Metoda memoriałowa, w związku z koniecznością przyporządkowywania kosztów do odpowiedniego okresu, jest pracochłonna, dlatego ustawodawca przewidział możliwość korzystania z uproszczenia.
W dniu poniesienia
Otóż przedsiębiorcy mogą uznawać za dzień poniesienia kosztu dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu bez szczegółowego identyfikowania, jakiego okresu ten koszt dotyczy.
Przykład
1 grudnia 2011 r. podatnik zawarł umowę ubezpieczenia, na podstawie której uzyskał roczną ochronę ubezpieczeniową. Ponieważ ewidencjonuje koszty metodą uproszczoną, mógł ująć całą jej wartość jako koszt 2011 r. już 1 grudnia 2011 r.
Ustawowe warunki
Niektórzy podatnicy traktują jednak te ułatwienie w bardzo dosłowny sposób i powołując się na nie, ujmują w kosztach, w dacie wystawienia faktury, również zaliczki, zadatki, przedpłaty i podobne płatności wnoszone z góry, przed faktyczną dostawą towarów lub świadczeniem usługi. Należy zaś pamiętać, że uproszczenie dotyczy jedynie momentu ujęcia kosztu, a nie tego, co jest kosztem.
Co konkretnie jest, lub co może być kosztem, nie wynika również wprost z ustawy o PIT. Określa ona jedynie przesłanki, których zaistnienie decyduje o uznaniu kosztu za koszt uzyskania przychodu. Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Zatem, aby dany wydatek mógł być uznany za koszt podatkowy, musi spełniać równocześnie kilka warunków:
• jego poniesienie musi nastąpić w celu uzyskania przychodu,
• nie może być wymieniony w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów,
• jego poniesienie musi być prawidłowo udokumentowane.
Mogłoby się zatem wydawać, że zaliczka spełnia te warunki. Zwykle jest związana z osiągnięciem przychodu, nie jest wymieniona w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, a udokumentowanie jej fakturą należy uznać za prawidłowe.
Problem polega jednak na tym, że te kryteria nie mówią jednak nic o tym, co w ogóle może być uznane jako koszt. A o kosztach uzyskania przychodów możemy rozmawiać dopiero wtedy, gdy ustalimy, że dany wydatek (lub powstałe zobowiązanie) w ogóle może być zakwalifikowany jako koszt.
Nie każdy wydatek
Do ustalenia, co dokładnie może być kosztem i czy kosztem może być zapłacona zaliczka, potrzebne jest rozróżnienie pomiędzy kategorią wydatku a kategorią kosztu.
Wydatek to rozchód środków pieniężnych, powodujący likwidację zobowiązań, natomiast koszt to zużycie zasobów jednostki gospodarczej w celu uzyskania określonego efektu. Pomocniczo można się tu odwołać do ustawy o rachunkowości, w rozumieniu której koszt to zmniejszenie korzyści ekonomicznych w formie zmniejszenia wartości aktywów albo zwiększenia wartości zobowiązań, które doprowadzą do zmniejszenia kapitału własnego.
Opisane kategorie mogą się zatem pokrywać (zapłata za prowadzenie rachunku bankowego), lecz mogą być także od siebie odrębne. Nie każdy wydatek może być uznany za koszt (np. spłata pożyczki w części kapitałowej), tak samo jak nie każdy koszt jest wydatkiem (np. odpis amortyzacyjny).
Nie ma uszczuplenia
Zaliczka z pewnością jest wydatkiem, jako kwota wpłacona na poczet przyszłych zobowiązań. Nie spełnia ona jednak kryterium kosztu z uwagi na to, że nie stanowi zużycia zasobów jednostki (zmniejszenia aktywów).
Wpłacając zaliczkę pozbywamy się co prawda określonej kwoty środków pieniężnych, jednocześnie jednak nabywamy roszczenie (powstaje należność) o dostawę towaru albo o wykonanie usługi o tej samej wartości. Jeśli towary nie zostaną dostarczone albo usługa nie zostanie wykonana, co do zasady, mamy prawo oczekiwać zwrotu pieniędzy. Nie można zatem mówić o uszczupleniu majątku, który zmienił jedynie swoją postać z pieniędzy na należność.
Dopiero wykonanie świadczenia, na poczet którego zaliczkę wpłacono, powoduje, że uzyskuje ona definitywny charakter zużycia zasobów. To zaś powoduje, że możemy mówić o powstaniu kosztu.
Przykład
Przedsiębiorca w grudniu 2011 r. wpłacił 50 proc. ceny na poczet usługi zbudowania strony internetowej, która została wykonana w styczniu 2012 r.
Zarówno stosując zasady ogólne, jak i metodę uproszczoną, cały koszt stworzenia strony internetowej może być ujęty w podatkowej księdze przychodów i rozchodów dopiero po jej wykonaniu, mimo że wpłata zaliczki została udokumentowana fakturą wystawioną w grudniu.
Otrzymana nie jest przychodem
O prawidłowości tego stanowiska przekonuje również wewnętrzna logika ustawy o PIT. Mianowicie zgodnie z art. 14 ust. 3 pkt 1 ustawa nie uznaje za przychód zaliczek otrzymanych przez dostawcę albo usługodawcę do momentu dostarczenia towaru albo wykonania usługi w kolejnym okresie sprawozdawczym.
Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów do wpisywania pobranych zaliczek może być wykorzystana kolumna „uwagi”.
Utrudnieniem dla przedsiębiorców w rozpoznaniu, kiedy mamy do czynienia z zaliczką (zadatkiem, przedpłatą itp.) jest często treść faktury, w której brak jest sformułowań sugerujących zaistnienie takiej sytuacji.
Z tego powodu nie zastanawiają się oni nad prawidłowym ujęciem takiego kosztu w księdze.
Na czym polega metoda memoriałowa
Zgodnie z podstawową metodą ujmowania kosztów uzyskania przychodów, określoną w art. 22 ust. 4 ustawy o PIT, są one potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku) z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.
Na tej podstawie, zgodnie z zasadą współmierności przychodów i kosztów, koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy oraz w roku podatkowym, są potrącalne w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody. Na tej samej zasadzie koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, odnoszące się do przychodów danego roku podatkowego, a poniesione po zakończeniu tego roku podatkowego do dnia:
1) sporządzenia sprawozdania finansowego, zgodnie z odrębnymi przepisami, nie później jednak niż do upływu terminu określonego do złożenia zeznania, jeżeli podatnicy są obowiązani do sporządzania takiego sprawozdania, albo
2) złożenia zeznania, nie później jednak niż do upływu terminu określonego do złożenia tego zeznania, jeżeli podatnicy, zgodnie z odrębnymi przepisami, nie są obowiązani do sporządzania sprawozdania finansowego – są potrącalne w roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody.
W celu uniknięcia zbędnych korekt rozliczeń, w odniesieniu do kosztów uzyskania przychodów związanych bezpośrednio z przychodami i odnoszących się do przychodów danego roku podatkowego, ale poniesionych po dniu sporządzenia sprawozdania finansowego albo złożenia zeznania za ten rok, ustawa o PIT pozwala na ich ujęcie w kolejnym roku podatkowym.
Z kolei koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli zaś dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.
Opisane zasady ujmowania kosztów są obowiązkowe dla podatników prowadzących ewidencję księgową w formie ksiąg rachunkowych, natomiast podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów mogą również je stosować, pod warunkiem jednak, że stale w każdym roku podatkowym będą prowadzić księgę w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów uzyskania przychodów odnoszących się tylko do tego roku podatkowego.
Przykład
1 lipca 2011 r. podatnik zawarł umowę ubezpieczenia, na podstawie której uzyskał roczną ochronę ubezpieczeniową. Ponieważ w księdze przychodów i rozchodów ewidencjonuje koszty na zasadach ogólnych (memoriałowo), a otrzymana polisa ubezpieczeniowa jest kosztem pośrednim, powinien ująć jako koszt 2011 r. jedynie połowę jej wartości, natomiast drugą połowę w roku 2012.
Maciej Jurczyga doktor nauk ekonomicznych, biegły rewident, prezes zarządu Biura Rachunkowego Jurczyga sp. z o.o. w Pilchowicach
Komentuje Maciej Jurczyga, doktor nauk ekonomicznych, biegły rewident, prezes zarządu Biura Rachunkowego Jurczyga sp. z o.o. w Pilchowicach
Uważam, że opisane zasady ujmowania wydatków (wyłączenie z kosztów zaliczek i przedpłat do momentu wykonania dostawy/usługi, na poczet której zostały wniesione) powinny mieć zastosowanie również w przypadku świadczeń całkowicie opłaconych z góry, gdzie przedpłata ma co do zasady charakter bezzwrotny.
Przykładem może być faktura dokumentująca ratę leasingową za styczeń 2012 r. wystawiona 20 grudnia 2011 r., z terminem płatności do 28 grudnia, albo wystawiona w grudniu faktura dokumentująca prenumeratę prasy na rok 2012.
Moim zdaniem, pomimo definitywnego charakteru tych przedpłat, nie nabierają one charakteru kosztu uzyskania przychodu przed rozpoczęciem okresu, za który je wniesiono i w konsekwencji nie powinny być ujmowane jako taki koszt w dacie wystawienia dokumentującej je faktury, a dopiero z początkiem okresu, w którym będą świadczone opłacone z góry usługi.
Zatem zapłacona w grudniu rata leasingowa za styczeń 2012 r. może być ujęta w kosztach dopiero w styczniu 2012 r., podobnie jak prenumerata, której koszt w przypadku stosowania zasad ogólnych powinien być rozłożony równomiernie na 12 kolejnych miesięcy, natomiast przy metodzie uproszczonej może być ujęty jednorazowo w styczniu 2012 r.
Organy podatkowe mają jednak na ten temat inne zdanie i nie kwestionują ujęcia takich wydatków w kosztach uzyskania przychodów (w przypadku prowadzenia księgi metodą uproszczoną) już w dacie wystawienia dokumentujących je faktur.
