Imprezy rozliczamy w kosztach, bo poprawiają atmosferę i motywują do lepszej pracy

Organy podatkowe ostatnio akceptują bez większych zastrzeżeń rozliczenie w kosztach integracyjnych inicjatyw. Warto jednak dmuchać na zimne i zadbać o bogaty harmonogram imprezy. Pracodawca może więc wręczyć nagrody za najlepsze wyniki w pracy albo zorganizować zespołowe zajęcia. I powinien zachować program spotkania, bo po czterech latach (gdy przyjdzie kontrola) może nie pamiętać szczegółów integracji

Czy inwestycja w dobre stosunki między pracownikami to wydatek związany z działalnością? Wydaje się, że nie powinno to budzić żadnych wątpliwości. Pracodawca nie wydaje bowiem swoich pieniędzy bezinteresownie, tylko chce poprawić atmosferę pracy, co może mieć przecież przełożenie na zyski z działalności. Jeśli uzna, że nie opłaca mu się takich spotkań organizować, nie robi tego.

Urzędy nie zawsze jednak doceniały potrzebę tworzenia zgranego personelu. Praktyka zaczęła się powoli zmieniać po piśmie Ministerstwa Finansów zamieszczonym na początku 2006 r. na stronach internetowych resortu (PB3/GM-8213-298/05/1680). Ministerstwo przyznało, że wydatki na spotkania integracyjne mogą być kosztem podatkowym, ponieważ „mają na celu poprawę atmosfery pracy i zintegrowanie pracowników z pracodawcą, a przez to zwiększenie efektywności ich pracy”.

Sytuację skomplikował jednak Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie. W wyroku z 13 lutego 2007 r. (III SA/Wa 4283/06) zgodził się, że wydatki na imprezę to koszty pośrednio związane z przychodem. Podkreślił jednak, że nie można ich automatycznie odliczać. Decyduje o tym cel spotkania. Jak czytamy w wyroku: „Podatnik organizując dla pracowników określoną imprezę, musi jako cel tej imprezy przyjąć zintegrowanie pracowników z firmą oraz między sobą, poprawę atmosfery pracy, wzrost motywacji w zakresie wykonywania obowiązków pracowniczych. Jeżeli nie przyjmie takiego celu, to samo spotkanie polegające na konsumpcji czy też rekreacji sportowej nie będzie kosztem uzyskania przychodów”.

Jako przykład uzasadnionego wydatku sąd podał imprezę, na której nagradzane są osoby wyróżniające się w pracy. Wpływa to pozytywnie na innych i mobilizuje do sumiennych i efektywnych działań.

Nie zgodził się natomiast na odliczenie wydatków na wigilijny poczęstunek. Jego zdaniem „tego typu spotkania wynikają ze zwyczaju, tradycji obchodzenia świąt, a zatem ich cel jest zupełnie inny i niedający się powiązać z przychodem chociażby w sposób pośredni”.

Po wyroku sprawa wróciła do warszawskiej izby skarbowej, która w interpretacji z 10 sierpnia 2007 r. (1401/BP-I/4210-51/07/IJ) także przyznała, że spotkanie polegające tylko na konsumpcji nie zwiększa efektywności pracy zatrudnionych osób. Co ciekawe, w interpretacji z 28 września 2007 r. (IPPB1/415-78/07-4/AG) ta sama izba skarbowa zaakceptowała już bez żadnych zastrzeżeń rozliczenie w kosztach imprezy integracyjnej mającej na celu skonsolidowanie i zgranie wszystkich oddziałów firmy.

Co na to inne organy podatkowe? Na odliczenie wydatków na imprezę w lokalu zgodziła się Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacji z 10 października 2007 r. (ITPB1/423-73/07/AT). Jej zdaniem „uczestnicząc w tego rodzaju spotkaniach pracownicy konsolidują się z firmą, a mając świadomość, że pracodawca o nich dba – sumienniej wywiązują się ze swojej pracy. Efektywność pracy wykonywanej przez silnie zmotywowany i zharmonizowany zespół przekłada się w konsekwencji na przychody uzyskiwane przez firmę”.

Także Izba Skarbowa w Poznaniu nie miała nic przeciwko odliczeniu wydatków na organizację imprezy dla pracowników, tj. na wynajem sali, wyżywienie, nocleg oraz wynagrodzenie dla zespołu artystycznego. Jak czytamy w interpretacji z 9 sierpnia 2007 r. (ILPB3/423-5/07-2/MC): „zorganizowanie dla pracowników spotkania integracyjnego sprzyja wytworzeniu dobrej atmosfery w pracy oraz wpływa na zacieśnienie więzi pracowników z firmą. Integracja załogi poprzez budowanie więzi pomiędzy pracownikami i firmą poprawia motywację pracowników do pracy w danej jednostce, a w konsekwencji zwiększa efektywność pracy, ta zaś ma bezpośredni wpływ na wyniki pracy, tj. przychody osiągane w działalności firmy”.

Podobnie było w sprawie rozpatrzonej przez Izbę Skarbową w Katowicach w interpretacji z 13 kwietnia 2007 r. (IPB2/4218-2/07).

Przepisy wyłączają z kosztów wydatki na „usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych”, ale tylko wtedy, gdy wiążą się z reprezentacją. Tymczasem pracownicze spotkanie integracyjne ma charakter wewnętrzny i nie jest skierowane do klientów firmy. Nie jest to reprezentacja, a wydatki można zaliczać do kosztów na ogólnych zasadach. Potwierdzają to też interpretacje urzędów, np. Łódzkiego Urzędu Skarbowego z 5 lipca 2007 r. (ŁUS-II-2-423/123/07/AT).

Czy impreza powinna być finansowana z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych? Niekoniecznie (choć tak często bywa), bowiem sposób wykorzystania środków funduszu uzależniony jest od sytuacji materialnej pracownika. A w firmowej integracji z reguły uczestniczą wszyscy chętni. W takim wypadku spotkanie trzeba opłacić z bieżących środków. Tak też uważa Ministerstwo Finansów, które w przytaczanym wyżej piśmie podkreśliło: „organizacja imprezy okolicznościowej nie powinna być finansowana ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, jeżeli nie uzależnia przyznawania tego świadczenia od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z tego funduszu”. Potwierdził to też WSA w Warszawie w wyroku z 13 lutego 2007 r. Jeśli jednak spotkanie jest sfinansowane z funduszu, musimy pamiętać, że kosztem będą tylko odpisy (w momencie wpłaty na jego rachunek).