Trzeba to zrobić, zanim zostanie wniesiony akt oskarżenia. Finansowy organ postępowania przygotowawczego, a więc urząd skarbowy, inspektor kontroli skarbowej oraz urząd celny jeszcze przed pierwszym przesłuchaniem obowiązani są pouczyć o tym podatnika. Jeśli postępowanie przygotowawcze prowadzi np. policja, a sprawca zgłosi zamiar skorzystania z dobrowolnego poddania się odpowiedzialności, o czym zawsze powinien być pouczony, sprawę trzeba przekazać właściwemu finansowemu organowi postępowania przygotowawczego.

Wniosek możemy złożyć na piśmie albo ustnie do protokołu. Sami decydujemy, w jaki sposób to zrobimy. Aby jednak w ogóle można było myśleć o złożeniu wniosku, trzeba spełnić pewne wymagania. Przede wszystkim sąd wyraża zgodę na dobrowolne poddanie się odpowiedzialności, jeśli nasza wina i okoliczności popełnienia przestępstwa lub wykroczenia skarbowego nie budzą wątpliwości.

Jednocześnie jednak musimy zapłacić w całości wymaganą należność publicznoprawną (jeśli w związku z wykroczeniem lub przestępstwem nastąpiło jej uszczuplenie). Musimy też zapłacić kwotę odpowiadającą co najmniej najniższej karze grzywny grożącej za dany czyn. Przy przestępstwach będzie to 1/3 minimalnego wynagrodzenia, a przy wykroczeniach skarbowych 1/10 tego wynagrodzenia. W tym roku jest to odpowiednio 375,30 zł i 112,60 zł (minimalne wynagrodzenie wynosi 1126 zł).

Gdy wina i okoliczności popełnienia wykroczenia lub przestępstwa nie wywołują wątpliwości, sąd może zgodzić się na dobrowolne poddanie się odpowiedzialności

Niezbędne jest też uiszczenie co najmniej zryczałtowanej równowartości kosztów postępowania. Jeśli popełniliśmy czyn, za który kodeks karny skarbowy przewiduje obowiązkowy przepadek przedmiotów, dodatkowo musimy wyrazić na to zgodę. Dowody wykonania wymienionych czynności musimy dołączyć do wniosku o zgodę na dobrowolne poddanie się odpowiedzialności.

Sam proces dobrowolnego poddania się odpowiedzialności składa się niejako z dwóch faz: negocjacyjnej i decyzyjnej (rozstrzygającej). Pierwsza odbywa się przed finansowym organem postępowania przygotowawczego. Na tym etapie organ negocjuje ze sprawcą warunki, na jakich wystąpi do sądu o udzielenie zezwolenia na dobrowolne poddanie się odpowiedzialności. Jeśli strony dojdą do porozumienia, można przyjąć, że negocjacje zakończyły się powodzeniem i podatnik może złożyć wniosek o dobrowolne poddanie się odpowiedzialności.

Druga faza ma miejsce we właściwym sądzie. Kończy się ona wyrokiem zezwalającym na dobrowolne poddanie się odpowiedzialności albo oddalającym wniosek. Jeśli sąd nie udzieli zgody, zwraca sprawę do organu w celu dalszego jej prowadzenia. Zapłacone przez nas kwoty stają się zabezpieczeniem grożących nam w przyszłości kar.

Prawomocny wyrok sądu o zezwoleniu na dobrowolne poddanie się odpowiedzialności powoduje takie same skutki jak prawomocne orzeczenie sądu kończące postępowanie w sprawie. Co ważne, jednak wyrok ten nie podlega wpisowi w Krajowym Rejestrze Karnym. Zapłata określonej grzywny za przestępstwo skarbowe nie stanowi też przesłanki recydywy skarbowej. Dobrowolnie poddając się odpowiedzialności karnej skarbowej, zachowujemy zatem status osoby niekaranej.

Jeśli zmienimy zdanie i nie będziemy chcieli dobrowolnie poddać się odpowiedzialności, wniosek możemy cofnąć. Nie od razu jednak. Możliwe jest to dopiero po miesiącu od jego złożenia. Wniosku nie cofniemy, jeśli został wniesiony do sądu przez finansowy organ postępowania przygotowawczego.

Decydując się na cofnięcie wniosku, zastanówmy się jednak dobrze, gdyż ponowne jego złożenie nie jest możliwe.

Udzielenie zezwolenia na dobrowolne poddanie się odpowiedzialności nie zawsze będzie możliwe. Jest to niedopuszczalne, gdy przestępstwo skarbowe zagrożone jest karą ograniczenia albo pozbawienia wolności, a także gdy zgłoszona została interwencja co do przedmiotu podlegającego przepadkowi (chyba że zostanie cofnięta do czasu wniesienia oskarżenia). Możliwości udzielenia zgody na dobrowolne poddanie się odpowiedzialności nie będzie również wtedy, gdy przestępstwo zagrożone tylko karą grzywny popełnione zostało w warunkach wskazujących na konieczność nadzwyczajnego obostrzenia kary.

Zezwolenia na dobrowolne poddanie się odpowiedzialności może udzielić sąd, jeśli wina sprawcy i okoliczności popełnienia przestępstwa lub wykroczenia skarbowego nie budzą wątpliwości. Zarówno zatem organ finansowy, jak i sąd powinny ocenić materiał dowodowy w kontekście wyjaśnień podejrzanego i na ich podstawie, ale nie na jego wniosek o zezwolenie na poddanie się karze ustalić, czy spełniony jest warunek wynikający z art. 17 k.k.s., a dotyczący jasności co do winy i sprawstwa wnioskującego (postanowienie Sądu Najwyższego z 25 maja 2005 r., III KK 84/05).