Muszą na bieżąco prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów (a większe firmy księgi rachunkowe). Do tego dochodzi kilka ewidencji. Ale nie wszyscy przedsiębiorcy mogą płacić ryczałt albo kartę podatkową. Nawet gdy mogą, to i tak wielu wybiera zasady ogólne. Odliczają wtedy firmowe koszty i dzięki temu płacą niższy podatek.

Podstawowa lektura dla przedsiębiorców prowadzących księgę przychodów i rozchodów to rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. (DzU nr 152, poz. 1475 ze zm.). Najtrudniej jest na początku, potem większość operacji gospodarczych się powtarza. Ale wątpliwości jest sporo. Co jest przychodem z działalności, kiedy zaliczyć wydatek do kosztów, jak udokumentować zdarzenie gospodarcze -z takim problemami borykają się nawet zawodowi księgowi. Rozporządzenie nie rozstrzygnie wszystkich problemów -trzeba też znać ustawę o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Przedsiębiorca musi w dniu rozpoczęcia działalności (bądź 1 stycznia danego roku) założyć księgę przychodów i rozchodów. Informuje o tym urząd skarbowy (w ciągu 20 dni). Jeżeli działalność prowadzimy w formie spółki osobowej, obowiązek ten dotyczy wszystkich wspólników. Zawiadomienie składamy tylko na początku działalności, chyba że w poprzednim roku prowadziliśmy księgi rachunkowe bądź rozliczaliśmy się za pomocą ryczałtu.

Urząd skarbowy może nas zwolnić z obowiązku prowadzenia księgi przychodów i rozchodów, ale tylko wtedy, gdy uzasadnimy nasz wniosek szczególnymi okolicznościami, takimi jak rodzaj i rozmiary wykonywanej działalności, wiek oraz stan zdrowia.

Jeśli powierzyliśmy księgę biuru rachunkowemu, musimy poinformować o tym fiskusa w ciągu 7 dni od zawarcia umowy.

Osoby, które teraz zakładają działalność, prowadzą księgę według wzoru określonego w nowelizacji rozporządzenia ministra finansów.

Ma 16 kolumn, wyleciała bowiem rubryka do wpisywania kosztów reprezentacji i reklamy niepublicznej. Nowy wzór obowiązuje od 15 marca br., ale przedsiębiorcy, którzy już wcześniej prowadzili księgę, mogą nadal korzystać ze starego szablonu (17 kolumn).

W rozporządzeniu ministra finansów znajdziemy też wzór uproszczonej księgi dla niektórych rolników prowadzących działalność. To zdecydowanie prostsza konstrukcja (ma tylko 6 kolumn).

Wzory księgi (a także innych ewidencji) można kupić w specjalistycznych księgarniach i w punktach sprzedaży w urzędach skarbowych.

Księgę można też prowadzić za pomocą programu komputerowego. Przepisy rozporządzenia ministra finansów przewidują jednak tutaj dodatkowe wymogi.

Oprócz księgi przychodów i rozchodów musimy prowadzić także inne ewidencje, takie jak:

- ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych

Zakładają ją podatnicy wykorzystujący w działalności środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne. Jeżeli nie mamy ewidencji, odpisy amortyzacyjne nie są kosztem uzyskania przychodów.

- ewidencja wyposażenia

Wpisujemy tu składniki majątku, których nie zaliczyliśmy do środków trwałych, a ich wartość przekracza 1500 zł.

- ewidencja sprzedaży

Prowadzą ją podatnicy, którzy dokonują sprzedaży niedokumentowanej fakturami. Obowiązek ten nie dotyczy osób, które ewidencjonują obrót za pomocą kas rejestrujących oraz prowadzących ewidencję przewidzianą przez ustawę o VAT.

- ewidencja przebiegu pojazdu

Przeznaczona jest do rozliczania wydatków eksploatacyjnych związanych z samochodem osobowym, którego nie wprowadziliśmy do ewidencji środków trwałych, a jest wykorzystywany na potrzeby działalności.

- karty przychodów pracowników

Indywidualne karty przychodów wypełniają podatnicy zatrudniający pracowników i wypłacający im należności ze stosunku pracy.

Dla celów VAT trzeba też prowadzić ewidencję zakupów i sprzedaży.

Ponadto przedsiębiorcy - w zależności od charakteru wykonywanych czynności - zobowiązani są prowadzić ewidencję pożyczek i zastawionych rzeczy (przyprowadzeniu lombardu) oraz ewidencję kupna i sprzedaży wartości dewizowych (w kantorze).

Podatnicy muszą również w określonych przypadkach sporządzać spis z natury (remanent) towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, wyrobów gotowych, braków i odpadów.

Przedsiębiorcy rozliczający się na zasadach ogólnych muszą co miesiąc wyliczyć dochód i zapłacić zaliczkę. Firmy rozpoczynające działalność i tzw. mali podatnicy mogą to robić co kwartał. Nowym firmom kwartalne zaliczki przysługują jednak tylko w pierwszym roku podatkowym. W następnych latach mogą korzystać z przywilejów, jeśli są małymi podatnikami. To podmioty, których przychody ze sprzedaży (liczone razem z VAT) nie przekroczyły w poprzednim roku 800 000 euro. Przeliczamy je na złotówki według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok podatkowy (w zaokrągleniu do 1000 zł). W 2007 r. kwartalne zaliczki może opłacać podatnik, który w ubiegłym roku zmieścił się w limicie 3 180 000 zł.

Jeśli odprowadzamy podatek co miesiąc, musimy liczyć go od dochodu od początku roku i wpłacać do 20 dnia następnego miesiąca. Zaliczkę za grudzień, w wysokości takiej jak za listopad, płacimy do 20 grudnia. Po zakończeniu roku przedsiębiorcy składają -do 30 kwietnia -zeznanie roczne na formularzu PIT-36 (liniowy na PIT-36L).

Także zaliczki kwartalne naliczamy narastająco, czyli od dochodu osiągniętego od początku roku. Do urzędu wpłacamy różnicę między wyliczonym podatkiem a sumą zaliczek za poprzednie kwartały. Trzeba to zrobić do 20 dnia następnego miesiąca. Za ostatni kwartał zaliczkę płacimy do 20 grudnia i jest taka sama jak zaliczka za poprzedni. Ostateczne rozliczenie następuje w zeznaniu rocznym.

O wyborze takiej formy rozliczania trzeba oczywiście poinformować urząd skarbowy -do 20 lutego. Jeśli zakładamy firmę, zawiadomienie składamy do dnia poprzedzającego dzień rozpoczęcia działalności, nie później niż w dniu uzyskania pierwszego przychodu.

Zawiadomienie dotyczy także następnych lat, chyba że chcemy zrezygnować z tej możliwości (wtedy informujemy o tym urząd do 20 lutego).

Zaliczkę na podatek liczymy według skali podatkowej od wykazanego dochodu (po ewentualnym odliczeniu składki na ubezpieczenia społeczne oraz ulg podatkowych). Liniowcy wyliczają 19 proc. dochodu bez pomniejszania o tzw. kwotę wolną i ulgi (ale mogą odliczyć składki na ubezpieczenia społeczne).

Zaliczkę pomniejszamy o składkę na ubezpieczenie zdrowotne (ale nie całą, tylko w wysokości 7,75 proc. podstawy wymiaru). W 2007 r. płacimy składkę zdrowotną w wysokości 9 proc. podstawy wymiaru. Co z różnicą? Przepada, bo nie można jej ani odliczyć od podatku, ani wrzucić w koszty.

Jeśli podatnik nie zdecyduje się na kwartalne rozliczenie (albo nie może), pozostają mu zaliczki naliczane co miesiąc bądź uproszczone. Przy tym drugim wariancie co miesiąc wpłaca stałą kwotę (pomniejszoną o składkę zdrowotną). Jest to 1/12 podatku (obliczonego według skali lub liniowego) wykazanego w zeznaniu złożonym w poprzednim roku. Ta możliwość dotyczy podatników, którzy wykazali dochód w zeznaniu podatkowym złożonym w roku ubiegłym lub dwa lata temu. Uproszczone zaliczki nie przysługują więc nowym firmom.

Przedsiębiorcy nie muszą już - jak w latach ubiegłych - co miesiąc składać deklaracji PIT-5 (a liniowcy PIT-5L). Rozliczenie roczne sporządzają na formularzu PIT-36 (liniowcy PIT-36L).

Za pomocą księgi przychodów i rozchodów mogą rozliczać się osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, a także spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie. Księgi rachunkowe muszą natomiast prowadzić spółki komandytowe i komandytowo-akcyjne, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i spółki akcyjne. Jednak zwiększenie obrotów powoduje, że nawet jednoosobowa firma może "wejść" na pełną księgowość. Decyduje tu limit 800 000 euro. Przelicza się go na walutę polską po średnim kursie Narodowego Banku Polskiego obowiązującym 30 września roku poprzedzającego rok obrotowy.

W 2007 r. księgę przychodów i rozchodów może prowadzić przedsiębiorca, który w ubiegłym roku uzyskał przychód mniejszy niż 3 186 800 zł. Oczywiście pełną księgowość mogą prowadzić także podatnicy, którzy mają niższe przychody. Jest to jednak ewidencja znacznie bardziej skomplikowana niż księga przychodów i rozchodów i z reguły wymaga zatrudnienia księgowego albo skorzystania z usług biura rachunkowego. A wrócić do księgi przychodów i rozchodów można dopiero po roku.

Księga to 16 rubryk, które trzeba skrupulatnie wypełniać. W pierwszych sześciu kolumnach opisujemy zdarzenie gospodarcze:

- kolumna 1 - kolejny numer zapisu. Powinien pokrywać się z numerem wpisanym na dowodzie księgowym;

- kolumna 2 - dzień miesiąca wynikający z dokumentu, który jest podstawą zapisu. Może to być data uzyskania przychodu albo poniesienia wydatku. Zapisy muszą być chronologiczne;

- kolumna 3 - numer dowodu księgowego (albo numer dziennego zestawienia sprzedaży);

- kolumny 4 i 5 - dane dotyczące kontrahenta. Na tyle precyzyjne, aby można go było zidentyfikować. Nie wypełniamy, jeśli zapisy są dokonywane na podstawie dziennego zestawienia sprzedaży oraz dowodów wewnętrznych; Pozycji 3 - 5 nie musimy wypełniać w kantorze i lombardzie oraz wtedy, gdy prowadzimy ewidencję sprzedaży albo ewidencję VAT.

- kolumna 6 - rodzaj przychodów lub kosztów, np. sprzedaż cukierków lub zakup benzyny.

Kolumny 7 - 9 przeznaczone są do ewidencjonowania przychodów, natomiast

kolumny 10 - 14 do księgowania kosztów. W księdze są jeszcze kolumny 15 i 16, tzw. wolne, gdzie możemy zamieszczać uwagi dotyczące pozostałych zapisów (np. w kolumnie 16 informację o przecenie firmowych towarów).