Musi tylko pamiętać, aby je odpowiednio udokumentować. Jak wynika z [b]interpretacji Izby Skarbowej w Poznaniu z 30 czerwca 2010 r. (ILPB3/423-325/10-2/KS), podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej[/b], zwane dowodami źródłowymi.

[srodtytul]Minimalne dane[/srodtytul]

Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego; określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej; opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych, a także datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu.

Nie powinno w nim zabraknąć również podpisu wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów oraz stwierdzenia sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

[srodtytul]Tylko rzetelne[/srodtytul]

Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane, o których wcześniej mowa, oraz wolne od błędów rachunkowych.

W interpretacji izby czytamy, że „Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem dla celów podatkowych, choć niejednokrotnie niewystarczającym. Należy bowiem podkreślić, że podatnik, uznając wydatek za koszt uzyskania przychodów, odnosi ewidentną korzyść podatkową, ponieważ ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania.

Na podatniku spoczywa więc ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu. Ma on obowiązek nie tylko udokumentować, że wydatek został poniesiony, ale wskazać także, że poniesiony został w celu osiągnięcia przychodów, a ponadto potwierdzić racjonalność poniesionych wydatków”.

[srodtytul]Wyjazdy związane z działalnością[/srodtytul]

Podróżą służbową jest wyjazd podjęty na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy, lub poza miejsce wykonywania przez pracownika obowiązków służbowych, który jednocześnie ma związek z wykonywaniem zadań związanych z działalnością pracodawcy.

Podróże służbowe – co do zasady – związane są z osiąganymi przez pracodawcę przychodami, a wydatki poniesione w związku z tymi podróżami stanowią koszty uzyskania przychodów.

W końcu jednym z obowiązków pracodawcy jest zapewnienie pracownikowi odbywającemu podróż służbową bezpłatnego noclegu lub zwrot kosztów noclegu w przypadku, gdy nie zapewnia bezpłatnego noclegu. O tym, czy zapewnić podwładnym nocleg, czy też lepiej będzie zwrócić im poniesione przez nich koszty – decyduje pracodawca.

[ramka][b]Przykład[/b]

Spółka zleca swoim pracownikom odbycie podróży służbowej.

Zapewnienia pracownikom zakwaterowanie poprzez wynajęcie w danym mieście mieszkania służbowego, które zapewni jednocześnie nocleg kilku pracownikom.

Wydatki spółki na wynajęcie mieszkania służbowego, mającego zapewnić nocleg pracownikom w trakcie odbywania przez nich podróży służbowej, podczas której będą wykonywali obowiązki służbowe (takie jak m.in.: przeprowadzanie negocjacji z klientami, uczestnictwo w kursach i szkoleniach zawodowych), wiązać się będą z działalnością gospodarczą spółki.

Pracownicy podczas podróży będą wykonywali bowiem zadania przez nią zlecone związane z jej działalnością gospodarczą mającą na celu uzyskanie przychodów.

W takiej sytuacji wydatki na wynajęcie mieszkania służbowego spółka będzie mogła zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. [/ramka]

[ramka][b]Uwaga [/b]

Ordynacja podatkowa mówi, że jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Ale o tym, czy dana okoliczność została udowodniona – na podstawie zebranego materiału – rozstrzyga ostatecznie organ podatkowy.[/ramka]