Potwierdzenie przelewu musi być rzetelne

[b]Takie stanowisko zajęła Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 26 października 2010 r. (IPPB5/423-524/10-4/JC).[/b]

Spółka prowadzi działalność polegającą na sprzedaży usług medycznych, do których m.in. należy realizowanie procedur związanych z pobieraniem szpiku od dawcy. W ramach tej usługi spółka, oprócz kosztów pobrania szpiku, ponosi również koszty dawcy, takie jak koszty podróży, zakwaterowania, wyżywienia i badań. Za świadczone usługi wystawia faktury szpitalowi biorcy.

Zdarza się, że dawcy nie zbierają faktur za swoje wydatki poniesione w okresie pobrania i jedynym potwierdzeniem poniesienia kosztu przez spółkę jest potwierdzenie przelewu bankowego od spółki dla dawcy z tytułem „zaliczka dla dawcy”.

Spółka powzięła wątpliwość, czy wydrukowane z elektronicznego systemu bankowego potwierdzenie przelewu może być „innym dowodem” poniesienia kosztu wymienionym w art. 15 ust. 4e [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=3EC0892953EAF58605FEE453B6E7CBF6?id=115893]ustawy o CIT[/link] i wystąpiła z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej.

Izba stwierdziła, że nie. Potwierdzenie przelewu bankowego uznała jedynie za informację o przekazaniu przez spółkę dla dawcy kwoty zaliczki, która nie potwierdza rzeczywiście poniesionych przez dawcę kosztów. Zatem nie jest to dowód w rozumieniu art. 15 ust. 4e ustawy o CIT.

[i]Autorka jest konsultantką w Zespole Zarządzania Wiedzą PwC[/i]

[ramka][b]Komentuje Robert Wielgórski, konsultant w Dziale Prawnopodatkowym PwC[/b]

Należy wyraźnie podkreślić, że w omawianej interpretacji organ nie odrzucił, co do zasady, możliwości dokumentowania kosztów za pomocą wydrukowanego elektronicznego potwierdzenia przelewu. Stwierdził jedynie, że dokument taki powinien spełniać wymóg rzetelności, czyli że musi być dowodem faktycznego zdarzenia.

Wynika z tego, że potwierdzenie przelewu może być dowodem poniesienia kosztu, jeśli identyfikuje jednoznacznie przedmiot i strony operacji gospodarczej.

Takiego wymogu nie spełnia potwierdzenie przelewu zaliczki na konto osoby, która powinna ją przeznaczyć na zakup określonych dóbr i usług. Nie ma bowiem pewności, że faktycznie to uczyniła. Dlatego właśnie potwierdzenie przelewu zaliczki nie może być dowodem na to, że koszt faktycznie został poniesiony.

W opisanej sprawie jest to o tyle istotne, że spółka nie ma prawa potraktować wypłaconej kwoty jako wynagrodzenia dla dawcy szpiku. [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=DCDC5DD8597D71E2D7AB93F64C9F96B6?id=179027]Ustawa o pobieraniu, przechowywaniu i przeszczepianiu komórek, tkanek i narządów[/link] zabrania bowiem wynagradzania dawców.

W celu poprawnego zaksięgowania kosztów spółka musi zatem posiadać dowody zakupu (rachunki lub faktury) konkretnych towarów i usług przez osobę, której wypłaciła zaliczkę.

Należy jednak przypomnieć, że przepisy o rachunkowości określają jedynie, jakie warunki musi spełniać dokument, aby był uznany za dowód księgowy. Natomiast o tym, czy dany wydatek jest kosztem podatkowym, decydują wyłącznie uregulowania odpowiedniej ustawy o podatku dochodowym. Ustawy podatkowe, z kilkoma wyjątkami, nie wymagają dokumentowania poniesienia kosztu w żadnej szczególnej formie.

Wadliwość dowodu księgowego nie oznacza zatem automatycznego zakwestionowania zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych.

Jak stwierdził [b]NSA w wyroku z 28 lutego 1997 r. (I SA/Wr 241/96)[/b]: „przepisy regulujące rachunkowość nie mogą zmieniać zasad zaliczania poszczególnych wydatków do kosztów, wynikających z ustawy podatkowej”.

W razie kontroli podatkowej podatnik może dowodzić faktu poniesienia kosztu

w dowolny sposób, choćby przez przedstawienie wiarygodnych świadków[b] (zob. wyrok NSA z 14 grudnia 1994 r., III SA 571/94, oraz wyrok WSA w Warszawie z 27 kwietnia 2004 r., III SA 3041/02),[/b] chyba że przepis ustawy wprowadza wymóg dokumentowania określonego rodzaju kosztu określonym środkiem dowodowym.