Wpłać odpis na fundusz i zalicz go do kosztów

Aby jednak odliczyć ten wydatek, trzeba pieniądze faktycznie przelać na rachunek funduszu. Nie wystarczy samo naliczenie. Czasami podatnicy popełniają tu błędy.

- Spółka zatrudniała w połowie 2006 r. ośmiu pracowników, jednakże z uwagi na rozwój firmy, a także zamówienia na wytwarzane produkty przyjęliśmy kolejne osoby. Stan zatrudnienia na 1 stycznia 2007 r. wyniósł 53 osoby. Utworzyliśmy zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (zfśs). Zgodnie z jego regulaminem spółka dokonuje odpisów miesięcznych w koszty. Wpłaty przekazuje w terminach do 31 maja (75 proc. równowartości odpisów) i do 30 września (pozostała kwota). Ponadto spółka w całości zalicza do kosztów uzyskania przychodów kwotę odpisu wyższą niż kwota podstawowa określona w ustawie o zfśs. Czy takie postępowanie jest właściwe? - pyta czytelniczka DF.

Z ustawy o zfśs wynika, że nie wszystkie firmy muszą go tworzyć. Czynią to ci pracodawcy, którzy 1 stycznia danego roku zatrudniają co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, i wszyscy prowadzący działalność w określonych formach organizacyjno-prawnych jednostek sektora finansów publicznych. Mniejsze firmy mogą, ale nie muszą tworzyć funduszu.

Odpis na zfśs przekazywany jest w dwóch ratach. Do 31 maja pracodawcy muszą zapłacić 75 proc. równowartości odpisu podstawowego. Na wpłatę pozostałej części mają czas do 30 września.

Zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy o zfśs w układzie zbiorowym pracy można dowolnie ukształtować wysokość odpisu, można również postanowić, że fundusz nie będzie tworzony. Zatem zakład pracy może dowolnie wybrać formę i metodę kształtowania odpisu.

Do kosztów uzyskania przychodów podatnicy mogą na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 9 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (odpowiednio art. 23 ust. 1 pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych) zaliczyć odpisy i zwiększenia, które w rozumieniu ustawy o zfśs obciążają koszty działalności pracodawcy. Pod warunkiem jednak, że środki pieniężne stanowiące równowartość tych odpisów i zwiększeń wpłacono na rachunek funduszu.

Natomiast art. 6 ust. 1 ustawy o zfśs mówi, że koszty działalności pracodawcy obciążają odpisy i zwiększenia zarówno w wysokości ustalonej zgodnie z przepisami tej ustawy, jak i w wysokości wynikającej z układów zbiorowych pracy lub regulaminu wynagradzania.

Reasumując, spółka zawyżyła koszty uzyskania przychodu w tych miesiącach, w których odpisy nie zostały przelane na rachunek zfśs. Konsekwencją tego jest zaległość podatkowa, którą trzeba uiścić wraz z odsetkami za zwłokę.

Spółka może natomiast zaliczyć do kosztów wyższą kwotę niż podstawowa, określona w ustawie o zfśs. Jak stwierdziło Ministerstwo Finansów w piśmie z 30 lipca 1997 r. (PO 34852/722-491/WK/97), pracodawcy, którzy skorzystali z możliwości wynikających z art. 4 ustawy o zfśs i dowolnie ukształtowali, na podstawie układów zbiorowych pracy, wysokość odpisu, mogą ten odpis i jego zwiększenia (nawet w wysokości wyższej niż określona w art. 5 ustawy) zaliczyć do kosztów podatkowych. Warunkiem jest jednak, aby środki pieniężne stanowiące równowartość odpisów i zwiększeń zostały wpłacone na rachunek funduszu.

Potwierdził to także Pierwszy Mazowiecki Urząd Skarbowy w Warszawie w interpretacji z 20 lutego br. (1471/DPR2/423-186/06/AB). Autor jest asystentem podatkowym w BDO Numerica

Warunkiem jest jednak zawarcie w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania postanowień, które zwiększałyby odpis na fundusz w stosunku do odpisu podstawowego.