Niestety, organy podatkowe bardzo formalnie podchodzą do tej kwestii. Spójrzmy na interpretację Izby Skarbowej w Warszawie z 4 czerwca 2007 r. (1401/PH-II/4407/14-11/ 07/MZ).
Stwierdzono w niej, że jedyną dopuszczalną formą dokumentowania transakcji kupna-sprzedaży, poza formą elektroniczną, jest wystawianie faktur VAT w formie papierowej. Tymczasem udostępnienia faktury na stronie internetowej czy poprzez pocztę elektroniczną nie można uznać za wystawienie faktury w formie papierowej.
Jak czytamy w interpretacji: „Udostępniając fakturę na stronie internetowej spółki czy poprzez pocztę elektroniczną, strona niewątpliwie dokonuje elektronicznego przekazu treści tego dokumentu zapisanej w języku informatycznym”.
Izba podkreśliła, że doręczenie faktury kontrahentowi z wykorzystaniem drogi elektronicznej jest dopuszczalne, jednak z zachowaniem wymogów określonych w rozporządzeniu ministra finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej. Zgodnie z § 4 tego rozporządzenia faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będzie zagwarantowane:
- bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (DzU nr 130, poz. 1450 ze zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
- poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.
Opisany sposób wystawienia i doręczenia faktury w formie pliku PDF nie spełnia powyższych wymogów. Nie jest to jednocześnie wystawienie faktury w formie papierowej. Zatem taka faktura nie rodzi skutków prawnych. Zdaniem izby skarbowej mamy tu do czynienia wyłącznie z przekazaniem, do wiadomości odbiorcy, treści faktury, a nie z wystawieniem i doręczeniem dokumentu, o którym mowa w art. 106 ust. 1 ustawy o VAT.
Jak więc widać, organy podatkowe prezentują formalne i odstające od praktycznych możliwości otrzymywania faktur podejście. W praktyce podatnicy otrzymują faktury w formie PDF i po wydrukowaniu rozliczają je w ewidencjach. Ponieważ dokument ma wszelkie cechy faktury papierowej (podpisy są teraz zbędne), z pewnością będą twierdzić, że otrzymali go w formie papierowej. I powstanie w związku z tym spór z organem podatkowym.
W opisanej sytuacji nie będzie problemu, gdy wystawcą faktury w postaci pliku PDF będzie podmiot zagraniczny. Będziemy mieli wtedy do czynienia z importem usługi elektronicznej, który rozliczy polski nabywca na podstawie faktury wewnętrznej.
Ta ostatnia faktura zostanie wystawiona zapewne w formie papierowej i rozliczona zgodnie z polskimi przepisami.
Autor jest doradcą podatkowym w Kancelarii Doradztwa Podatkowego Pama s.c.
