Szefowi wolno też zobowiązać pracownika zdobywającego wiedzę czy kwalifikacje poza systemem oświaty, aby zapłacił określoną kwotę, np. równowartość kilku wynagrodzeń.
Do obowiązków pracodawcy wskazanych w art. 96 k.p. należy m.in. ułatwienie pracownikom podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Ale zakres tej powinności wyznacza rozporządzenie ministrów edukacji narodowej oraz pracy i polityki socjalnej z 12 października 1993 r. w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych (DzU z 1993 r. nr 103, poz. 472 ze zm., dalej rozporządzenie), będące aktem wykonawczym do art. 103 kodeksu pracy.
Odrębne przepisy o podnoszeniu kwalifikacji dotyczą pracowników służby zdrowia, nauczycieli i nauczycieli akademickich, pracowników naukowych i naukowo-badawczych. Podnoszenie kwalifikacji i wykształcenia ogólnego przez pracowników normują także przepisy odnoszące się do niektórych grup zatrudnionych (np. młodocianych, pracowników służby cywilnej, strażaków), układy zbiorowe, przepisy o wynagrodzeniach.
W rozporządzeniu szczegółowo unormowano konieczność zwrotu kosztów kształcenia przez pracownika, z którym szef zawarł przewidzianą w tych przepisach umowę określającą wzajemne prawa i obowiązki stron. Ponoszenie kosztów edukacji zależy od woli stron. Sąd Najwyższy w wyroku z 29 listopada 2000 r. (I PKN 118/00) dopuścił ustalanie w porozumieniu mniej korzystnych niż w rozporządzeniu warunków podnoszenia kwalifikacji przez pracownika. Dotyczy to także zwrotu kosztów kształcenia.
Pracodawca w umowie może uzależnić, że skieruje pracownika np. na studia podyplomowe, kursy, seminaria itp., od tego, czy zobowiąże się on przepracować u niego określony czas po zakończeniu kształcenia oraz czy zwróci całość lub część kosztów poniesionych przez szefa. Rozporządzenie dopuszcza żądanie zwrotu tylko przez trzy lata po zakończeniu nauki i ma to być kwota proporcjonalna do okresu pracy po ukończeniu nauki lub czasu pracy w trakcie edukacji. Nie ulega wątpliwości, że warunkiem żądania zwrotu kosztów szkolenia jest przewidująca tę możliwość umowa z pracodawcą. Jeśli takiej umowy nie było, szef nie ma szans uzyskać rekompensaty w sądzie (wyrok SN z 14 maja 1998 r., I PKN 110/98).
Pracownicy niejednokrotnie zdobywają kwalifikacje nieobjęte rozporządzeniem i innymi przepisami o kształceniu i doskonaleniu zawodowym. Przykładowo chodzi o aplikacje, kształcenie na kursach czy studiach zagranicznych, edukację poprzedzającą uzyskanie licencji pośrednika w obrocie nieruchomościami. Do form dokształcania poza rozporządzeniem należą także m.in. kursy na prawo jazdy, kursy językowe.
Czasami jednak pracodawca wspiera zdobywanie tych kwalifikacji. Pomoc ta może mieć formę takich samych świadczeń, jak w rozporządzeniu. Pracodawca w umowie z pracownikiem zobowiązuje się np. pokryć całość lub część opłat za kursy i egzaminy, koszty przejazdu i zakwaterowania, udzielić płatnego urlopu. Do takich umów, do ich treści i skutków nie stosuje się jednak kodeksu pracy ani innych przepisów prawa pracy. Należy je oceniać, uwzględniając zasadę swobody umów przewidzianą w art. 3531 kodeksu cywilnego.
Takie cywilnoprawne umowy pracownika zaakceptował Sąd Najwyższy w wyroku z 28 lipca 1999 r. (I PKN 180/99) na tle sprawy, w której chodziło o pomoc w odbyciu aplikacji i zdaniu egzaminu radcowskiego. SN stwierdził w tym wciąż aktualnym orzeczeniu, że w ramach stosunku pracy, ale poza umową o pracę, strony mogą zawierać różne umowy, które kształtują stosunek pracy. Chodzi o takie, które – nie będąc umowami o pracę w rozumieniu kodeksu pracy – nie podlegają jego przepisom, lecz kodeksowi cywilnemu. Umowy te mają związek ze stosunkiem pracy w tym znaczeniu, że są zawierane przez pracodawcę i pracownika i gdyby stron nie łączył stosunek pracy, nie zostałyby zawarte. – Nie oznacza to jednak, że stanowią integralną cześć stosunku pracy i że z natury muszą podlegać prawu pracy – stwierdza SN.
Cywilnoprawny charakter takich umów SN podkreślił także w swoich wcześniejszych wyrokach.
W wyroku z 1999 r. SN dopuścił nie tylko zobowiązanie się pracownika w umowie z pracodawcą do przepracowania u niego określonego czasu, ale także – w razie wcześniejszego wypowiedzenia umowy o pracę przez niego albo rozwiązania jej z winy zatrudnionego – do zwrotu kosztów aplikacji i wypłaty odszkodowania równego jego sześciu pensjom. W tej umowie przełożony wyraził zgodę na to, że pracownik w czasie zatrudnienia odbywa aplikację radcowską, zobowiązał się udzielić mu płatnego urlopu szkoleniowego na udział w zajęciach i egzaminach związanych z aplikacją, a ponadto opłacić połowę jej kosztów. SN nie zgodził z twierdzeniem pracownika, że taka umowa jest nieważna w świetle art. 18 k.p. Jest to bowiem umowa cywilnoprawna, podczas gdy przepis ten dotyczy umów o pracę.
SN stwierdził wówczas, że odbywanie aplikacji radcowskiej podlega rozporządzeniu z 1993 r. Umowa zawarta w związku z aplikacją nie dotyczy szkolenia pracownika. Nie normuje ona ponoszenia kosztów szkolenia przez pracodawcę w zakresie objętym art. 94 pkt 6 k.p., który wśród obowiązków wymienia ułatwianie pracownikom podnoszenia kwalifikacji zawodowych, ani art. 102 i 103 k.p., nakazującym pracodawcy ułatwiać załodze podnoszenie kwalifikacji na warunkach ustalonych w rozporządzeniu.
SN konsekwentnie przyjmuje, że umowa, na podstawie której pracownik otrzymując pomoc finansową, w zamian zobowiązuje się przepracować u pracodawcy oznaczony okres, nie jest sprzeczna z prawem i zasadami współżycia społecznego. Dotyczy to zresztą wszelkiej pomocy materialnej, a nie tylko wsparcia w zdobywaniu kwalifikacji. Zobowiązanie się pracownika do jej odpracowania, a w razie rozwiązania stosunku pracy przed upływem ustalonego okresu z przyczyn leżących po jego stronie do poniesienia określonych konsekwencji finansowych jest dopuszczalne, ważne i skuteczne.
Ułatwianie pracownikom podnoszenia kwalifikacji zawodowych należy do obowiązków pracodawcy
Wartość świadczeń przyznanych przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenie ogólne pracownika jest zwolniona z podatku dochodowego
Zwolnienie to nie dotyczy wynagrodzeń za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnień z części dnia pracy, przysługujących pracownikom podejmującym naukę w szkołach lub podnoszącym kwalifikacje zawodowe w formach pozaszkolnych (art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Warunkiem zwolnienia jest to, aby świadczenia te były przyznane zgodnie z odrębnymi przepisami, czyli rozporządzeniem ministrów edukacji narodowej oraz pracy i polityki socjalnej z:
Te dwa rozporządzenia wyznaczają zakres zwolnienia z podatku dochodowego wartości pomocy udzielanej pracownikom przez pracodawcę na kształcenie i podnoszenie kwalifikacji załogi. Wartość pomocy na wszelkie kursy, szkolenia, studia zagraniczne itp. nieobjęte tymi przepisami jest więc opodatkowana. Dotyczy to przede wszystkim kursów na prawo jazdy, jeśli nie są one ściśle związane z zajęciem wykonywanym przez pracownika w zakresie jego obowiązków pracowniczych, wynikających z umowy o pracę. Dlatego Izba Skarbowa w Katowicach w piśmie z 6 kwietnia 2006 r. (PBB3-4117/3-0013/2006) uznała, że zwolnieniem nie jest objęty koszt kursu jazdy dyrektora na samochód ciężarowy kategorii C+E.
Wydatki ponoszone na kształcenie lub dokształcanie pracownika stanowią dla pracodawcy koszt uzyskania przychodu bez względu na to, w jakiej formie zatrudniony się kształci, czy uzyskał skierowanie od firmy, czy nie i czy w związku z tym – gdy chodzi o kształcących się w formach pozaszkolnych – wartość tych świadczeń na rzecz pracownika jest zwolniona z podatku dochodowego od osób fizycznych, czy nie. W koszty uzyskania przychodów pracodawcy mogą być w szczególności wliczone wydatki na wszystkie świadczenia udzielane zatrudnionym na zasadach ustalonych w rozporządzeniu z 1993 r.
To samo dotyczy wydatków na kursy, szkolenia itp. ponoszonych lub refundowanych pracownikom na podstawie umów cywilnoprawnych, jeśli pracodawca wykaże ich związek z osiągnięciem przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów.
Tak np. Urząd Skarbowy w Płocku piśmie z 13 marca 2006 r. (1419.Upo-415-30/06/AS) za koszty uzyskania przychodu uznał wydatek pracodawcy prowadzącego działalność w zakresie usług fryzjersko-kosmetycznych na opłacenie połowy czesnego za dwuletni specjalistyczny kurs kosmetyczny jednej z pracownic.
Można przytoczyć tu również interpretację Pierwszego Urzędu Skarbowego w Radomiu z 20 stycznia 2006 r. (1424/2150/4111/415/79/05/01/06) o zaliczeniu w koszty wydatków na kurs języka angielskiego dla załogi. Skierowanie jej na tę naukę pracodawca uzasadniał podjęciem współpracy z kontrahentami zagranicznymi, udziałem pracowników w międzynarodowych targach, a także stworzeniem im możliwości zapoznawania się z literaturą fachową. Urząd stwierdził, że wydatki te wiążą się z prowadzeniem działalności przez spółkę cywilną, a skoro nie zostały wyłączne z kosztów w art. 23 updof, może je zaliczyć w ciężar kosztów firmy.
