- Kancelaria radców prawnych prowadzi działalność gospodarczą w formie spółki cywilnej, będącej podatnikiem VAT. Do kosztów wynagrodzenia za świadczenie usługi prawnej, którymi są obciążani nasi klienci, jest doliczany VAT. W umowie o świadczenie usług prawnych zawarty jest odrębny zapis zobowiązujący klienta do ewentualnego zwrotu kosztów opłat sądowych, skarbowych, notarialnych oraz innych publicznoprawnych obciążeń, które nie wchodzą w skład wynagrodzenia za usługę prawną. Często zdarza się, że kancelaria z własnego rachunku bankowego ponosi te opłaty za klienta, do którego potem występuje o ich zwrot.

Opłaty te ponoszone są w imieniu i na rzecz klienta. Nie wchodzą one w skład wynagrodzenia określonego w umowie za świadczenie usługi prawnej, co po części wynika też z faktu, że na etapie zawierania umowy z klientem trudno określić, jaka będzie ostateczna wysokość tych opłat. Kancelaria ma potwierdzenia przelewów dokonanych drogą elektroniczną, na których w tytułach przelewu wskazywane są sygnatury spraw lub postępowań bądź nazwy czynności, w związku z którymi są ponoszone te opłaty. Czy zwrot opłat urzędowych podlega opodatkowaniu VAT?

– pyta czytelnik.

Zwrot opłat, o których napisał czytelnik, powoduje powstanie wątpliwości związanych z ich podatkowym rozliczeniem. Problem sprowadza się do ustalenia, czy uznać je za:

- element uzupełniający świadczenia głównego podwyższający podstawę opodatkowania z tytułu sprzedaży usługi prawnej, opodatkowany według stawki VAT właściwej dla tej usługi,

- samodzielną usługę zwolnioną z VAT,

- czynność pozostającą poza zakresem przepisów o VAT.

Część kosztów jest wyłączona

Dla rozstrzygnięcia tej kwestii niezbędne jest ustalenie, co wchodzi w skład podstawy opodatkowania podatkiem od towarów i usług. Z art. 29 ust. 1 ustawy o VAT wynika, że podstawą opodatkowania jest obrót, przez który należy rozumieć kwotę należną z tytułu sprzedaży, obejmującą całość świadczenia należnego od nabywcy lub osoby trzeciej, pomniejszoną o VAT.

Z kolei z art. 79 lit. c) Dyrektywy 2006/112/WE wynika, że podstawa opodatkowania nie obejmuje kwot otrzymanych przez podatnika od nabywcy lub usługobiorcy jako zwrot wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy, a zaksięgowanych przez podatnika na koncie przejściowym, przy czym podatnik musi przedstawić dowód na rzeczywistą kwotę tych kosztów i nie może odliczyć VAT, który w danym przypadku mógł zostać naliczony.

Oznacza to, że z podstawy opodatkowania VAT wyłączone są te koszty, które zostały poniesione w imieniu i na rzecz kontrahenta, wobec czego są otrzymywane przez podatnika pośredniczącego w transakcji jako zwrot poniesionych kosztów.

Ważna jest umowa z klientem

Podatnik ten musi jednak dysponować dowodami potwierdzającymi rzeczywiście poniesioną kwotę tych kosztów. Ponosząc je w imieniu i na rzecz klienta występuje on jako swego rodzaju pośrednik, a otrzymany zwrot wydatków nie stanowi świadczenia usługi, o której mowa w art. 8 ust. 2a ustawy o VAT (podatnik nie działa we własnym imieniu, ale w imieniu osoby trzeciej) i jest elementem wyłączonym z podstawy opodatkowania VAT.

Istotne jest przy tym, czy odrębne rozliczenie opłat urzędowych przewiduje umowa zawarta z klientem, która uprawnia podatnika do ich poniesienia w imieniu i na rzecz kontrahenta oraz stanowi, że opłaty te nie wchodzą w skład wynagrodzenia za usługę zasadniczą. W rezultacie zwrot opłat urzędowych nie stanowi elementu wynagrodzenia za świadczoną usługę i nie jest obrotem, tj. kwotą należną z tytułu sprzedaży usługi prawnej, o której mowa w art. 29 ust. 1 ustawy o VAT. Wartość nominalna opłat urzędowych nie jest wówczas uwzględniana w cenie usługi zasadniczej świadczonej na rzecz kontrahenta.

Organy podatkowe są zgodne

Stanowisko to podziela także większość organów podatkowych, czego przykładem może być interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 10 lutego 2012 r. (IPPP1/443-1639/11-2/JL), która dotyczyła kosztów wpisu sądowego, opłaty skarbowej od pełnomocnictwa, opłaty za odpis z KRS lub wypis z ewidencji działalności gospodarczej, zwracanych przez klienta spółce, która świadczyła usługę windykacji należności. Organ podatkowy uznał, że: „(...) kwota zwrotu poniesionych przez spółkę w imieniu i na rzecz cedenta opłat i kosztów nie stanowi dla spółki elementu kwoty należnej z tytułu sprzedaży (świadczonej usługi), o której mowa w art. 29 ust. 1 ustawy o VAT, gdyż na moment zawarcia umowy, od początku nie stanowi on definitywnego wynagrodzenia spółki.

Zwrot opłat urzędowych nie stanowi elementu wynagrodzenia za świadczoną usługę i nie jest obrotem

Wnioskodawca ponosząc wspomniane koszty w imieniu i na rzecz cedenta występuje jako pośrednik lub pełnomocnik i otrzymywany zwrot poniesionych na rzecz cedenta wydatków nie stanowi dla wnioskodawcy elementu wynagrodzenia z tytułu świadczenia usługi windykacji wierzytelności.

Tym samym nie stanowi podstawy opodatkowania z tytułu wykonywania usługi windykacji. Kwoty otrzymane od cedenta tytułem zwrotu poniesionych w jego imieniu i na jego rzecz wydatków pozostają więc poza zakresem opodatkowania podatkiem VAT."

Podobnie uznała Izba Skarbowa w Poznaniu w piśmie z 7 listopada 2011 r. (ILPP1/443-1078/11-2/KG) w zakresie dotyczącym zwrotu opłat skarbowych i sądowych ponoszonych w imieniu i na rzecz kontrahenta w związku z jego obsługą księgową i prawną oraz Izba Skarbowa w Katowicach w piśmie z 18 sierpnia 2011 r. (IBPP3/443-575/11/PH) odnosząc się do zwrotu kosztów za opłaty skarbowe oraz za wypisy i wyrysy z ewidencji gruntów, które podatnik poniósł na podstawie umowy o wykonanie dokumentacji projektowej.

W takim przypadku zwrot kosztów opłat urzędowych w ogóle nie podlega VAT. Nie stanowi też czynności zwolnionej z opodatkowania. Uznania czynności za niepodlegającą VAT nie wolno utożsamiać ze zwolnieniem czynności od opodatkowania tym podatkiem. Zwrot kosztów pozostaje całkowicie poza zakresem ustawy o VAT, nie stanowiąc czynność zwolnionej z VAT.

Nie wystawia się faktur

Z uwagi na to, że zwrot wydatków poniesionych z tytułu wymienionych opłat urzędowych pozostaje poza zakresem ustawy o VAT, obciążenie nimi kontrahenta nie może zostać udokumentowane fakturą VAT. Faktura służy bowiem do potwierdzania czynności podlegających VAT. Wobec tego do rozliczeń z klientami w zakresie zwrotu wydatków z tytułu wymienionych opłat trzeba stosować inne dokumenty, np. noty księgowe.