Co do zasady firma założona w 2007 r. musi zainstalować kasę rejestrującą, jeśli sprzedaż dla klientów detalicznych (nieprowadzących działalności gospodarczej) będzie w tym roku wyższa niż 20 tys. zł. Ale nie warto czekać do ostatniej chwili. Zwolnienie przestaje obowiązywać w dniu przekroczenia limitu, a kupno kasy, jej zaprogramowanie, przeszkolenie personelu i zafiskalizowanie zajmuje co najmniej kilka dni.

Od tej reguły rozporządzenie ministra finansów z 25 czerwca 2007 r. w sprawie kas fiskalnych (DzU nr 116, poz. 804) przewiduje jednak wiele wyjątków.

Niektóre firmy (np. sklepy z płytami CD i DVD, sprzętem fotograficznym czy rtv) muszą od razu mieć kasę. Tu wysokość obrotów nie ma znaczenia. I tak każdemu klientowi detalicznemu paragony muszą wydawać przedsiębiorcy:

- zajmujący się sprzedażą gazu płynnego,

- świadczący usługi przewozów regularnych i nieregularnych pasażerskich w samochodowej komunikacji, z wyjątkiem przewozów, o których mowa w poz. 6 i 7 załącznika do rozporządzenia,

- świadczący usługi przewozu osób i ładunków taksówkami.

Obowiązek ten dotyczy także firm zajmujących się dostawą:

- silników spalinowych tłokowych, wewnętrznego spalania, typu stosowanego w pojazdach mechanicznych (PKWiU 34.10.1), nadwozi do pojazdów mechanicznych, przyczep i naczep (PKWiU 34.2), części i akcesoriów do pojazdów mechanicznych i ich silników (PKWiU 34.3),

- sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego z wyłączeniem lamp elektronowych i innych elementów elektronicznych oraz części do aparatów i urządzeń do operowania dźwiękiem i obrazem, anten (ex PKWiU 32),

- sprzętu fotograficznego, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego (ex PKWiU 33.40.3),

- wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których sprzedaż nie może korzystać ze zwolnienia od podatku, o którym mowa w art. 113 ust. 1 i 9 ustawy (dla drobnych przedsiębiorców),

- nagranych, z zapisanymi danymi lub zapisanymi pakietami oprogramowania komputerowego (w tym również sprzedawanych łącznie z licencją na użytkowanie): płyt CD, DVD, kaset magnetofonowych, taśm magnetycznych (w tym kaset wideo), dyskietek, kart pamięci, kartridży.

Od 1 października tego roku obowiązek stosowania kas bez względu na wysokość obrotów będą miały firmy zajmujące się dostawą paliw silnikowych albo dodatków lub domieszek do tych paliw (bez względu na symbol PKWiU) > patrz przykład.

Wiele czynności nie musi być ewidencjonowanych przy zastosowaniu kasy. Ich lista w załączniku do rozporządzenia ma obecnie aż 46 pozycji. Dzięki temu kas nie muszą instalować m.in. lekarze, prawnicy, księgowi, firmy ochroniarskie, rikszarze, firmy kurierskie, telekomunikacyjne czy sprzątające.

Wynika z niej też m.in., że w kasie nie trzeba rejestrować np. dostawy towarów i świadczenia usług przez podatnika na rzecz jego pracowników oraz przez spółdzielnie mieszkaniowe na rzecz członków lub innych osób, którym przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu.

Także przedsiębiorcy świadczący usługi dla niewielkiej liczby kontrahentów mogą uniknąć urządzeń fiskalnych. Rozpoczynający sprzedaż w drugiej połowie 2007 r. skorzystają z tego zwolnienia, jeśli liczba wykonanych usług do końca roku nie przekroczy 25 i będą one wykonane dla nie więcej niż 10 odbiorców.

Aby uzyskać zwolnienie, nie trzeba koniecznie świadczyć tylko usług zwolnionych z obowiązku ewidencjonowania. Mogą z niego skorzystać także podatnicy rozpoczynający w drugiej połowie roku sprzedaż, o której mowa w poz. 1 -33 załącznika do rozporządzenia. Prawo to przysługuje, gdy przewidywany udział obrotów z tytułu tej sprzedaży będzie wyższy niż 70 proc. w sprzedaży detalicznej ogółem.

Z obowiązku posiadania kasy zwolniono także niektórych przedsiębiorców opodatkowanych w formie karty podatkowej.

Kas nie muszą posiadać sklepy wysyłkowe dostarczające swoje towary pocztą lub przesyłkami kurierskimi. Warunkiem jest, aby zapłata w całości odbywała się za pośrednictwem poczty lub banku na rachunek bankowy podatnika. Ponadto z ewidencji i dowodów dokumentujących transakcję musi jednoznacznie wynikać, jakiej konkretnie dostawy zapłata dotyczyła. To jednak niejedyne warunki. Zwolnienie możliwe jest tylko, gdy podatnik (niezależnie od innych wymogów) prowadzi szczegółową ewidencję dowodów zapłaty, na podstawie której można ustalić również dane (w tym adres) odbiorcy. Ponadto sklepy te nie mogą sprzedawać towarów, które bezwzględnie muszą być ewidencjonowane przy zastosowaniu kasy fiskalnej. Są to m.in. nagrane płyty CD i DVD.

Z posiadania kasy mogą także zrezygnować usługodawcy, którzy zapłatę w całości otrzymują za pośrednictwem poczty lub banku na rachunek bankowy. I tu warunkiem jest, aby z ewidencji i dowodów dokumentujących transakcję jednoznacznie wynikało, jakiej konkretnie transakcji zapłata dotyczy.

Jeśli zainstalujemy kasę w odpowiednim czasie i według wszelkich wymagań, dostaniemy z powrotem połowę poniesionych na jej zakup wydatków. Ulga przysługuje tylko na zakup kas zgłoszonych przed rozpoczęciem ich stosowania. Dlatego lepiej od razu zgłosić ich więcej, niż stopniowo zwiększać liczbę kas. Z tego samego powodu lepiej od razu kupić kasę droższą, wyposażoną w dodatkowe funkcje, które mogą być w przyszłości przydatne. Późniejsza wymiana sprzętu nie będzie już bowiem dofinansowana.

Ulga na zakup kasy polega na odliczeniu od VAT należnego połowy ceny netto każdego urządzenia zgłoszonego na dzień rozpoczęcia ewidencjonowania. Odliczenie z tytułu jednej kasy nie może jednak przekroczyć 2500 zł. Warto podkreślić, że ta ulga nie przeszkadza zaliczyć całej wartości kasy do kosztów uzyskania przychodów - czy to bezpośrednio, czy też w postaci odpisów amortyzacyjnych. W praktyce więc jej zakup kosztuje przedsiębiorcę jeszcze mniej.

Z ulgi mogą także skorzystać przedsiębiorcy wykonujący wyłącznie czynności zwolnione od VAT oraz zwolnieni ze względu na niewielkie obroty. W tym celu muszą złożyć do urzędu skarbowego wniosek o zwrot na rachunek bankowy części poniesionych wydatków.

KROK 1.

Zgłaszamy do urzędu skarbowego liczbę kas rejestrujących i miejsce (adres) ich używania

Zgłoszenie to należy złożyć na piśmie przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania. Gdy zamierzamy stosować jedną kasę rejestrującą, możemy je złożyć łącznie z zawiadomieniem o miejscu instalacji kasy (jeśli zrobimy to przed terminem powstania obowiązku ewidencjonowania).

KROK 2.

Kupujemy kasę i ją fiskalizujemy

Fiskalizacja to jednokrotna i niepowtarzalna czynność inicjująca pracę modułu fiskalnego kasy. Przeprowadza ją serwis. Po niej sprzedaż może być prowadzona tylko w trybie fiskalnym. W określonych w rozporządzeniu terminach trzeba zainstalować co najmniej 1/5 liczby kas rejestrujących, którą zgłosiliśmy do urzędu skarbowego. Od pierwszego dnia każdego następnego miesiąca instalujemy kolejne kasy rejestrujące (w liczbie nie mniejszej niż w pierwszym miesiącu).

KROK 3.

Zgłaszamy kasę do urzędu skarbowego w celu otrzymania numeru ewidencyjnego

Trzeba to zrobić w terminie siedmiu dni od dnia jej fiskalizacji. Numer ewidencyjny pozostaje także po zmianie właściwości urzędu skarbowego. Należy go trwale nanieść na obudowę kasy.

KROK 4.

Odliczamy połowę wartości kasy

Gdy dopełnimy wszystkich formalności, możemy w deklaracji VAT-7 odliczyć połowę kwoty wydanej na zakup kasy, nie więcej niż 2500 zł, lub wystąpić o zwrot tej kwoty na rachunek bankowy.

Pan Nowak zamierza otworzyć warsztat samochodowy. Naprawiając pojazdy, będzie do nich montował kupione przez siebie podzespoły. Czy musi mieć kasę?

Nie.

Pan Nowak nie sprzedaje bowiem części, tylko wykonuje usługi z ich wykorzystaniem. Ustawa o VAT wyraźnie odróżnia świadczenie usług od dostawy towarów. Potwierdza to m.in. interpretacja Urzędu Skarbowego w Tomaszowie Lubelskim z 22 stycznia 2007 r. (PPP 443-32/2006). Niestety, zdarzają się także inne odpowiedzi organów podatkowych.