Organy podatkowe zgadzają się na to, aby przedsiębiorca zaliczył do kosztów podatkowych wydatki na telefon.

Przykładem jest interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 4 listopada 2011 r. (ILPB1/415-968/11-3/AG). Z pytaniem o możliwość rozliczenia ponoszonych wydatków zwrócił się podatnik, który prowadzi działalność gospodarczą w mieszkaniu, w wyodrębnionym w tym celu pokoju. Pozostałe pomieszczenia mieszkania służą do realizacji życia prywatnego podatnika i jego rodziny.

Działalność podatnika polega na świadczeniu usług informatycznych. W mieszkaniu utrzymuje telefon stacjonarny, wyłącznie na potrzeby firmy, gdyż wielu klientów preferuje wykonywanie połączeń na telefon stacjonarny.

Izba stwierdziła, że wydatki związane z uiszczaniem opłat za telefon stacjonarny w części wykorzystanej na cele związane z prowadzoną pozarolniczą działalnością w zakresie usług informatycznych – stosownie do postanowień art. 22 ust. 1 ustawy o PIT – stanowią koszt uzyskania przychodu. To dlatego, że podatnik wykazał związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy wydatkami a uzyskiwaniem przychodów z prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej.

Jak czytamy w interpretacji: „zainteresowany podał, iż utrzymuje telefon stacjonarny wyłącznie na potrzeby firmy, gdyż wielu klientów preferuje wykonywanie połączeń na telefon stacjonarny (…). Z telefonu stacjonarnego ani wnioskodawca, ani jego rodzina nie korzysta prywatnie”.

Trochę w firmie, trochę prywatnie

Nieco inaczej sytuacja będzie wyglądała wtedy, gdy jeden telefon służy i do rozmów służbowych, i do prywatnych. W takim przypadku rozliczenie będzie trochę bardziej skomplikowane, ale nie niemożliwe.

Potwierdza to interpretacja Urzędu Skarbowego w Poznaniu z 21 września 2007 r. (PD-2/415-149/07). Podatnik pytał, czy wydatki związane z użytkowaniem telefonów są kosztem uzyskania przychodu w prowadzonej działalności gospodarczej. Podatnik świadczy usługi w zakresie doradztwa gospodarczego.

Miejscem wykonywania działalności jest lokal mieszkalny, do którego podatnikowi przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo. Na potrzeby działalności wykorzystuje telefon komórkowy oraz stacjonarny. Numery tych telefonów są podawane do ogólnej wiadomości potencjalnych klientów i są dla nich dostępne przez całą dobę. Na koszt użytkowania telefonów składa się stała kwota abonamentu i koszty wykonanych rozmów telefonicznych.

Urząd skarbowy stwierdził, że telefon stacjonarny znajdujący się w lokalu mieszkalnym nie jest wykorzystywany wyłącznie w prowadzonej działalności gospodarczej. W związku z tym opłaty za rozmowy mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów tylko w takiej wysokości, jaka dotyczy rozmów związanych z prowadzoną działalnością.

Podstawą do dokonania zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów może być dowód wewnętrzny sporządzony zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów wraz z fakturą za telefon i ze szczegółowym wyodrębnieniem z niej (na podstawie billingów telefonicznych) części wydatków przypadających na działalność gospodarczą.

W końcu to na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia, że poniesione wydatki związane z rozmowami telefonicznymi pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganym przychodem.

Przyda się wydruk

W przypadku zatem, gdy z tego samego aparatu telefonicznego wykonywane są zarówno połączenia służbowe, jak i prywatne, warto zamówić billing rozmów i na jego postawie wyodrębniać rozmowy firmowe i prywatne. Potwierdza to pismo Urzędu Skarbowego w Pruszczu Gdańskim z 4 grudnia 2006 r. (DF/415-27/06).

Czytamy w nim: „odnośnie do opłat za telefoniczne rozmowy prywatne wykonane z telefonu zarejestrowanego do celów prowadzonej działalności gospodarczej tutejszy organ wskazuje, że powinny one przed kwalifikacją wydatków do kosztów uzyskania przychodów zostać wyodrębnione od opłat za rozmowy służbowe, w oparciu o wydruki komputerowe – tzw. billingi uzyskane od operatora telefonicznego, gdyż nie stanowią kosztów uzyskania przychodów”.

Podobnie wynika z pisma Urzędu Skarbowego Wrocław-Fabryczny z 24 listopada 2005 r. (PD I 415/1/101/87/05). Urząd stwierdził, że biorąc pod uwagę to, że siedziba firmy i miejsce wykonywania działalności znajdują się jednocześnie w miejscu zamieszkania podatnika, należy na podstawie wydruków rozmów telefonicznych wyodrębnić, które z połączeń telefonicznych są związane z prowadzoną działalnością, a które dotyczą połączeń prywatnych.

„Dopiero taki sposób wyliczania kosztów pozwoli na określenie rzeczywistych wydatków poniesionych w celu uzyskania przychodu z działalności gospodarczej. Podstawą zapisów w księdze podatkowej z tytułu omawianych kosztów jest dowód wewnętrzny sporządzony w oparciu o fakturę za usługi telefoniczne”.

Rejestracja na firmę

Jeśli chodzi o wydatki związane z używaniem telefonu komórkowego, to one również będą mogły zwiększyć koszty prowadzonej działalności. Trzeba jednak spełnić pewne warunki. Zwrócił na to uwagę Urząd Skarbowy w Pruszczu Gdańskim w cytowanym już piśmie z 4 grudnia 2006 r.

Wynika z niego, że „w kwestii (…) kosztów użytkowania telefonu komórkowego (abonament, koszt rozmów) warunkiem bezwzględnym zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów jest zarejestrowanie telefonu na podmiot gospodarczy i wykorzystywanie go wyłącznie w prowadzonej działalności gospodarczej. Wówczas to w pełnej wysokości na podstawie faktury wystawionej przez operatora sieci wydatek ten może stanowić koszt uzyskania w prowadzonej działalności gospodarczej”.

Co z abonamentem

Podatnicy mogą mieć problemy z ujęciem w kosztach podatkowych opłaty za abonament telefoniczny. Ponieważ jest to stała opłata za możliwość korzystania z telefonu, która obciąża dysponenta numeru, nie będzie mogła być kosztem, gdy telefon zarejestrowany jest na osobę prywatną.

W takiej sytuacji organy podatkowe pozbawiają podatników możliwości zaliczenia opłat na abonament do kosztów podatkowych. Twierdzą bowiem, że abonament byłby ponoszony przez właściciela niezależnie od tego, czy prowadzi w mieszkaniu działalność gospodarczą, czy też nie. W kosztach wolno uwzględnić abonament tylko wtedy, gdy telefon jest zarejestrowany na firmę.

Potwierdza to pismo Urzędu Skarbowego w Poznaniu z 21 września 2007 r. (PD-2/415-149/07). Wynika z niego, że „w przypadku, gdy abonament telefoniczny dotyczy telefonu prywatnego, wówczas zapłata abonamentu nie stanowi kosztów uzyskania przychodów".

Wydatków na telefon i abonament nie można też dokumentować samym np. oświadczeniem podatnika. Zwrócił na to uwagę Urząd Skarbowy w Bytomiu w piśmie z 8 lipca 2005 r. (I PD1/415-17/05).

Podatnik chciał zaliczyć do kosztów podatkowych stałą wielkość (50 proc. całkowitej wartości faktury za abonament i rozmowy). Urząd stwierdził, że takie postępowanie będzie nieprawidłowe dlatego, że koszt wykorzystywania telefonu stacjonarnego na cele działalności gospodarczej w każdym miesiącu może być inny i nie można z góry przewidzieć jego wielkości.

Udowadnia podatnik

Ciężar rzetelnego podziału wydatków dotyczących jednocześnie potrzeb działalności gospodarczej i potrzeb osobistych spoczywa zawsze na podatniku. Sposób podziału powinien odzwierciedlać rzeczywiste wykorzystanie mediów w działalności gospodarczej.

Wynika tak m.in. z interpretacji Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 5 listopada 2007 r. (ITPP1/443-142B/07/RS).