłku macierzyńskiego. Liczymy wrześniową płacę

KROK 1. Wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca od 1 do 10 września

4200 zł : 30 x 20 dni = 2800 zł

4200 zł – 2800 zł = 1400 zł

KROK 2. Zasiłek chorobowy za okres od 11 do 30 września

(w podstawie wymiaru nie uwzględniamy abonamentu medycznego)

4200 zł - (4200 zł x 13,71 proc.) = 3624,18 zł

3624,18 zł : 30 = 120,81 zł

120,81 zł x 20 dni = 2416,20 zł

KROK 3. Składki na ubezpieczenia społeczne

- wartość pakietu przypadająca na przepracowaną część miesiąca

100 zł : 30 = 3,34 zł x 20 dni choroby = 66,80 zł

100 zł - 66,80 zł = 33,20 zł

- podstawa wymiaru

1400 zł + 33,20 zł = 1433,20 zł

- składki finansowane przez pracownika

1433,20 zł x 13,71 proc. = 196,49 zł

KROK 4. Składka zdrowotna

- podstawa wymiaru

1433,20 zł - 196,49 zł = 1236,71 zł

- składka do ZUS

1236,71 zł x 9 proc. = 111,30 zł

- składka zdrowotna do odliczenia od zaliczki

1236,71 zł x 7,75 proc. = 95,85 zł

KROK 5. Zaliczka na podatek

- podstawa opodatkowania

1400 zł + 100 zł (pełna wartość pakietu) = 1500 zł

1500 zł - (196,49 zł + 111,25 zł) = 1192,26 zł

1192,26 zł + 2416,20 zł

(zasiłek chorobowy) = 3608,46 zł;

po zaokrągleniu 3608 zł

- zaliczka na podatek (wstępna)

(3608 zł x 18 proc.) - 46,33 zł = 603,11 zł

- zaliczka od US

603,11 zł - 95,85 zł = 507,26 zł;

po zaokrągleniu 507 zł

KROK 6. Do wypłaty

(1400 zł + 2416,20 zł) - (196,49 zł + 111,30 zł + 507 zł) = 3001,41 zł

Z ulgą czy bez

Jak rozliczać szczepienia? Szczegółowe wyliczenia są różne i zależą od tego, czy korzystają one z wyłączenia z PIT i ZUS, czy są objęte tylko ulgą składkową. Zwolnienie ZUS-owskie szczepień, przysługujące zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego, wolno zastosować, jeśli:

- zakup szczepionek dla pracowników wynika z firmowych regulacji płacowych,

- pracownik współfinansował szczepienie nawet w niewielkim stopniu (dokładając choćby 1 zł).

Jeśli pracownik uczestniczył w akcji szczepień nieodpłatnie lub jej przeprowadzenie nie wynikało z wewnątrzzakładowych regulacji w zakresie wynagrodzeń, to wartość świadczenia medycznego podwyższa też podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne pracownika. W tym celu świadczenie trzeba wycenić w wysokości ekwiwalentu pieniężnego określonego w przepisach o wynagradzaniu, a jeśli ich nie ma – według ceny zakupu.

Ryczałtowe ukłucie

Firmy, które wykupują abonamenty medyczne dla pracowników w placówkach opieki zdrowotnej, zazwyczaj ponoszą ich koszty ryczałtowo. Płacą niezalenie od tego, ilu chętnych skorzysta ze świadczeń wchodzących do pakietu. Faktura wystawiana przez świadczeniodawcę na ogół nie wyszczególnia, jakie badania, konsultacje czy zabiegi były wykonywane i kto z nich skorzystał.

Często w zakresie opieki medycznej przeprowadza się też szczepienia przeciwko grypie. Wtedy wartość tego zabiegu jest częścią abonamentu i to on podlega rozliczeniu z podatku PIT i składek ubezpieczeniowych.

Zatem jeśli przepisy płacowe gwarantują zatrudnionym prawo do zakupu abonamentu medycznego ze szczepieniem po cenie niższej niż detaliczna i jest on współfinansowany, choćby symbolicznie przez pracownika, to podwładny zaoszczędzi na ZUS-owskich daninach. A jeśli znajduje się w grupie tych, którym iniekcję wolno zafundować w ramach szczepień ochronnych, to finansowe oszczędności pracownika są podwójne – nie zapłaci ani podatku, ani składek.

Przykład

Placówka medyczna specjalizująca się w zabiegach jednego dnia kupiła dla personelu medycznego oraz pracowników administracji szczepionki przeciw grypie. Szpital prowadzi dokumentację ryzyka zawodowego dla poszczególnych stanowisk pracy.

Ponieważ z tych papierów wynika, że wszyscy zatrudnieni są narażeni na działanie czynników biologicznych, w tym wirusa grypy, to szef może przeprowadzić uodpornieniową akcję w zakresie szczepień ochronnych.

W tym wypadku wartość szczepionki stanowi pracowniczy przychód, ale jest on wolny zarówno od składek na ZUS, jak i od podatku dochodowego.