Zgodnie z art. 39 ustawy o PIT do końca lutego 2012 r. płatnicy są obowiązani przekazać PIT-11, czyli imienne informacje o dochodach i pobranych zaliczkach za 2011 r. zarówno podatnikowi, jak i urzędowi skarbowemu właściwemu dla podatnika. Jeśli obowiązek poboru zaliczek ustał w ciągu roku (np. w wyniku zmiany pracy), płatnik przekaże taką informację na pisemny wniosek podatnika, w terminie 14 dni. Do końca lutego firmy muszą też sporządzić PIT-40, czyli roczne obliczenie podatku za tych pracowników, którzy przed 10 stycznia złożyli wniosek o rozliczenie przez pracodawcę (PIT-12).

Można elektronicznie

– Mimo iż pracownicy od kilku lat mogą rozliczać się bez konieczności użycia e-podpisu, to pracodawca, wysyłając im PIT-11, musi taki podpis cały czas posiadać – mówi Grzegorz Grochowina, ekspert w firmie doradczej KPMG. Dodaje, że resort finansów powinien rozważyć zmianę przepisów w tym zakresie. Zarówno PIT-11, jak i PIT-40 można przekazać osobiście, za pośrednictwem poczty lub drogą elektroniczną, ale tylko z użyciem e-podpisu. Potwierdza to interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 13 stycznia 2012 r. (nr IPPB4/415-791/11-3/MP).

Była to odpowiedź na pytanie pracodawcy zatrudniającego ponad 300 osób, z których każda ma dostęp do wewnętrznej, zabezpieczonej loginem i hasłem, prywatnej sieci komputerowej przedsiębiorstwa.

Dyrektor izby się zgodził, że firma może wykorzystać tę sieć, by przekazać pracownikom PIT-11 i PIT-40 za 2011 r. w formie elektronicznych plików zaopatrzonych w kwalifikowany podpis elektroniczny. „Wnioskodawca nie musi uzyskać pisemnej zgody podatnika na przekazanie PIT-11 i PIT-40 za pośrednictwem komunikacji elektronicznej" – czytamy. W razie wątpliwości płatnik będzie musiał udowodnić, że dostarczył te informacje.

O czym pamiętać

– Pracodawca wypełniający PIT-11 musi uwzględnić w nim wszystkie dochody pracownika. Ma pamiętać zwłaszcza o różnego rodzaju nieodpłatnych świadczeniach, np. abonamentach medycznych czy wyjazdach integracyjnych – mówi Grzegorz Grochowina. – Bardzo często płatnicy nieprawidłowo wpisują kwotę rocznych ryczałtowanych kosztów uzyskania przychodów. Dla osób, które dojeżdżają do pracy z innej miejscowości, podają kwotę 1335 zł zamiast 1668 zł. Płatnicy powinni wypełnić PIT-11 w aktualnej wersji 19. Ma to związek z zastąpieniem numeru NIP przez PESEL dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. – Urząd skarbowy powinien też przyjąć druk w wersji 18 – dodaje Grzegorz Grochowina. Firmy mają niejednokrotnie wątpliwości, który z identyfikatorów wpisać: NIP czy PESEL.

Według Ministerstwa Finansów mogą zażądać podania identyfikatora od pracownika. Za wpisanie PESEL zamiast NIP lub odwrotnie nie grożą kary za pomyłkę (pisaliśmy o tym 10 lutego „Fiskus nie ukarze za błędny identyfikator").

Opinia:

Wiesława Dróżdż, rzecznik prasowy Administracji Podatkowej w Ministerstwie Finansów

Pracodawca ma kilka możliwości przekazania pracownikowi informacji PIT-11. Może zrobić to osobiście, przesłać za pośrednictwem poczty lub za pośrednictwem komunikacji elektronicznej. Firma musi jednak użyć w tym celu tzw. bezpiecznego podpisu elektronicznego. Nie może przekazać zatrudnionemu informacji PIT-11 zwykłym e-mailem (np. w formacie PDF). Zgodnie z ustawą o podpisie elektronicznym dane w postaci elektronicznej muszą być opatrzone bezpiecznym podpisem weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, aby wywoływały takie same skutki prawne jak dokumenty opatrzone własnoręcznym podpisem.