Bez względu na to, czy obowiązek zapewnienia jedzenia pracownikom nakładają na niego przepisy, czy nie. Tak wynika z pisma Ministerstwa Finansów zamieszczonego w Biuletynie Skarbowym nr 6/2007.
Niekiedy firma jest zobowiązana do wyżywienia zatrudnionych i wtedy nie ma wątpliwości, że może odliczyć koszty zakupów. Z art. 232 kodeksu pracy wynika, że pracodawca musi zapewnić posiłek pracownikom zatrudnionym w szczególnie uciążliwych warunkach, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych. Szczegółowe zasady określa rozporządzenie Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (DzU nr 60, poz. 279). Przykładowo takie posiłki muszą wydawać firmy zatrudniające pracowników wykonujących prace związane ze znacznym wysiłkiem fizycznym, w pomieszczeniach zamkniętych w niskiej lub wysokiej temperaturze albo na otwartej przestrzeni w okresie zimowym.
Czy szef odliczy jednak wydatki, jeśli zafunduje załodze coś nieobowiązkowego? Może argumentować, że to koszt pracowniczy, czyli wydatek na funkcjonowanie firmy. Część urzędów to akceptuje. Przykładowo w interpretacji Opolskiego Urzędu Skarbowego z 18 maja 2007 r. (PD/423-19/AK/07) czytamy: „dla uznania, czy te wydatki stanowią koszt uzyskania przychodów, nie ma znaczenia, czy pracodawca przekazuje artykuły spożywcze pracownikom z własnej woli, czy obligują go do tego przepisy prawa, czy też wewnętrzne regulacje przyjęte w firmie. Ponoszone wydatki są związane z działalnością przedsiębiorstwa”.
Ale są też urzędy, które mają wątpliwości. Chociażby Urząd Skarbowy w Zakopanem, który w interpretacji z 15 stycznia 2007 r. (PD/415/I/34/06) stwierdził: „Jeżeli obowiązek wydawania posiłków będzie wynikał z odrębnych przepisów, to wydatki poniesione przez pracodawcę na ten cel będą kosztami uzyskania przychodów. W pozostałych wypadkach wydatki ponoszone na posiłki dla pracowników nie są kosztami uzyskania przychodów”.
Wydaje się, że to błędne podejście. W rozpatrywanej przez urząd sprawie firma kupowała jedzenie dla osób pracujących w nocy. Oczywiste jest, że pomaga to wykonywać im swoje obowiązki. Pracodawca nie funduje przecież pożywienia bezinteresownie.
