Ulgę na zakup kasy rejestrującej czasami trzeba zwrócić

Do stosowania kas fiskalnych zobowiązani są przedsiębiorcy sprzedający osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej oraz rolnikom ryczałtowym. Obowiązek ten nakłada na nich art. 111 ust. 1 ustawy o VAT. Aby jednak zainstalować kasę, najpierw trzeba ją kupić. A z tym łączy się konieczność poniesienia określonych wydatków. Kasy są bowiem urządzeniami dość drogimi.

Art. 111 ust. 4 ustawy o VAT mówi, że podatnicy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązujących terminach, mogą odliczyć od tego podatku kwotę wydatkowaną na zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania w wysokości 50 proc. jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 2,5 tys. zł.

Warto pamiętać, że ulga przysługuje tylko przy zakupie kas w związku z powstającym u przedsiębiorcy pierwszy raz obowiązkiem ewidencjonowania. Oznacza to, że jeśli kupimy kolejne kasy, po dniu powstania obowiązku ewidencjonowania, nie będą one już objęte ulgą. Tak samo będzie, gdy zdecydujemy się rozszerzyć działalność i otworzymy nowe punkty kasowe.

Odliczenie robimy w miesiącu, w którym rozpoczęliśmy ewidencjonowanie w kasie. Możliwe jest ono też za miesiące następujące po tym miesiącu (§ 7 rozporządzenia ministra finansów z 20 grudnia 2007 r. w sprawie kas rejestrujących, DzU nr 245, poz. 1807).

Przedsiębiorcy rozliczający się za okresy kwartalne mogą odliczać ulgę w rozliczeniu za kwartał, w którym rozpoczęli ewidencjonowanie, lub w rozliczeniu za następne kwartały.

Pan Zygmunt kupił dwie kasy rejestrujące po tej samej cenie (brutto 7320 zł, netto 6000 zł). Spełnia warunki pozwalające na skorzystanie z ulgi na zakup kasy. Może zatem odliczyć w związku z zakupem każdej z kas po 50 proc. ceny netto, czyli 3000 zł (6000 x 50 proc.). Ponieważ jednak kwota odliczenia nie może być wyższa niż 2500 zł, odliczy tylko 5000 zł (2 x 2500 zł).

Odliczenie w związku z kupnem kas rejestrujących nie może być wyższe od kwoty różnicy między podatkiem należnym a podatkiem naliczonym. Gdy kwota podatku naliczonego jest większa lub równa kwocie podatku należnego w danym okresie rozliczeniowym, podatnik może otrzymać zwrot nierozliczonej wcześniej kwoty, z tym że w danym okresie rozliczeniowym wielkość zwrotu nie może przekroczyć równowartości:

- 25 proc. kwoty przysługującej podatnikowi do odliczenia przed jego pierwszym dokonaniem, jeżeli składa deklaracje za okresy miesięczne, lub

- 50 proc. tej kwoty, jeśli składa deklaracje za okresy kwartalne.

Aby odliczyć pieniądze wydane na zakup kasy rejestrującej, musimy mieć dowód zapłaty za nią. Czasami przedsiębiorca kupuje kasę fiskalną na raty. Odliczenie – w takiej sytuacji – możliwe będzie dopiero po zapłaceniu ostatniej raty. Dopiero wtedy bowiem będziemy mogli mówić, że istnieje kwota wydatkowana na zakup kasy, a podatnik ma dowód zapłaty całej należności (A.Bartosiewicz, R.Kubacki, „Komentarz VAT”, Wydawnictwo Wolters Kluwer, s. 1040).

Pan Jan zobowiązany jest do rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży za pośrednictwem kasy rejestrującej. Kupił kasę. Cena brutto wyniosła 3294 zł. Cena netto 2700 zł. W tej sytuacji może – jeśli spełnia wszystkie inne warunki – odliczyć 50 proc. ceny netto kasy. Odliczy zatem 1350 zł (2700 x 50 proc.). Musi jednak pamiętać o konieczności posiadania dowodu zapłaty całej należności za kasę rejestrującą.

Na ulgę związaną z zakupem kasy fiskalnej mogą liczyć przedsiębiorcy, którzy złożą przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania pisemne zgłoszenie do naczelnika właściwego urzędu skarbowego. Informują w nim o liczbie kas rejestrujących i miejscu (adresie) ich używania. Przedsiębiorcy, którzy zamierzają stosować do ewidencjonowania jedną kasę, mogą złożyć zgłoszenie na formularzu zawiadomienia o miejscu instalacji kasy zgodnie z przepisami dotyczącymi kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników, jeśli zawiadomienie to było złożone przed powstaniem obowiązku ewidencjonowania.

Najważniejszym jednak obowiązkiem pozwalającym z ulgi skorzystać jest konieczność rozpoczęcia ewidencjonowania nie później niż w obowiązującym przedsiębiorcę terminie.

Ulga na zakup kasy rejestrującej jest warunkowa. Jeśli po jej zakupie nastąpią pewne zdarzenia, może się okazać, że odliczone kwoty przedsiębiorca będzie musiał zwrócić. Stanie się tak wtedy, gdy w ciągu trzech lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania zaprzestanie używania kas lub nie zgłosi w odpowiednim terminie kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego (przez właściwy serwis). W praktyce oznacza to, że jeśli oba zdarzenia nastąpią później niż w ciągu trzech lat od rozpoczęcia ewidencjonowania, nie będą miały wpływu na ulgę związaną z zakupem kasy fiskalnej.

Pieniądze trzeba będzie zwrócić również w razie naruszenia warunków związanych z odliczeniem kwot wydatkowanych na zakup kas (art. 111 ust. 6 ustawy o VAT).

Kolejne sytuacje, kiedy trzeba oddać odliczone pieniądze, określa § 11 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. Będzie tak, gdy przedsiębiorcy w ciągu trzech lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania:

- zaprzestaną działalności,

- nastąpi otwarcie likwidacji,

- będzie ogłoszona upadłość,

- nastąpi sprzedaż przedsiębiorstwa lub zakładu (oddziału),

- dokonają odliczenia z naruszeniem warunków określonych w rozporządzeniu (nie powiadomią fiskusa o liczbie kas albo odliczą pieniądze w niewłaściwym okresie rozliczeniowym).

Obowiązek zwrotu powstaje z upływem ostatniego dnia miesiąca lub kwartału, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie zwrotu. Zwrot kwot odliczonych lub otrzymanych robimy na rachunek bankowy urzędu skarbowego.

O prawdziwym pechu mogą mówić podatnicy, którzy zainstalują kasę, odliczą pieniądze, a potem (w ciągu trzech lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania) kasę fiskalną ktoś im ukradnie lub stracą ją w wyniku innego zdarzenia losowego. Czy odliczone kwoty trzeba zwracać? Okazuje się, że tak. Problem ten wyjaśnił Urząd Skarbowy w Gorzowie Wielkopolskim. W interpretacji z 5 lipca 2004 r. (PP-4412/446/04) czytamy: „obowiązek ten nie został wyłączony w stosunku do podatników, którzy z przyczyn niezależnych od siebie i niezawinionych utracili kasy rejestrujące, np. wskutek kradzieży czy innego zdarzenia losowego. Ponieważ art. 111 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług nakłada na podatników obowiązek stosowania kas rejestrujących (...), prowadzenie dalszej działalności (...) uzależnione jest od zakupu drugiej kasy rejestrującej”.

Nie dosyć zatem, że podatnik musi zwrócić odliczone wcześniej kwoty, to dodatkowo musi kupić kolejną kasę. I tu niespodzianka. Kupując ją, nie skorzysta już z ulgi. Organ podatkowy we wspomnianej interpretacji stwierdził bowiem, że nie może z ulgi skorzystać, bo nie spełnia warunku określonego w rozporządzeniu w sprawie kas rejestrujących. Chodzi o to, że odliczenie następuje pod warunkiem „złożenia przez podatnika w urzędzie skarbowym, przed terminem ewidencjonowania, pisemnego oświadczenia o liczbie kas rejestrujących i miejscu (adresie) ich używania do ewidencjonowania”. W takiej sytuacji warunku tego przedsiębiorca spełnić nie może. A skoro tak, o uldze na zakup kasy może zapomnieć.

Minęły trzy lata, VAT oddawać nie trzeba

Podatnik zastanawiał się, czy może oddać kasę jako odpady i czy w związku z tym będzie musiał zwrócić odliczony VAT?

Organ podatkowy stwierdził, że „podatnicy są obowiązani do zwrotu odliczonych lub zwróconych im kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących, gdy w okresie trzech lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania zaprzestają ich używania lub nie dokonają w obowiązującym terminie zgłoszenia kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego przez właściwy serwis a także w przypadku naruszenia warunków związanych z odliczeniem tych kwot (...). Zatem jeżeli został zachowany trzyletni okres od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania do zaprzestania ich użytkowania, nie ma potrzeby korygowania podatku naliczonego odliczonego przy zakupie kas fiskalnych” – interpretacja Podkarpackiego Urzędu Skarbowego z 26 września 2007 r. (PUS.II/443/66/2007/WN).