E-faktury pozwolą uniknąć stosów papieru

Przepisy o VAT pozwalają firmom na wystawianie faktur w formie elektronicznej. Związane jest to z koniecznością spełnienia bardzo rygorystycznych wymagań. Oznacza to wysokie koszty wdrożenia takiego rozwiązania. Dla małych i średnich firm jest to zwykle nieopłacalne. Także one chciałyby jednak ograniczyć liczbę drukowanych dokumentów.

Nie widzą także powodu, aby wysyłać faktury zwykłym listem, skoro mogą to zrobić pocztą elektroniczną (na fakturze jest przecież już wymagany podpis sprzedawcy). Niestety, przepisy nie pozwalają na tego rodzaju uproszczenia. Potwierdzają to liczne odpowiedzi ministra finansów na pytania podatników.

[srodtytul]Kopię trzeba wydrukować od razu[/srodtytul]

Problemem tym zajmowała się [b]Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacji z 16 września 2008 r. (ILPP2/443-552/08-3/SJ)[/b]. Przedsiębiorca, który zwrócił się z wnioskiem, wystawia miesięcznie około 5000 faktur, których kopie musi przechowywać. Wydrukowanie takiej liczby dokumentów powoduje znaczne koszty. Ponadto do ich przechowywania potrzebne jest duże pomieszczenie. Z tych powodów wnioskodawca rozważa przechowywanie kopii faktur VAT w inny sposób, np. na płycie CD. Podkreśla, że w razie kontroli czy innej sytuacji, kiedy niezbędne będą dokumenty w formie papierowej, zawsze można je wydrukować. Uważa więc, że taki sposób postępowania jest zgodny z przepisami o VAT.

Izba skarbowa nie zgodziła się w tym stanowiskiem. Powołała się na [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=177843]rozporządzenie ministra finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (DzU nr 95, poz. 798 z późn. zm.)[/link]. Z § 21 ust. 1 tego rozporządzenia wynika bowiem, że faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Kolejny ustęp tego przepisu stanowi, że oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz ORYGINAŁ, a kopia faktury i faktury korygującej – KOPIA.

Jednocześnie podatnicy są zobowiązani do przechowywania tych dokumentów do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.Izba uznała, że w świetle tych przepisów nie jest dopuszczalne przechowywanie kopii faktur VAT tylko na płytach CD bez ich drukowania, jeżeli oryginały miały postać papierową (czyli nie były wystawiane na podstawie rozporządzenia w sprawie e-faktur).

[srodtytul]Sąd zgadza się z fiskusem[/srodtytul]

W ten sam sposób zinterpretował przepisy [b]Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 13 marca 2008 r. (III SA/Wa 108/08)[/b].Sprawa dotyczyła wniosku o interpretację. Firma przekonywała w nim, że żaden z przepisów nie nakazuje drukowania kopii faktury jednocześnie z oryginałem. Nic nie stoi więc na przeszkodzie, aby zrobić to dopiero na żądanie ewentualnej kontroli. Zdaniem podatnika wystarczy zagwarantowanie, że po wystawieniu treść faktury nie będzie mogła zostać zmieniona.

Organy podatkowe nie zgodziły się z tym stanowiskiem, a sąd uznał, że miały do tego podstawy. Zauważył, że skoro w rozporządzeniu jest mowa o dwóch egzemplarzach, to należy to rozumieć jako dwa „odpisy, wzory, dwie sztuki tego samego dokumentu”. Uznał także, że słowa „wystawiać fakturę” powinny być rozumiane zgodnie z przyjętym znaczeniem słownikowym jako „sporządzanie dokumentu”.

[srodtytul]E-mail nie zastąpi zwykłej poczty[/srodtytul]

Kolejne uproszczenie, które często rozważają firmy, to wysyłanie faktur zwykłą pocztą elektroniczną. Bez analizy przepisów może się wydawać, że nie ma z tym żadnego problemu – faktury nie muszą przecież być opatrzone żadnym podpisem czy pieczątką.

Jednak ustawa o VAT i akty wykonawcze nie dają podstaw do takiego postępowania. Potwierdza to m.in. [b]interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 19 września tego roku (nr IBPP3/443-447/08/PK)[/b]. Firma, która zwróciła się z pytaniem, zajmuje się przede wszystkim handlem detalicznym. Stosunki handlowe z dostawcami regulują indywidualnie podpisane długoletnie umowy handlowe. Firma ma problemy z terminowym otrzymywaniem faktur, szczególnie korygujących. Często wynika to z nieprawidłowej pracy poczty. Zwróciła się więc z pytaniem, czy możliwe jest przyjęcie zasady, że faktura VAT lub faktura korygująca otrzymana za pośrednictwem faksu lub poczty elektronicznej, lecz niebędąca e-fakturą z podpisem elektronicznym, może być podstawą wpisu do ewidencji VAT.Zdaniem wnioskodawcy to rozwiązanie prawidłowe. Ustawa o VAT nie zawiera bowiem wymogu wydrukowania faktury albo wypisania jej na określonym papierowym blankiecie.

Izba skarbowa nie zgodziła się z tym stanowiskiem. Podkreśliła, że przepisy nakładają na podatnika obowiązek wystawienia faktury. Izba powołała się na słownik języka polskiego. Zgodnie z nim przez słowo „wystawić” należy rozumieć: „wypisać, wypełnić, wydać”, np. wystawić czek, rachunek dokument. A zatem pojęcie „wystawiać” oznacza sporządzenie dokumentu, w tym przypadku faktury, na użytek kontrahenta – odbiorcy towaru lub usługi – oraz wręczenie (doręczenie) tej faktury kontrahentowi.Izba podkreśliła, że jedynym wyjątkiem od tej zasady są faktury wystawiane na podstawie [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=178372]rozporządzenia ministra finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (DzU nr 133, poz. 1119)[/link].

[ramka][b]Nie tak łatwo wystawiać dokument[/b]

Firma, która chciałaby wystawiać faktury z formie elektronicznej, musi m.in.:

- zapewnić ich autentyczność za pomocą bezpiecznego podpisu elektronicznego lub zastosowanie odpowiedniego systemu wymiany danych elektronicznych (EDI)

- uzyskać akceptację tej formy dokumentowania sprzedaży przez odbiorcę faktury

- zapewnić, na żądanie organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną do tych faktur, w szczególności możliwość ich wydruku. [/ramka]